Главная / Наследственное право / Как рассчитать износ материальных ценностей при недостачи в казенном учреждении 2023

Как рассчитать износ материальных ценностей при недостачи в казенном учреждении 2023

Содержание

1 Списание Ос В Государственных Учреждениях В 2023 Году
2 Учет недостач и потерь от порчи ценностей
3 Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю
4 Как списать основные средства бюджетного учреждения
5 Отражение в бухгалтерском учете казенного учреждения недостачи талонов ГСМ
6 Излишки и недостачи имущества в казенном учреждении: оформление и учет
7 Особенности списания недостач в бюджетном и автономном учреждении
8 Бухгалтерский учет выявленных недостач имущества в бюджетных учреждениях: естественная убыль, чрезвычайные обстоятельства, хищения (Беспалов М
9 Как отразить недостачу в бюджетном учреждении в 2023 году

Отражены администратором доходов расчеты по возврату неиспользованных МБТ, восстановленных в связи с возвратом выплат прошлых отчетных периодов, источником финансового обеспечения которых были МБТ, а также сумм, подлежащих взысканию по результатам государственного (муниципального) контроля

Пунктом 41 СГС «Основные средства» предусмотрен порядок пересчета амортизации при такой переоценке. Есть два варианта. Для амортизации в Инструкции № 162н не предусмотрены проводки по переоценке. Получается, что первый вариант из п. 41 СГС «Основные средства» в проводках Инструкции № 162н не реализован. Он предполагает умножение амортизации и балансовой стоимости на коэффициент в целях переоценки. Пока Инструкцией № 162н урегулирован, хотя и не полностью, второй вариант переоценки. Он предполагает следующие этапы:

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, сформированные учреждением с 1 января 2023 г. до даты перехода на применение Приказа № 246н, не подлежат переоформлению и (или) исправлению в связи с изменением методологии бюджетного учета. Иное будет противоречить ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 21 СГС «Концептуальные основы», утв. приказом Минфина России от 31.12.2023 № 256н.

Начислен возврат остатка неиспользованного МБТ в связи с возвратом получателю выплат прошлых отчетных периодов, источником финансового обеспечения которых были МБТ, а также сумм, подлежащих взысканию по результатам государственного (муниципального) контроля

Переоценка средств в иностранной валюте, выданных под отчет, теперь отражается на счете 1 401 10 176 без применения метода «красное сторно» (п. 84 Инструкции № 162н). Иные операции переоценки, которые ранее отражались с применением счета 1 401 10 172, теперь также отражаются на счете 1 401 10 176 без использования метода «красное сторно».

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

В этом случае при определении размера ущерба, причиненного недостачами, хищениями, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов (п. 220 Инструкции № 157н).

Обратите внимание, что до внесения изменений Приказом Минфина РФ № 89н в Инструкцию № 157н при определении размера ущерба, причиненного учреждению при утрате, порче, хищении имущества, следовало исходить из рыночной стоимости имущества на день обнаружения ущерба (п. 220 Инструкции № 157н).

Аналитический учет по указанному счету ведется в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разрезе лиц, ответственных за возмещение причиненного ущерба (виновных лиц), видов имущества и сумм ущерба, в том числе по выявленным хищениям, недостачам (п. 222 Инструкции № 157н).

возложения в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника материальной ответственности в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
умышленного причинения ущерба;
причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), если предусмотрено федеральными законами;
причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества в учреждении в обязательном порядке должна быть проведена инвентаризация (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Списание Ос В Государственных Учреждениях В 2023 Году

Для бухгалтера по учету ОС есть необходимость списания основных средств, которая вызвана тем, что их невозможно больше использовать, из-за их физического и морального износа, нарушений нормальных условий эксплуатации, в результате аварий и стихийных бедствий.

Основные фонды стоимостью до 100 000 рублей, но более 10 000, учитываются на балансовом счете 0 101 00 000. Но их первоначальная стоимость сразу списывается на амортизационные отчисления. Простыми словами, первоначальная цена ОС в размере 100 % списывается на амортизацию — счет 0 104 00 000 бухгалтерского учета.

Определить, по какой причине конкретный объект имущества может быть снят с бухгалтерского учета учреждения.
Решить, могут ли отдельные части списываемого ОС использоваться в деятельности в качестве материалов, запчастей.
Обозначить наличие драгоценных металлов или иных дорогостоящих узлов и деталей, которые могут быть реализованы предприятием.
Проконтролировать изъятие деталей, частей и узлов, которые могут быть использованы или реализованы.
Составление результативного протокола, в котором отражены обозначенные позиции.

