Как заполнять опись письма образец
Содержание
Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму. Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.
В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк. А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д. Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах.
- таблица вложенных документов:
- порядковый номер,
- наименование,
- количество штук,
- объявленная ценность (в рублях);
- общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
- отправитель (ФИО или название юрлица);
- подпись отправителя.
Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы. Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России. Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения. Расскажем об описи подробнее.
В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла. Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой. Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.
Заказное письмо с описью вложения: как отправить, образец
Услуга «опись вложения» может быть применена только к ценным почтовым отправлениям, то есть отправить заказное письмо с описью вложения по правилам Почты России – нельзя. Если вам необходимо переслать письменную корреспонденцию с применением данной услуги – необходимо отправлять не заказное, а ценное письмо.
Уведомление о вручении, СМС-уведомление, ускоренная доставка 1 класса – это дополнительные услуги, которые отправитель может применить для отправляемой заказной корреспонденции. Но возможно ли отправить заказное письмо с описью вложения – разберемся в данной статье.
Письмо с описью вложения необходимо предоставлять оператору в незапечатанном виде. Сотрудник почты должен сличить содержимое конверта с тем, что пользователь указал в бланках. После сверки на бланках оператор ставит свою подпись и печать. Услуга платная.
- Возьмите в отделении почтовой связи бесплатный бланк ф.107 (или скачайте по ссылке).
- Укажите наименование всех пересылаемых документов, их количество и объявленную ценность для каждого. Для предметов без оценки – поставьте прочерк. Любые исправления не допускаются.
- Под таблицей в соответствующих строках укажите общее число пересылаемых предметов и их объявленную ценность.
- Пропишите данные отправителя и поставьте подпись.
Итак, выше мы определись, что если необходимо отправить заказное письмо с описью вложения и, например, уведомлением о вручении – отправлять нужно ценное письмо с соответствующим набором дополнительных услуг. Стоимость отправки такого почтового отправления будет складываться из:
Как правильно составить опись документов — образец
- название организации (если архив — сторонняя организация);
- номер описи;
- дату описи;
- наименование сдаваемых на хранение документов;
- период, к которому относятся документы;
- срок хранения документов;
- количество листов;
- расположение документов (номер папки, дела или короба);
- Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Опись заполняется также при передаче больничных листов на оплату в ФСС. Как заполнить опись представленных заявлений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Письмо с описью вложения; как заполнять документ, пример и образец
Форму описи вложения всегда можно найти в любом отделении почты РФ, где она доступна совершенно бесплатно и в неограниченном количестве. Сотрудники почты обязательно разрешат забрать несколько бланков про запас, чтобы заполнить их заранее. Кроме того, бланк формы ф-107 описи вложения доступен к скачиванию на сайте почты России.
Почему при отправке ряда ценных бумаг, сотрудники бухгалтерии все чаще отдают предпочтение почтовым отправлениям с описью вложения? Дело в том, что в своей повседневной деятельности бухгалтер любой организации вынужден сталкиваться с обилием важных сведений, оформлять ценные документы и производить сложные вычисления. Все это, как правило, сопряжено с катастрофической нехваткой времени.
Чтобы предприятия могли доверить столь ценные бумаги сотрудникам почты, приказом ФГУП «Почта России» была разработан специальный бланк описи, способный гарантировать доставку корреспонденции в полном объеме. Поговорим о том, как выглядит почтовая опись вложения, и каковы правила ее заполнения.
Ничего удивительного в том, что иногда по различным причинам не вся бухгалтерская отчетность оказывается готовой к положенному сроку сдачи. Что крайне не устраивает работодателя, особенно если речь идет о налоговой декларации. В таких случаях почтовая опись вложения становится выходом для бухгалтера, у которого отчеты оказываются готовы лишь в последний день сдачи документации в ФНС.
На первый взгляд, может показаться, что между заказным и ценным письмом нет разницы. Но на самом деле, что касается заказного письма, то его содержание не проверяется. Поэтому, если вы отправляете ценные бумаги, то лучше воспользоваться доставкой ценных писем, так как они отправляются с описью. Так вы будете уверенны, что весь перечень документов внесен в список описи вложения.
Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет. Кроме того, учитывайте требования Приказа Минкультуры России от 31.03.2023 N 526.
- Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
- Дата составления.
- Собственно список в форме таблицы, с указанием:
- номера;
- полного наименования акта;
- количества его экземпляров;
- количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
- Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.
Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату.
Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.
В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.
Бланк описи вложения, оформленный по шаблону Ф 107, можно взять в любом почтовом офисе абсолютно бесплатно. Как вариант, отправитель скачивает эту форму в интернете, а затем распечатывает её. Ниже дана ссылка, по которой можно скачать актуальный бланк ф 107 в формате word.
Ценное письмо с прикреплением описи вложений обычно отправляется, когда необходимо переслать адресату какие-либо документы, представляющие особую важность и имеющую объявленную (названную) ценность. Например, если высылается налоговая отчетность или официальные бумаги, заверенные нотариусом.
- Проверит соответствие между содержимым отправления и представленной описью (отправитель передает сотруднику почты письмо с прикрепленной описью в открытом виде).
- Проставит на бланке ф 107 соответствующий штамп, содержащий текущую дату (то есть дату отправки), и личную подпись. Ее наличие позволяет отправителю избежать санкций, начисляемых за несвоевременное представление тех или иных документов. Например, при подаче налоговой отчетности, направляемой ценным письмом с описью вложения, дата его принятия Почтой России будет считаться датой представления налоговой отчетности в ФНС.
- Первый экземпляр подготовленной описи вкладывается операционным сотрудником почты в отправляемое письмо, а второй — сразу же возвращается отправителю с надлежащим штампом почты.
Единственное отличие между этими двумя разновидностями писем, пересылаемыми с помощью Почты России, состоит в том, что ценное отправление предусматривает обязательное указание так называемой объявленной ценности, в то время как заказное — вовсе не подразумевает данной необходимости.
Следует также знать, что наличие описи вложения в ценном отправлении позволяет адресату – получателю – потребовать, чтобы сотрудник почты перед выдачей вскрыл данное письмо для проверки содержимого. Если вдруг выяснится, что содержимое пришло к адресату не в должном объеме, операционный сотрудник оформит необходимый акт и передаст его в вышестоящую структуру для расследования ситуации и выплаты отправителю (адресату) надлежащих компенсаций.
Вам необходимо передать Вашему Партнеру конкретный перечень документов? Воспользуйтесь дополнительной услугой «Доставка документов с описью вложения». При заборе почтового отправления курьер совместно с Вашим сотрудником проверит наличие вложенных документов и описи. Затем Ваши документы будут доставлены по требуемому адресу и сданы также по описи Получателю. При необходимости опись с отметками получателя о приёме (подпись и печать) могут быть возвращены Отправителю. Стоимость возврата соответствует стоимости доставки.
- при подготовке документов к отправке заполнить ОПИСЬ, указав наименование и количество прилагаемых документов. ИСПРАВЛЕНИЯ В ОПИСИ НЕ ДОПУСКАЮТСЯ!;
- опись распечатать в 3 экземплярах и приложить их к курьерской накладной;
- в курьерской накладной в поле «Примечание к доставке» указать доп. услугу «Доставка с описью вложения»;
- при необходимости возврата Описи Отправителю, также указать «Вернуть опись отправителю»
Такой бланк выдают в почтовом отделении, и он заполняется вручную в двух экземплярах: один остается у отправителя, другой приклеивают к письму или посылке. Но вам необязательно стоять в очереди за бланком. Его можно скачать на официальном сайте Почты России, распечатать и принести в готовом виде. Еще один вариант — заполнить форму прямо на сайте, а потом распечатать ее и захватить с собой в отделение.
- данные об отправителе — Ф.И.О. или наименование организации;
- наименование предметов, документов и их количество;
- объявленная ценность — по желанию и при необходимости, но если везде будут стоять 0 или прочерк, то в случае потери отправления отправитель не сможет потребовать компенсацию.
Это делается в первую очередь для отправителя: у него будут доказательства, что он отправил весь необходимый или требуемый законом перечень бумаг. Кроме того, это дает дополнительную гарантию доставки всей почты в сохранности. Если корреспонденция не дойдет или целостность пакета будет нарушена, отправителю положена компенсация, соразмерная объявленной ценности.
