Главная / Наследственное право / Аспд с нп в чеках авансовый отчет

Аспд с нп в чеках авансовый отчет

Содержание

1 Как; отчитываться за; расходы по; бизнес-карте
2 Авансовый отчет: что можно принять к учету
3 Авансы поют романсы: как без ошибок заполнять авансовый отчет
4 Авансовый отчет: что можно принять к учету
5 Товарный или кассовый: какие чеки подходят для авансового отчета
6 Обязательна ли печать и подпись кассира в кассовом чеке, заменяющем товарный
7 Аспд с нп в чеках авансовый отчет
8 Как оформить авансовый отчет по чекам

Самым, пожалуй, распространенным примером нефискального документа является билет для проезда на общественном транспорте. Фактически он подтверждает проведение оплаты, но не несет в своем содержании информации, присутствие которой является обязательным атрибутом фискального чека, а информация о его выдаче (т.е. – факте проведения оплаты за услугу) не занесена в память ККМ, работа которой санкционирована службой ФНС. Таким образом:

Чековый принтер как устройство, безусловно, стоит каких-то денег, потратить которые дополнительно не всегда возможно: при старте бизнеса, как правило, все свободные деньги уходят на закупку торгового оборудования, товара, найм продавцов и т.п. Тем не менее приобретение чекового принтера, безусловно, даст положительный финансовый эффект. Достоинства ЧПМ по сравнению с обычным принтером несомненны:

Неавтономная ККМ — это устройство, работающее только под управлением компьютера. Типичный пример неавтономной ККМ — это фискальный регистратор (ФР). Фискальный регистратор — это устройство, которое внешне напоминает принтер. Он не имеет ни клавиатуры, ни экрана (поскольку работает только совместно с компьютером), зато, как и кассовый аппарат, имеет два встроенных блока памяти, обычный и ЭКЛЗ, которые точно так же регистрируют все пробитые чеки. Пример фискального регистратора — модель Штрих-ФР-К производства Штрих-М.

Законодательно установленный бланк этого документа включает два раздела: основной и отрывной. После заполнения бланка работник получает отрывную часть, которую и прилагают к авансовому отчету без товарного и кассового чеков и на основе которого заполняют соответствующие графы отчетного документа.

Так, например, в указании Центрального Банка 3210-У указывается на необходимость постановки порядка отчета сотрудником по авансовому отчету только то, что его необходимо представить на имя руководителя бухгалтеру. При этом в нормативе нет описания конкретных типов документов, которые должны подтверждать произведенные расходы. Законность же произведенных расходов всегда может быть подтверждена по запросам.

Как; отчитываться за; расходы по; бизнес-карте

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

суточные за каждый календарный день командировки;
транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

Авансовый отчет: что можно принять к учету

Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.
Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.
После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы в течение определенного времени.
Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки. Такой датой считается дата, указанная в обратном билете или путевом листе, если работник пользуется автомобилем.
Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации. Как правило, такое распоряжение оформляется в виде приложения к учетной политике организации.
Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с оформлением кассовых чеков — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине) и проездных документов в виде бланков строгой отчетности. Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.

Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.

Законодательство не ограничивает размер сумм, которые может выдавать организация в подотчет, они могут быть весьма значительными, но учитывать в авансовом отчете необходимо и самые небольшие выданные суммы. При этом необходимо помнить о законодательно установленных нормах по наличным расчетам между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями — не более 100 тысяч рублей по одному договору. Если нужно закупить товары, материалы большими партиями, подотчетному лицу необходимо заранее позаботиться о согласовании с контрагентами заключение договоров на каждую партию, не превышающую указанный лимит расчетов наличными. На безналичные расчеты это ограничение не распространяется.

Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как оформить документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия — проверять представленные бумаги и чеки построчно на предмет соответствия налоговому законодательству. В целом, для денег, выдаваемых авансом, действуют следующие правила:

С 1 июля 2023 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

В п. 2 Письма ФНС от 10.08 2023 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек. И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2023 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2023 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Авансы поют романсы: как без ошибок заполнять авансовый отчет

Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.