Получать достоверную информацию об имущественном положении экономического субъекта для составления достоверной финансовой и налоговой отчетностей.
Надзор за эффективной эксплуатацией объектов в производственном цикле или основных видах деятельности.
Контроль над эффективным использованием средств, направленных на реконструкцию, модернизацию и ремонт ОС компании.
Своевременное исчисление материального износа в денежном выражении. Достоверное отражение операций в бухучете.
Исчисление и уплата фискальных платежей в государственный бюджет в части налогообложения имущества организации.
Контроль над имущественными активами с момента поступления их в распоряжение предприятия, например с момента покупки до момента их полного выбытия (списания) с бухгалтерского учета. Задача реализуется путем проведения систематической инвентаризации.

Сноска. В заголовке и тексте приказа слова «государственными предприятиями и государственными учреждениями» заменены словами «республиканскими государственными предприятиями и республиканскими государственными учреждениями — приказом Министра финансов Республики Казахстан от 11 февраля 2023 года N 56.

Учет недостач и потерь от порчи ценностей

ДТ94 КТ01. Недостача ОС по их остаточной стоимости.
ДТ94 КТ03. Активов, которые используются для передачи в аренду.
ДТ94 КТ07. Техники, которая нуждается в сборке.
ДТ94 КТ08. ТМЦ, входящих в структуру внеоборотных активов.
ДТ94 КТ10. Материалов.
ДТ94 КТ11. Павших животных.
ДТ94 КТ16. Списание сумм отклонений, которые относятся к недостающим или порченным ТМЦ.
ДТ94 КТ19. Списание размера НДС по порченным ценностям.
ДТ94 КТ20. Фиксация недостач, обнаруженных в рамках основного производства.
ДТ94 КТ21. Отражение недостачи полуфабрикатов, изготовленных на самом предприятии.
ДТ94 КТ23. Отражение недостач, обнаруженных в побочном производстве.
ДТ94 КТ29. Недостачи, обнаруженные в обслуживающих производствах.
ДТ94 КТ41. Недостача товаров.
ДТ94 КТ42. Сторнирование наценки по продукции, выбывшей вследствие порчи.
ДТ94 КТ43. Недостача изготовленной продукции.
ДТ94 КТ44. Списание трат на продажу активов, которые относятся к испорченной и недостающей продукции.
ДТ94 КТ45. Отражение недостачи активов, ранее зафиксированных как отгруженные.
ДТ94 КТ50/1. Отражение недостачи денег, обнаруженной при проверке кассы.
ДТ94 КТ50/2. Отражение недостачи бумаг, связанных с денежными расчетами, выявленной при ревизии кассы.
ДТ94 КТ60. Отражение недостачи при приемке ТМЦ, которые направленны поставщиками.
ДТ94 КТ71. Отражение подотчетных сумм, если они были потрачены необоснованно или по ним не отчитались.
ДТ94 КТ73/2. Размер ущерба, отнесенный за счет сотрудника и не подлежащий взысканию. Запись подтверждается документом, согласно которому взыскание может не выполняться (к примеру, это может быть судебное решение).
ДТ94 КТ76/2. Сумма недостач и потерь, прежде отнесенная за счет поставщиков. Не подлежит взысканию.

Списание выполняется на КТ счета 94. В процессе происходит их включение в структуру расходов. Они могут списываться на прочие расходы. В этом случае выполняется эта проводка: ДТ91/2 КТ94. Запись актуальна тогда, когда сумма потерь превышает нормы естественной прибыли. В том случае, если обнаружено лицо, виновное в нанесении ущерба, происходит взыскание. При этом актуальна такая проводка: ДТ73/2 КТ94. Если обнаружена недостача в границах ЕУ, производится списание за счет себестоимости. Используемая запись: ДТ20, 44 КТ94.

Иногда потери обнаруживаются через длительное время после фактического происшествия, при котором произошло повреждение или недостача. Предполагается, что факт потери не был зафиксирован в ранее проводимых инвентаризациях. Если виновник происшествия найден и сумма ущерба взыскивается с него, выполняется эта запись: ДТ94 КТ98/3. После того как виновное лицо выплатило компенсацию, происходит списание на прочие расходы. Если же лицо отрицает свою вину и не желает компенсировать ущерб, до судебного постановления записи по счету 94 не выполняются. Если произошла порча в результате ЧП, актуальна эта запись: ДТ99 КТ94.