Как видите, форма содержит поля для заверения сотрудником госпредприятия. Он же должен будет вписать номер почтового идентификатора. Но помните, сверка содержимого конверта или посылки — услуга платная и для организаций, и для частных лиц. Сколько именно это будет стоить, необходимо уточнять в конкретном почтовом отделении, поскольку тарифы устанавливаются на местах.
Все письма, оформляющиеся вместе с описью вложения, должны предоставляться работнику почтового отделения в незапечатанном виде. Это объясняется тем, что работник почты перед отправкой конверта проводит проверку его содержимого и сверяет его с описью. После проведения операции по сверке вложения оператор ставит печать на самом бланке и конверте. Сама эта услуга является платной, что важно учитывать перед отправкой.
Важно! По сути, снаружи заказные письма ничем не отличаются от обычных. Правда, они отправляться с автоматическим присвоением им трек-номера, позволяющего отслеживать их текущее местонахождение с помощью официального сайта Почты России или мобильного приложения этого почтового оператора.
При необходимости адресат может заполнить бланк описи в режиме онлайн на официальном интернет-ресурсе национального почтового оператора pochta.ru. После заполнения электронного бланка его нужно распечатать и подписать, после чего этот документ можно будет передать в руки сотруднику отделения связи.
При наличии у адресата желания сделать отправку как можно более быстрой, он может оформить отправку конверта первым классом, предполагающим пересылку отправления авиапочтой. Это даст возможность доставить корреспонденцию в течение двух-трех дней даже в самый отдаленный населенный пункт Российской Федерации.
Иногда клиенты национального оператора почтовой связи сталкиваются с различными нарушениями с его стороны. Как правило, они касаются несоблюдения сроков доставки почтовой корреспонденции, посылок и бандеролей. Правда, случаются и более неприятные ситуации, связанные с утерей отправлений, порчей их содержимого, полной или частичной кражей вложения.
- с судами;
- государственными органами — отправка отчётности и жалоб;
- партнёрами по договорам и соглашениям, включая застройщиков, банкиров и страховщиков;
- любыми другими участниками хозяйственного оборота: с бывшими работниками при отправке трудовой книжки, с управляющими компаниями, торговыми предприятиями и т. д.
«Почта России» бланк утвердила приказом от 17.05.2012 № 114-П и называет его формой 107. Документ включает в себя перечень отправляемых предметов, их количество и объявленную ценность отправления. Если посылка, письмо или бандероль пропадёт, опись на почту (бланк скачать можно ниже) поможет получить компенсацию убытков. На возмещение можно претендовать и в другом случае: если адресат получил посылку в раскрытом виде. Если содержимое будет неполным, «Почта России» обязана покрыть убытки на сумму объявленной ценности отправленных предметов.
- ФИО желательно указывать полностью.
- Описывать предметы надо понятно и корректно, но без уточнений. Если вы отправляете трудовую книжку, так и пишите «оригинал трудовой книжки сотрудника (ФИО)». Если это копия договора о строительстве, не обязательно писать дополнительную информацию о его номере или дате заключения.
- Что касается количества, то допустимо указывать количество предметов, например, «трудовая книжка — 1 шт.» Но можно писать и количество листов, допустим, «обращение в департамент строительства и приложение к нему на 3 листах».
- Больше всего сложностей возникает при оценке предметов. Если это товары, можно указать их цену, хотя бы приблизительную. Что касается документов, их можно оценивать по своему усмотрению. Во сколько вы оцените налоговую декларацию, если она потеряется и не дойдёт в ИФНС? Возможно, в размере штрафа, который последует за несдачу отчёта, а возможно, в 10 рублей — решать вам.
- Если предметов много, сервис позволяет добавить строки.
Отправление с описанным содержанием всегда вскрывается в присутствии сотрудника почты. Он должен удостовериться, что адресат получил всё, что ему отправили. Если чего-то не будет хватать, у «Почты России» есть два месяца на расследование. Когда срок пройдет, госпредприятие обязано будет выплатить компенсацию пострадавшему клиенту.