Возмещение потраченных в интересах компании денег налоговая инспекция в одно время активно приравнивала к продаже. В понимании государства работник продавал работодателю товары, и нужно было удержать у него НДФЛ, а фирме начислить НДС (на ОСНО) и включить в налогооблагаемую базу (на ОСНО и УСН). Сейчас такие ситуации встречаются намного реже.

информацию о системе налогообложения;
признак расчета (приход, расход, возврат прихода и т.п.);
адрес сайта ОФД, где можно провести проверку подлинности чека;
QR-код;
телефон или Email покупателя (если направляется электронный чек);
место расчетов (адрес здания, юридический адрес компании, сайта).

Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.

Для контроля расхода средств, выданных сотрудникам, используется авансовый отчет. С его помощью также можно отчитаться об оплате услуг или приобретении товаров в интересах фирмы без предварительного получения денег. Правда последний подход не приветствуется налоговыми органами.

Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

На основании приказа руководителя (либо заявления работника) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. Документ составляют по унифицированной форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У

Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям (а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно), то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов. А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

С 1 июля 2023 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).

Многие организации сталкиваются с необходимостью выдавать деньги сотрудникам на те или иные цели. Наличные могут понадобиться, если сотруднику поручили приобрести какие-либо товары или материалы. Или – когда его отправили в командировку. Между тем, правила выдачи денег под отчет и их контроля строго регламентированы. Несоблюдение этих правил может привести к излишним тратам организации, а также претензиям со стороны контролирующих ведомств.

Авансовый отчет: что можно принять к учету

Обязательное применение унифицированной формы АО-1 отменено с 2013 года. На практике многие продолжают пользоваться старым «проверенным» бланком, который имеет две стороны (утвержден постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Первая сторона (титульная) заполняется подотчетным лицом и бухгалтером, утверждается руководителем. Вторая (оборотная) сторона заполняется подотчетным лицом и подтверждается его подписью. На второй стороне в свободных строках подотчетное лицо перечисляет все документы, которые прикладывает в подтверждение расходов.

Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.
Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.
После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы в течение определенного времени.
Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки. Такой датой считается дата, указанная в обратном билете или путевом листе, если работник пользуется автомобилем.
Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации. Как правило, такое распоряжение оформляется в виде приложения к учетной политике организации.
Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Товарные накладные, которые представляются к отчету, необходимо составлять от имени организации, а не физлица-работника, иначе расходы по ним будет сложно отнести к затратам компании.

билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
страховые полисы на поездку;
документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
документы об оплате получения виз.

В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:

Вместе с тем в письме ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@ «О документальном подтверждении расходов в целях налогообложения» обращено внимание, что Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности, в кассовом чеке ККМ отсутствуют такие реквизиты, как «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших хозяйственную операцию (письмо относилось к периоду действия Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745).

На основании приходного ордера или акта о приемке материалов заполняется карточка учета материалов (форма может быть разработана на основе унифицированной формы N М-17). Все унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Учитывая это, налоговые органы пояснили, что при осуществлении расчетов чек ККТ выдается не организации, а физическому лицу — сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, a также документов, подтверждающих факт оплаты — чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру.

Поэтому налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов.

Основанием для признания расходов на приобретение подотчетным лицом товаров в данном случае будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложенным к нему кассовым чеком, содержащим перечень товаров. Товарный чек при этом может не прикладываться.

Товарный или кассовый: какие чеки подходят для авансового отчета

Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).

С 1 июля 2023 года типографские БСО станут запрещены. После этой даты бланки необходимо будет печатать только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 1.1, п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, п. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Фактически такой бланк будет мало отличаться от обычного онлайн-чека. Данные о нем так же автоматически попадут в ИФНС. Вывод: с 1 июля 2023 года от продавцов нужно требовать онлайн-чек или распечатанный на кассе БСО.

Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю , но не уточняется, какими именно.
В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

Возможны ситуации, когда сотрудник приобретает необходимые товары (работы, услуги), передает их организации, но по каким-либо причинам не может подтвердить расходы документально. Это может быть и забывчивость работника, которая выразится в том, что он просто не взял документы, либо их утрата, – причины потери могут быть разными, при этом отсутствие документов не является основанием для того, чтобы не отчитываться по потраченным суммам.

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

Обязательна ли печать и подпись кассира в кассовом чеке, заменяющем товарный

Но, по нашему мнению, пользователь ККТ может самостоятельно ввести эту подпись в чек как дополнительный реквизит. Хотя и отсутствие такой подписи не должно быть формальной причиной для признания чека ККТ первичным документом, который может подтверждать расходы.

Минфин в Письме от 19.08.2023 N 03-03-06/1/63290 не утверждает категорически, что чеком ККТ можно подтвердить несение конкретных расходов, а не только их оплату. Финансисты лишь сообщили, что расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и, самое главное, из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены (см. также Письма Минфина России от 16.11.2023 N 03-03-06/1/82673, от 02.10.2023 N 03-03-06/1/70733).

Если сотрудник приобретал товары за наличный расчет, то в качестве документа, подтверждающего оплату, к авансовому отчету должен быть приложен кассовый чек. При этом чек признается оправдательным документом только в том случае, если содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В силу ч. 1 и 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Он составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если действующим законодательством РФ для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны установленные действующим законодательством формы документов.

Налогоплательщики должны учитывать, что пока официальные органы не дадут определенных разъяснений по данному вопросу, сохраняется риск того, что чек ККТ все-таки не будет принят налоговиками как документ, подтверждающий расходы, даже если он будет удовлетворять всем названным условиям для этого.

Аспд с нп в чеках авансовый отчет

Точно так же, как и кассовый аппарат, фискальный принтер (вернее, его ЭКЛЗ) перед использованием нужно активировать в налоговой инспекции, точно так же его регулярно нужно предоставлять в налоговую инспекцию для снятия данных, и, наконец, его точно так же нужно обслуживать в сервисных центрах; стоят такие устройства от 20,000 рублей и выше.

Зачем нужны АСПД — сложный вопрос… По-видимому, они полезны для «хозяев старой формации», которые с одной стороны не обязаны использовать ККМ в своей деятельности, а с другой — привыкли с ними работать и не хотят менять их на компьютер. Ну что ж, такой взгляд на вещи тоже имеет право на жизнь и АСПД, мы уверены, тоже находят своего благодарного пользователя.

Автоматизированная Система Печати Документов (АСПД) — это устройство, похожее на кассовый аппарат, но не являющееся таковым. Обобщенно АСПД можно представить себе как контрольно-кассовую машину (напомним, что ККМ обычно оснащаются двумя блоками памяти, один для владельца, другой для налоговых органов), лишенную блока фискальной памяти ЭКЛЗ. То есть АСПД это как бы «касса для себя», устройство, печатающее документы на чековой ленте и запоминающее напечатанное, так что владелец торгового предприятия по окончании смены может распечатать отчет о деятельности магазина, контролировать продавцов и т.п. Документы, печатаемые АСПД, не являются торговыми чеками, АСПД не нужно регистрировать в налоговых органах, обслуживать в сертифицированных мастерских и т.п., Закон никак не ограничивает оборот АСПД или их комплектующих.

Автономный кассовый аппарат, как следует из его названия, это самостоятельное устройство, кот. либо вообще не подключется к компьютеру, либо подключается к нему только для первоначальной настройки, например, для того, чтобы задать строку «спасибо за покупку», кот. будет печататься в каждом чеке. Обладает двумя блоками памяти, один для нужд владельца, который может использовать его для учета продаж (кассовый аппарат умеет печатать отчеты о продажах на основании записанной в этом блоке памяти информации), второй для налоговой инспекции (тот самый ЭКЛЗ). Кассовый аппарат оснащен цифровой клавиатурой, дисплеем, принтером. Пример кассового аппарата — модель «Элвес-Микро-К» производства Штрих-М.