Недостача представляет собой несоответствие между учетными и реальными значениями. К примеру, согласно учетному регистру у предприятия есть 100 единиц оборудования, но при инвентаризации обнаружено только 95 единиц. Недостачи образуются по следующим причинам:

ДТ08/3 КТ94. Списание недостачи ТМЦ, которые находились на складе и предназначались для стройки. Предполагается, что размер недостачи будет находиться в пределах естественной убыли.
ДТ20 КТ94. Недостачи ТМЦ в рамках норм ЕУ учтены в структуре трат главного производства.
ДТ23 КТ94. Учет недостач в структуре трат дополнительного производства.
ДТ25 КТ94. Учет в структуре общепроизводственных трат.
ДТ26 КТ94. Учет в структуре общехозяйственных трат.
ДТ29 КТ94. Учет в структуре трат обслуживающего производства.
ДТ44 КТ94. Учет в структуре трат на реализацию.
ДТ70 КТ94. Недостача, превышающая нормы ЕУ, удержана из зарплаты.
ДТ73/2 КТ94. Недостача, превышающая нормы ЕУ, списана за счет виновного.
ДТ91/2 КТ94. Включение недостачи сверх норм ЕУ в структуру прочих трат.

Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю

На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все – и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

Нехватка ТМЦ – это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс – перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком – владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы: Дт 91/2 Кт 94.

К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

После оформления ведомость подписывают все члены инвентаризационной комиссии. После этого все отчеты направляют в бухгалтерию, которая уже проводит окончательную сверку учетных и фактических данных. Для того, чтобы оформить недостачу, используются специальные унифицированные бланки:

Стоит проводить расследование по указанным выше стандартам, то есть начать с получения объяснительных, затем выписать приказ. На его основании сделать либо списание в расходы, либо взыскание с виновного. Также мы советуем установить камеры видеонаблюдения, чтобы следить за возможными актами кражи.

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

Как списать основные средства бюджетного учреждения

В зависимости от стоимости актива определяется норматив отражения в бухучете. Если цена малоценного основного НФА ниже 10 000 рублей включительно, то его нельзя учитывать на балансовом счете 0 101 00 000 бухгалтерского и бюджетного учета. Такие ОС подлежат одновременному списанию на забаланс, где должны учитываться на специальном забалансовом счете 21 «Основные средства в эксплуатации».

Утилизация оргтехники в Москве стоит дороже, чем в других городах. Поэтому при большом объеме утилизации компьютерного оборудования, оргтехники и иного имущества организациям из Москвы может оказаться выгоднее обратиться в профильную компанию из другого города. Перечень подобных организаций приведен в таблице:

Утилизация оргтехники – это необходимое дело, и руководитель предприятия должен это понимать. Вовсе не обязательно тратить собственное время и силы на самостоятельное списание оборудования с баланса, достаточно обратиться к профессионалам и сдать оргтехнику им.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по общему правилу процесс списания компьютеров выглядит достаточно простым, то необходимость привлекать лицензированную компанию для утилизации может повлечь за собой и необходимость проведения дополнительной экспертизы оборудования специалистами утилизирующей компании.

Не все ОС должны отражаться на балансовых счетах учреждения. Нормы ведения бухгалтерского учета учреждений государственного сектора предусматривают особые правила ведения учета малоценных активов. К таковым относят основные фонды стоимостью до 100 000 рублей.

Отражение в бухгалтерском учете казенного учреждения недостачи талонов ГСМ

Хищение вещи является основанием для ее списания со счетов бухгалтерского учета (п. 51 Инструкции N 157н, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (ред. от 16.11.2023) «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее – Инструкция N 157н)).

В соответствии с п. 220 Инструкции N 157н размер ущерба, причиненного недостачами, определяется по восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления активов.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются – издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример – в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

Суммы недостач и потерь от порчи материалов списываются по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену материалов и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этим материалам. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих материалов положительная разница между их стоимостью, зачисленной на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и их стоимостью, отраженной на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов» (субсчет 98–4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»).

Инвентаризация — важная процедура, её нужно проводить регулярно. Она позволит выявить расхождения между учтенным количеством имущества и его фактическим наличием. Если при инвентаризации обнаружились несоответствия, это часто вызывает у бухгалтеров затруднения. В статье расскажем, как вести учет излишков и недостач, как они появляются и какими документами их оформлять.