Как заполнить опись вложения
Опись отправляемого заполняется в двух экземплярах и предоставляется в почтовом отделении для сверки сотруднику. Письмо или посылка при этом должны быть открыты для свободного доступа, предварительное опечатывание не допускается. После проверки сотрудник ставит свою подпись, дату, индекс отделения и печать. Один экземпляр вкладывают в почтовое отправление, второй отдают отправителю
При получении ценной посылки, в отделении Почты России можно вскрыть и сверить содержимое в присутствии сотрудника. Если содержимое не будет совпадать с описью, составляется акт и в течении 2 месяцев проводится проверка. Если ценности не будут обнаружены, то получателю или отправителю будет возмещен ущерб в соответствии с указанной ценностью.
Что такое опись вложения в ценное письмо? Описание бланка и правила его заполнения
В России для того чтобы отправить ценное письмо нужно оформить еще некоторые дополнительные документы. Это обычная практика. Одной из таких бумаг является опись вложения в ценное письмо. Для чего она нужна и что вообще представляет собой такая бумага? Об этом лучше рассказать подробно.
- Сначала гражданин должен собрать все бумаги, которые ему нужно будет отправить.
- После этого их нужно сложить в конверт, а затем заполнить его с лицевой стороны по всем правилам.
- Потом необходимо составить опись вложения в ценное письмо в двух экземплярах, и поставить личную подпись на каждом из них.
- После этого подготовленные бумаги нужно передать работнику почты для дальнейшего оформления. Он должен первым делом внимательно сверить оба экземпляра описи между собой, чтобы между ними не было никаких расхождений. Затем один бланк следует вложить в конверт. Он будет передан адресату вместе с содержимым. Второй остается на руках у отправителя.
- наименование документа («Опись»),
- три строки («вложение в», «куда», «на имя»),
- таблица, состоящая из четырех столбцов (№ п/п, наименование и количество предметов, а также их ценность),
- строка «общий итог ценности»,
- подпись отправителя,
- подпись работника отделения связи, который проверил бланк.
Этот документ выполняет две функции. Во-первых, он полностью описывает содержимое отправляемого конверта. По ней адресат всегда может проверить, дошло ли до него послание в полном объеме. Во-вторых, опись вложения в ценное письмо позволяет определить денежный эквивалент содержимого. Это пригодится в том случае, если вдруг передаваемые документы или иные бумаги не дойдут до адресата и будут утеряны по пути следования.
Каждую строку гражданин должен заполнить от руки, а затем внимательно проверить, чтобы не было ошибок или расхождений между экземплярами. Во избежание недоразумений лучше не допусках грамматических или иных ошибок. Любые неточности могут привести к конфликтам в момент получения такого письма. Внизу на документе после основного текста должна стоять печать того отделения связи, которое приняло данную корреспонденцию.
Если ячейки остаются пустыми, можно ставить прочерки. При недостаточности места для перечисления вложенных бумаг, список можно оформить на следующем листочке бланка и выполнить отметки, к примеру, «Лист 1 из №», «Лист 2 из №» и т.д. Итоги по количеству и сумме требуется написать общие, на все вставленные в конверт бумаги.
Ценное отправление, обеспечивает стопроцентную доставку корреспонденции получателю. Кроме этого, требуется документальное удостоверение отосланных посланий. К такому подтверждению относится опись вложенных бумаг, которая считается важным обстоятельством в правовом отношении и становиться доказательством при судебных спорах.
Опись является перечнем материалов, вставленных в корреспонденцию перед отправкой. Составляется список на унифицированном бланке (форма 107), утверждённым распоряжением ФГУП «Почта России» № 114-п от 17.05.2012 г.
- Берется стандартный бланк (ф.107), который уже имеет название «Опись»
- Отображается адрес получателя.
- Указывается наименование учреждения, которому отсылается письмо.
- В таблицу записывается список документов с отображением номера п/п, название документа, количества листов в нем и установленная ценность.
- В заключение подводиться общие итоги числа листов и общей оцененной суммы.
- Сведения об отправителе с отображением Ф.И.О. или названия фирмы и его подпись.
- Отметка работника связи, принявшего письмо.