Как оформить авансовый отчет по чекам

Самые распространенные приложения к авансовому отчету – это чеки — кассовый и товарный. В некоторых случаях чеки могут быть предоставлены в электронном виде, например, если покупка была совершена в интернет-магазине. Предоставлять оригинал в этом случае не требуется, хватит и распечатанного из электронной почты подтверждающего документа – это прописано в пункте 5 статьи 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

наименование документа;
порядковый номер за смену;
дата, время, место проведения операции;
наименование организации;
ИНН, система налогообложения;
признак расчета;
перечисление товаров/услуг и их стоимость;
формат оплаты товаров/услуг;
ФИО продавца;
реквизиты кассового аппарата;
порядковый номер документа;
адрес сайта, на котором возможна проверка подлинности документа;
QR-код.

На лицевой стороне отчета указываются вышеперечисленные сведения — ее может заполнять как сам сотрудник, так и специалист бухгалтерского отдела. Обратную сторону авансового отчета по чекам должен заполнить сотрудник — на ней под номерами перечисляются подтверждающие документы, их реквизиты, израсходованные суммы. Далее к отчету прикладываются все подтверждающие расходы документы.Внесенные в авансовый отчет данные необходимо внимательно проверять, так как закравшиеся ошибки могут стоить компании и непосредственно руководителю штрафа и доначисления НДФЛ и взносов. Сократить ошибки может помочь заполнение авансового отчета по чекам по образцу, а навсегда исключить — заполнение авансового отчета в электронном виде.

В России утверждена форма заполнения АО-1, однако сегодня она не является обязательной. Авансовый отчет можно заполнять и в свободной форме, но большинство организаций продолжают использовать именно эту форму как наиболее удобную и отработанную на практике.

Каждый сотрудник, получивший на руки подотчетные средства от компании, например, на закупку необходимых расходных материалов или на деловую поездку должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. В это отчете не только отражены, но и подтверждены все совершенные сотрудником траты на нужды компании. Бухгалтер обязан проверить, действительно ли эти траты соответствуют нуждам компании, после чего сохранить отчет и приложенные к нему первичные документы.

Есть ситуация, когда директор или собственник тратит деньги на свои нужды, но потом отчитывается. Такие расходы нельзя отнести к затратам бизнеса и на эти суммы не уменьшают налог. Но так тоже делать не совсем правильно. Для налоговой это может быть и нормально, но если собственники решат продать бизнес, то покупатели обязательно проверят бухгалтерию и появятся вопросы к необоснованным тратам.

Расписка составляется по правилам, установленным Законом N 129-ФЗ для первичных учетных документов. В отношении гражданина, получившего оплату, указывают: фамилию, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства и ИНН (при наличии).