Излишки и недостачи имущества в казенном учреждении: оформление и учет

Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). В них заносятся данные бюджетного учета и фактического наличия имущества раздельно по недвижимому и движимому имуществу в разрезе аналитических счетов учета. В случае расхождения данных выявляются излишки и (или) недостачи имущества, которые отражаются в соответствующей описи (ведомости) как в количественном, так и в суммовом выражении (по рыночной стоимости).

Если обнаружены излишки материальных запасов. Согласно п. 22 Инструкции N 162н оприходование материальных запасов (в том числе обнаруженных в виде излишков) отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов. Так как в этом случае подтверждающими документами являются документы по инвентаризации, они же могут являться основанием для принятия к учету излишков, которые отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:

По всем недостачам и излишкам инвентаризационная комиссия получает письменные объяснения материально ответственных лиц. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия определяет причины и характер выявленных отклонений от данных бюджетного учета и выносит предложения:

по оприходованию излишков;
по отнесению недостач за счет виновных лиц либо их списанию со счетов бухгалтерского учета;
по исправлению ошибок в учете (например, если данные объекты по каким-либо причинам не были приняты к учету или списаны, о чем в учреждении имеются подтверждающие сведения).

На основании Ведомости (ф. 0504092) составляется Акт о результатах инвентаризации имущества и обязательств (ф. 0504835), вместе они являются основанием для составления первичных учетных документов о принятии излишков либо списании недостач, а также для отражения результатов инвентаризации в учете.

Особенности списания недостач в бюджетном и автономном учреждении

В ходе инвентаризации может быть выявлено, что отсутствуют те или иные части основного средства в результате их порчи или хищения. Например мониторы к компьютерам. Таким образом, использование самого основного средства становится невозможным. Как быть в этой ситуации? Возможны два варианта.

Несмотря на это, руководитель учреждения вправе принять решение о взыскании с материально ответственного лица той суммы, которая равна рыночной цене данного имущества. Ведь стоимость имущества по данным бухгалтерского учета является лишь нижней границей размера ущерба, который учреждение вправе получить с виновного работника.

Мнение специалиста А. Суховерхова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ В. Пименов, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ Отражение в учете выбытия частей основного средства будет зависеть от решения руководителя о порядке использования и учета материальных ценностей, остающихся в распоряжении учреждения после обнаружения хищения. Данное решение должно приниматься исходя из технических возможностей и экономической целесообразности. Так, может быть принято решение об учете основных средств с использованием ранее присвоенных инвентарных номеров и дальнейшей укомплектации их новыми частями. Однако, по нашему мнению, наиболее приемлемый вариант решения рассматриваемой проблемы — списание основных средств (как пришедших в негодность в связи с хищением их частей). В результате такого списания необходимо выделить отдельные составляющие части списываемых основных средств в качестве самостоятельных объектов нефинансовых активов. На основании акта о списании объектов основных средств с балансового учета учреждения они будут списаны и одновременно поставлены на учет отдельные запасные части в качестве материальных запасов.

Пример В процессе инвентаризации, проводимой в учреждении перед формированием годовой бухгалтерской отчетности, была обнаружена пропажа компьютера. Он был приобретен за счет средств от приносящей доход деятельности и относится к особо ценному имуществу. Первоначальная стоимость ЭВМ составляла 34 600 руб. По ней начислена амортизация в той же сумме. Рыночная стоимость компьютера — 6500 руб. По решению руководителя учреждения данная сумма взыскивается с материально ответственного лица. Операции по списанию ЭВМ, отражению и погашению задолженности материально ответственного лица отражают записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится): Дебет 2 104 24 410 Кредит 2 101 24 410 — 34 600 руб. — списана стоимость утраченного компьютера, равная начисленной по нему амортизации;
Дебет 2 209 74 560 Кредит 2 401 10 172 — 6500 руб. — рыночная стоимость утраченного компьютера предъявлена к возмещению материально ответственному лицу; Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 209 74 660
— 6500 руб. — внесены наличные денежные средства в кассу учреждения в счет погашения задолженности по недостаче имущества.

При списании утраченных основных средств сумму амортизации по ним также списывают. Стоимость имущества, взыскиваемую с виновного лица, определяют по общим правилам исходя из их рыночной цены на дату утраты, но не ниже остаточной стоимости. Порядок отражения этой операции в учете учреждения проиллюстрирует пример.