- Штамп отделения.
Однако, чтобы оставить доказательства того, что конверт не отправлен пустым, для ценных корреспонденций предусмотрена услуга — опись вложения. К корреспонденции (письму, посылке или бандероли) прикладывают список содержания послания. Такой вид услуги доступен лишь в пределах РФ.
Почта России берет на себя обязанность по выплате материальной компенсации, в случае утраты и повреждения исключительно ценных отправлений. Сумма начислений приравнивается к ранее объявленной ценности и установленной тарифной сетке за услуги по транспортировке. Уплаченный комиссионный сбор в счет не берется.
В случае отправки письме без предварительного формирования описи вложения, представители Почты России могут начислить денежную компенсацию только в размере доли объявленной ценности, причем пропорционально отношению объема недостающей либо испорченной части вложения в отношении суммарного размера (вес упаковки не учитывается во время проведения расчетов).
Таким образом, если предприниматель по разным на то причинам не в состоянии своевременно передать документацию в налоговую инспекцию, то в последний отведенный для этого день можно отправить ее по почте. Благодаря этому можно избежать начисления штрафной пени.
Если по разным причинам остаются пустые строки, допускается возможность указывать в них прочерки. Если же строк, наоборот, не хватает, можно продолжить указание данных на втором листе бланка, причем проставление пометок в таком случае обязательно (к примеру, ЛИСТ 1 из 3 и так далее).
- присвоение отправлению трек-номера – можно отслеживать маршрут следования;
- гарантия получения компенсации в случае частичной либо полной утраты вложений;
- исключение вероятности возникновения недопонимания между отправителем и получателем;
- низкая тарифная ставка.
Так как заполнять опись вложения в ценное письмо? Да очень просто. Оно содержит не такой большой перечень информации. В первой строке, указывается, во что осуществляется вложение, в данном случае в ценное письмо, далее кому и куда оно направленно. В графе «кому» указывается номер почтового отделения, на которое придет письмо. В графе «куда» – полный адрес, на который будет осуществляться доставка с указанием страны, области, города, а также индекса почтового отделения. Затем идет перечень отправляемых предметов, их количество и ценность. Подробно расписывается название каждого отдельного предмета, в конце подводится итог их общей суммы, а также общей суммы оценочной стоимости.
Также можно заполнить опись вложения онлайн. В Интернете много бланков, соответствующей формы. Для этого вам нужно заполнить их в соответствии с требуемыми данными, а затем просто распечатать и принести в отделение почты при оформлении отправки. Такой способ сократит время вашего пребывания в почтовом отделении. Ведь сейчас все хотят сэкономить свое время на более важные дела.
Перед тем, как положить опись в бандероль, посылку или заказное письмо, необходимо, чтобы она была завизирована. Понять, как заполнить опись вложения в заказное письмо, очень просто. В каждом отделении почты есть бланки, а также образцы заполнения. На первый взгляд, может показаться, что между заказным и ценным письмом нет разницы. Но на самом деле, что касается заказного письма, то его содержание не проверяется. Поэтому, если вы отправляете ценные бумаги, то лучше воспользоваться доставкой ценных писем, так как они отправляются с описью. Так вы будете уверенны, что весь перечень документов внесен в список описи вложения.
Для того, чтобы опись вложения в письмо заполнить в онлайн режиме, нужен образец, так как не всегда все пункты понятны. С этим тоже нет проблем, так как образцы все одной формы и вы правильно все заполните. Поисковая система выдаст вам множество сайтов, на котором можно скачать как сам бланк, так и образец заполнения.
Если отправление с объявленной ценностью, то оно подлежит к отправке открытым, но с описью вложения. При этом необходимо заполнить два экземпляра бланка. На каждом бланке необходима подпись отправителя. В случае, если среди оцененных предметов есть и не оцененные, напротив их названия необходимо поставить прочерк. После того, как бланки заполнены, их необходимо проверить по всем пунктам на идентичность. Если все соответствует, то работник почты расписывается и ставит почтовый штамп. Затем один из бланков прикрепляется к вложению и упаковывается, а второй отдается отправителю.
13 Фев 2022 uristpolik 81