—————————————————————————¬ ¦ Индивидуальный предприниматель Соколовская Марина Тимофеевна ¦ ¦ ИНН 291234567890 ¦ ¦ Бланк строгой отчетности N 000103 серия ТМ ¦ ¦ Вид услуги: Аренда жилого фонда, код по ОКУН — 803101 ¦ ¦ ¦ ¦ Содержание услуги: ¦ ¦ предоставление для проживания меблированной комнаты площадью ¦ ¦ 11 кв. м с правом пользования санузлом в четырехкомнатной ¦ ¦ приватизированной квартире по адресу: г. Архангельск, Снежный проезд, ¦ ¦ д. 20, кв. 135 ¦ ¦ ——————————— ¦ ¦ Перечень предметов интерьера и принадлежностей — см. на обороте. ¦ ¦ ¦ ¦ Отношения сторон регулируются гл. 35 «Наем жилого помещения» ¦ ¦ Гражданского кодекса РФ ¦ ¦ ¦ ¦ Наймодатель: ИП Соколовская М.Т., ОГРНИП 302290000223752 ¦ ¦ Наниматель: Прохоров Владислав Константинович ¦ ¦ (фамилия, имя, отчество) ¦ ¦ паспорт гражданина РФ 54 01 381124 ¦ ¦ выдан ОВД «Москворечье-Сабурово» г. Москвы 06.12.2002 ¦ ¦ (кем, когда) ¦ ¦ место жительства: г. Москва, Каширское шоссе, д. 26, кор. 3, кв. 78 ¦ ¦ (согласно паспорту) ¦ ¦ контактные телефоны: 8-916-186-04-40 ¦ ¦ ¦ ¦ Период пользования помещением: ¦ ¦ с «29» июня 2009 г. по «02» июля 2009 г. включительно ¦ ¦ ¦ ¦ Стоимость услуги: Две тысячи четыреста рублей 00 копеек ¦ ¦ (сумма прописью) ¦ ¦ Оплачено наличными денежными средствами: ¦ ¦ 2400= (Две тысячи четыреста рублей 00 копеек) ¦ ¦ (сумма цифрами и прописью) ¦ ¦ ¦ ¦ Дата составления: «29» июня 2009 г. ¦ ¦ ¦ ¦ Ответственное лицо: ¦ ¦ администратор Соловьев Соловьев Михаил Дмитриевич ¦ ¦ (должность) (личная подпись) (фамилия, имя, отчество) ¦ ¦ ¦ ¦ М.П. ¦ ¦ Наниматель: Прохоров ¦ ¦ (личная подпись) ¦ ¦ Изготовитель: ООО «Печатник», ИНН 5104037805; ¦ ¦ 567123, г Мурманск, ул. Космонавтов, 21. ¦ ¦ Заказ N 2318, год выполнения — 2009; тираж — 1000 экз. ¦ L—————————————————————————

Самый главный для бухгалтера вопрос — в связи с какими услугами разрешено применять БСО? Минфин России в Письме от 27 января 2009 г. N 03-01-15/1-29 разъяснил, что право применения БСО распространяется на все услуги согласно Общероссийскому классификатору услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. N 163. При этом бланк строгой отчетности должен относиться к конкретной, определенной услуге, поименованной в Классификаторе.

Обратите внимание на наличие оттиска печати в БСО индивидуального предпринимателя. Правда, выше говорилось о том, что предприниматель применять печать не обязан. Но ситуацию с БСО нужно воспринимать как специальную норму, в силу которой предприниматель не вправе применять БСО без печати. Эту позицию подтверждает Письмо Минфина России от 2 марта 2009 г. N 03-01-15/2-69.

Авансовый отчет включает отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Заполняет ее бухгалтер, отрезает ее и отдает подотчетному лицу. В расписке указывается ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денежных средств и количество документов.

Учитывая, что расходы, проводимые в авансовом отчете, в определенной мере влияют на налоговую нагрузку, следует понимать, что налоговая крайне пристально проверяет правильность заполнения отчета и приложений к ним. Также банки следят за переводами организациями денежных средств физическим лицам во избежание обналичивания денег. В связи с этим, предельно внимательно относитесь к принимаемым от подотчетных лиц документам и суммам в них, а также перечислению денег в подотчет. Рекомендуется заранее разъяснить сотрудникам, какие документы будут приняты, какие расходы будут возмещены, а какие организация компенсировать не будет.

Изменений по авансовым отчетам в 2023 году (равно как и в 2023-2023 гг.) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2023 № 03-03-06/2/48232).

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Несмотря на то, что обязательное использование унифицированных форм в настоящее время не требуется, авансовый отчет будет исключением, как и некоторые другие первичные документы бухгалтерского учета, для которых необходимо использовать унифицированные бланки.

документ выцвел, реквизиты нечитаемы;
ФКЧ не содержит обязательных реквизитов;
содержание операции по платежке не соответствуют подотчету, например оплата гостиничного номера не совпадает с датами командировки;
документ поврежден, часть обязательных реквизитов утрачена.

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

наименование организации и ИНН;
дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
наименование документа и признак расчета;
регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
форма расчета;
ставка и сумма НДС;
система налогообложения;
код товара.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

06 Июн 2021 uristpolik 1683