Бухгалтерский учет выявленных недостач имущества в бюджетных учреждениях: естественная убыль, чрезвычайные обстоятельства, хищения (Беспалов М

Пример 1. Бюджетное учреждение в III кв. 2014 г. провело инвентаризацию на складе материалов. Сырье, находящееся на складе, используется для осуществления деятельности, приносящей доход. Инвентаризация закончилась 20 августа. В результате инвентаризации была выявлена недостача пяти листов гипсокартона по цене 230 руб. за лист на общую сумму 1150 руб. (учетная и рыночная стоимость материалов равны). Кладовщик возместил ущерб, внеся денежные средства в кассу учреждения.
При этом по состоянию на 20 августа в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отражаются следующие проводки:
Д-т сч. 240110172 К-т сч. 210534440 — 1150 руб. — списана стоимость недостающих материальных ценностей;
Д-т сч. 220974560 К-т сч. 240110172 — 1150 руб. — отнесена на виновное лицо сумма недостачи гипсокартона;
Д-т сч. 220134510 К-т сч. 220974660 — 1150 руб. — погашена виновным лицом задолженность по недостаче.

В хозяйственной деятельности бюджетных учреждений в процессе проведения инвентаризации нередко выявляются случаи недостачи материальных ценностей. Рассмотрим порядок бухгалтерского учета и налогообложения недостачи имущества бюджетного учреждения, в том числе возникшей в результате естественной убыли, чрезвычайных обстоятельств, а также хищений и иных злоупотреблений должностных лиц учреждений.
Бухгалтерский учет недостачи, выявленной при проведении инвентаризации, зависит от того, по какой причине она возникла:
— по причине естественной убыли (для материальных запасов);
— в результате форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, пожара, аварии и т.д.);
— по вине сотрудника учреждения (п. 1.5 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее — Методические указания N 49)).
На счетах бухгалтерского учета недостача отражается в том месяце, в котором была завершена инвентаризация (на дату составления акта инвентаризационной комиссии) (п. 5.5 Методических указаний N 49).
Недостачу и порчу материальных запасов (ценностей) в пределах норм естественной убыли необходимо списать на расходы текущего финансового года на основании распоряжения (приказа) руководителя бюджетного учреждения и актов по ф. 0504230 «Акт о списании материальных запасов» и 0504143 «Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря».
Стоимость недостающих материальных запасов при списании в соответствии с п. 108 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция к Единому плану счетов N 157н), определяется по данным бухгалтерского учета в зависимости от метода оценки материальных запасов:
— по фактической стоимости каждой единицы;
— по средней фактической стоимости.
Списание материальных запасов в пределах норм естественной убыли отражается следующей бухгалтерской проводкой: Д-т сч. 40120272 (10960272,10980272) К-т сч. 10538440 (10536440, 10534440) — списаны недостающие материальные запасы в пределах норм естественной убыли (п. п. 37, 43 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция N 174н), Инструкция к Единому плану счетов N 157н (сч. 10500, 10900, 40120)).
Если же причиной недостачи материальных ценностей стали форс-мажорные обстоятельства, то их следует списать на чрезвычайные расходы. Недостающие материальные запасы списываются в зависимости от метода оценки материальных запасов (по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости). Основные средства и нематериальные активы — по остаточной стоимости (с одновременным списанием с учета сумм накопленных амортизационных отчислений по этим объектам). Непроизведенные активы списываются по первоначальной стоимости (п. п. 51, 65, 75, 113 Инструкции к Единому плану счетов N 157н).
В зависимости от вида форс-мажорных обстоятельств при списании стоимости недостающего имущества формируются следующие проводки:
Д-т сч. 40120273 К-т сч. 10136410 (10126410, 10230420, 10534440, 10536440, 10631410) — списана стоимость имущества, утраченного в результате стихийных или иных бедствий, опасного природного явления или катастрофы;
Д-т сч. 40110172 К-т сч. 10136410 (10126410, 10534440, 10536440, 10631410) — списана стоимость имущества, утраченного в результате террористических актов (других действий, произведенных вне зависимости от воли учреждения как правообладателя).
Независимо от вида форс-мажорных обстоятельств амортизация, начисленная на утраченные основные средства (нематериальные активы), списывается бухгалтерской проводкой:
Д-т сч. 10436410 (10426410) К-т сч. 10136410 (10126410) — списана начисленная амортизация по утраченному имуществу.
Данные правила списания имущества установлены в п. п. 12, 22, 37, 43, 53, 153 Инструкции N 174н, Инструкции к Единому плану счетов N 157н (сч. 10100, 10200, 10400, 10500, 10600, 40110, 40120).
В случае выявления недостач материальных запасов сверх норм естественной убыли, а также недостачи другого имущества их следует отнести на виновных лиц. При этом виновное лицо должно возместить бюджетному учреждению всю сумму причиненного ущерба (ст. 243 Трудового кодекса РФ).
Недостача имущества, подлежащая возмещению виновным лицом, отражается на сч. 209 «Расчеты по ущербу имуществу». При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов (п. 220 Инструкции к Единому плану счетов N 157н). Недостающее имущество (основные средства, нематериальные активы, материальные запасы) списывается на финансовые результаты бюджетного учреждения (п. п. 34, 51, 112 Инструкции к Единому плану счетов N 157н).
Если виновные лица не установлены или суд откажет во взыскании с них суммы причиненного ущерба, то недостачу следует сразу списать на финансовые результаты бюджетного учреждения. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, могут быть:
— оправдательный приговор суда;
— постановление о приостановлении уголовного дела и т.д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49).
Суммы выявленных недостач имущества отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:
Д-т сч. 20971560 (20972560, 20974560) К-т сч. 40110172 — отражена недостача имущества (по рыночной стоимости), выявленная при инвентаризации (за исключением недостачи денежных средств в кассе);
Д-т сч. 20981560 К-т сч. 20134610 — отражена недостача денежных средств в кассе, выявленная при инвентаризации;
Д-т сч. 20981560 К-т сч. 20127610 — отражена недостача денежных средств в иностранной валюте на счете в кредитной организации (при условии наличия решения суда о признании кредитной организации банкротом);
Д-т сч. 20982560 К-т сч. 40110172 — отражена недостача денежных документов, финансовых активов (за исключением денежных средств).
Списание недостающего имущества оформляется бухгалтерскими записями:
Д-т сч. 40110172 К-т сч. 10136410 (10126410, 10230420, 10534440) — списана стоимость основного средства (нематериального актива, материальных запасов);
Д-т сч. 10436410 (10426410, 10439420) К-т сч. 10136410 (10126410, 10230420) — списана начисленная амортизация основных средств (нематериальных активов).
При списании основных средств стоимостью до 3000 руб. включительно (находящихся в эксплуатации) формируется проводка: К-т сч. 21 — списан объект основных средств (стоимостью до 3000 руб. включительно), находившийся в эксплуатации.
При возмещении недостачи виновным лицом делаются бухгалтерские проводки:
Д-т сч. 20134510 (20111510) К-т сч. 20981660 (20971660, 20972660, 20974660, 20982660) — погашена задолженность по недостаче имущества виновным лицом;
Д-т сч. 40110172 К-т сч. 20971660 (20972660, 20974660, 20982660) — погашена задолженность по недостаче имущества виновным лицом в натуральной форме;
Д-т сч. 30403830 К-т сч. 20981660 (20971660, 20972660, 20974660, 20982660) — погашена задолженность по недостаче путем удержания из заработной платы (иных выплат).
Если виновные лица не установлены (суд отказал в возмещении ущерба, виновное лицо признано неплатежеспособным), то недостачу следует списать следующими проводками:
Д-т сч. 40110173 К-т сч. 20981660 (20971660, 20972660, 20974660, 20982660) — списана недостача в связи с приостановлением предварительного следствия (уголовного дела, принудительного взыскания) или в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным;
Д-т сч. 40110172 К-т сч. 20981660 (20971660, 20972660, 20974660, 20982660) — списана недостача в связи с неустановлением виновных лиц.
Данные правила формирования бухгалтерских записей установлены в п. п. 12, 17, 37, 43, 85, 87, 109, 110 Инструкции N 174н, Инструкции к Единому плану счетов N 157н (сч. 10100, 10200, 10400, 10500, 20100, 20900, 30403, 40110, забалансовый сч. 21).
Для наглядности рассмотрим пример.

В бюджетных и автономных учреждениях сумма недостачи при расчете налога на прибыль организаций учитывается в расходах только при условии, что материальные ценности были приобретены для использования в рамках деятельности, приносящей доход, и за счет средств от этой деятельности — внебюджетной (п. 1 ст. 252 и п. 17 ст. 270 Налогового кодекса РФ (НК РФ)). При этом порядок учета недостачи при расчете налога на прибыль организаций зависит от того, по какой причине эта недостача возникла:
— по причине естественной убыли (для материальных запасов);
— по вине материально ответственного лица;
— в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнения, пожара и т.д.).
Недостача в пределах норм естественной убыли учитывается при расчете налога на прибыль организаций в составе материальных расходов (при соблюдении прочих условий) (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Данную недостачу материальных ценностей необходимо включить в состав расходов в момент завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности, т.е. не позднее 31 декабря отчетного года (п. 2 ст. 272 и пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). При этом, если бюджетное учреждение применяет кассовый метод, то недостача учитывается в расходах при условии, что имущество, по которому она выявлена, оплачено (п. 3 ст. 273 НК РФ).
В бюджетных учреждениях порядок учета недостачи материальных ценностей сверх норм естественной убыли зависит от того, установлено виновное лицо или нет. Если виновное лицо установлено и недостача с него взыскивается, то у учреждения возникает внереализационный доход (п. 3 ст. 250 НК РФ).
При методе начисления недостачу, которую возместил сотрудник, следует учесть в доходах учреждения при расчете налога на прибыль организаций в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда (при возмещении ущерба виновным лицом) (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через 10 дней после вынесения (ст. 209 Гражданского процессуального кодекса РФ). В случае применения учреждением кассового метода сумму возмещения ущерба следует учесть в составе доходов в момент возмещения сотрудником (виновным лицом) ущерба (п. 2 ст. 273 НК РФ), например в день внесения денег сотрудником (виновным лицом) в кассу учреждения.
В целом, чтобы учесть недостачу в составе расходов при расчете налога на прибыль организаций, ее размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием для признания такого расхода является то, что при возмещении недостачи сотрудником (виновным лицом) учреждение получает и доход (п. 3 ст. 250 НК РФ).
Документальным подтверждением выявленной недостачи (ущерба) являются:
— сличительная ведомость;
— объяснительная записка сотрудника и другие документы.
Если указанные требования соблюдены, то сумму недостачи по фактической себестоимости можно включить в состав внереализационных расходов в полном размере (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.10.2010 N 03-03-06/1/648).
Рассмотрим еще один пример бухгалтерского учета недостачи материальных ценностей в бюджетных учреждениях.

Пример 2. Бюджетное учреждение в IV кв. 2014 г. провело инвентаризацию материальных запасов. Сырье используется для осуществления деятельности, приносящей доход. Инвентаризация закончилась 24 декабря. В результате по данным бухгалтерского учета была выявлена недостача материалов на сумму 8500 руб., рыночная стоимость данных запасов составила 9000 руб. Виновное лицо внесло в кассу учреждения 9000 руб.
По результатам инвентаризации по состоянию на 24 декабря бухгалтер отразил следующие записи:
Д-т сч. 240110172 К-т сч. 210536440 — 8500 руб. — списана стоимость недостающих материалов;
Д-т сч. 220974560 К-т сч. 240110172 — 9000 руб. — отнесена недостача материалов на виновное лицо по рыночной стоимости;
Д-т сч. 220134510 К-т сч. 220974660 — 9000 руб. — погашена задолженность сотрудником учреждения.
При расчете налога на прибыль организаций за IV кв. 2014 г. необходимо учесть сумму, которую возместил сотрудник (9000 руб.), в составе внереализационных доходов, а также сумму убытка от недостачи (8500 руб.) в составе прочих внереализационных расходов.

Таким образом, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них суммы причиненного ущерба, то недостачу имущества при расчете налога на прибыль организаций необходимо учесть в составе внереализационных расходов.
При этом факт отсутствия виновных лиц необходимо документально подтвердить актом уполномоченного ведомства (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Если же причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, то такую недостачу имущества следует также учесть в составе внереализационных расходов (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Как отразить недостачу в бюджетном учреждении в 2023 году

Но провести инвентаризацию – полдела, еще нужно правильно оформить и отразить результаты инвентаризации в учете.
Поскольку в таком случае период получения ущерба не определен, полагаем, что изначально сумму ущерба следует отразить в составе доходов будущих периодов с применением счета 0 401 40 172 (п. 301 Инструкции № 157н).

Встречаются и более сложные ситуации, которые также следует классифицировать как недостачу: когда фактический остаток материальных ценностей соответствует данным учета, но сами данные учета неверны. В таком случае следует сначала исправить данные учета и только тогда сравнить фактический остаток с данными учета. И если остаток по данным учета превысит фактическое наличие, это и будет недостачей.

В процессе инвентаризации, проводимой в учреждении перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности, была выявлена пропажа компьютера. Он относится к особо ценному имуществу и ранее был приобретен за счет средств от приносящей доход деятельности. Первоначальная стоимость ЭВМ — 54 000 руб. По нему была начислена амортизация в сумме 14 000 руб.

Материальная ответственность работника исключается в случаях нанесения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. Обращаем внимание читателей на тот факт, что если хищение квалифицировано правоохранительными органами с применением подложных документов, то использование счета 209 00 000 «Расчеты по недостачам» представляется неоправданным.

Причинами недостачи могут быть и стихийные бедствия, чрезвычайные ситуации, обстоятельства непреодолимой силы (террористические акты, военные действия, массовые беспорядки и т.д.). Но в данном материале мы не будем рассматривать восстановление ущерба, нанесенного этими причинами.

При выбытии объектов нематериальных активов вследствие недостачи, отнесенной за счет виновных лиц, остаточная стоимость объектов нематериальных активов со счета 10201 420 «Уменьшение стоимости нематериальных активов» списывается в дебет счета 40101 172 «Доходы от реализации активов». По кредиту счета 40101 172 отражается сумма, отнесенная на счет виновных лиц.

По мнению автора, рыночная оценка недостач и потерь ценностей целесообразна (и правомерна) только тогда, когда имеется возможность установления виновного юридического или физического лица. К возмещению за счет него и будет отнесена сумма причиненного материального ущерба по рыночной стоимости. Однако в случаях возникновения недостач и потерь в результате чрезвычайных обстоятельств, либо когда установление виновных не представляется возможным, списание сумм недостач было бы целесообразно производить по балансовой стоимости. Учет недостач и порчи имущества по рыночной стоимости в перечисленных случаях формально приводит к завышению бюджетных расходов. Ведь согласно п. 10 Приложения N 1 к Инструкции N 25н, например, списание недостач нефинансовых активов, образовавшихся вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций, отражается по дебету счета 40101 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами».

В случае если в результате чрезвычайных обстоятельств готовая продукция не утрачена полностью, но испорчена (и может быть продана или использована иным способом по пониженной стоимости), в дебет счета учета расходов от чрезвычайных обстоятельств относится разница между стоимостью готовой продукции и ценой, по которой она может быть использована.

Схема учета недостач, установленная Инструкцией N 25н, в отличие от ранее действовавшей, исключает возможность обособленного отражения в учете разницы между рыночной и балансовой стоимостью утраченного или испорченного имущества. Поскольку эта разница определяется в результате сопоставления оборотов по кредиту и дебету счета учета доходов от реализации активов (40101 172).

Еще одной разновидностью финансовых активов является дебиторская задолженность. В данном случае, по мнению автора, образование недостач также вряд ли возможно — расхождения между данными бухгалтерского учета дебитора и кредитора, как правило, регулируются посредством уточнения взаиморасчетов.

В соответствии с Планом мероприятий на 2023 год по реализации Программы приватизации и повышения эффективности управления государственным имуществом на 2023-2023 годы, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 марта 2023 года N 482 , приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке списания имущества, закрепленного за республиканскими государственными предприятиями и республиканскими государственными учреждениями.

Рассмотрим, какие новые положения и требования нужно будет учитывать бухгалтерам в 2023 году в учете основных средств в госучреждениях. В связи с вступлением в силу в 2023 году пяти федеральных стандартов, наиболее серьезные изменения произошли в учете ОС.

Бюджетные организации – это учреждения, финансируемые за счет бюджетных средств. Бухгалтерский учет в таких организациях ведется на основе особого плана счетов для бюджетных учреждений со своими проводками, который утвержден Приказом № 174н МФ РФ от 16.12.2023 г. Во всех бюджетных учреждениях основные средства, согласно Инструкции № 25н, учитываются на счете № 010100000 — Основные средства.

Такие счета являются вспомогательными бухсчетами. Остатки по ним не входят в баланс и иллюстрируются за итогами основного бухгалтерского баланса, то есть за балансом. Они не влияют на финансовый результат и не отражаются в периодических и итоговых отчетах организации.
Использование забаланса в бухучете бюджетного учреждения регламентируется Инструкцией 157н (раздел 7). В этом разделе приведен список ценностей, которые не должны учитываться в составе балансовых счетов. По действующему законодательству, учреждения имеют право корректировать данный перечень и при необходимости включать в него иные товарно-материальные ценности.

26 Июл 2021 uristpolik 260