Главная / Наследственное право / Журнал учета выданных доверенностей за 2023 г

Журнал учета выданных доверенностей за 2023 г

Содержание

1 Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей
2 Журнал регистрации выданных доверенностей
3 Журнал регистрации выданных доверенностей М-3 – Бланк, образец 2023 года
4 Журнал учета выданных доверенностей за 2023 г
5 Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей

В положение об учетной политике вносят правила и форму ведения учета документов и порядок заполнения регистров. В локальном акте утверждают образец реестра доверенностей или указывают сведения, обязательные для внесения в него. При отсутствии локального регулирования руководствуются общепринятыми правилами в организации.

Для получения товаров, подписи заявлений и договоров и представления интересов юрлица полномочия подтверждают письменно. При большом количестве выдаваемых полномочий необходима их регистрация, чтобы присвоить порядковый номер и отразить выдачу в реестре.

на титульном листе укажите наименование организации, дату начала ведения и ФИО ответственного лица;
после заполнения реквизитов документа оставьте колонку для подписи представителя о получении документа;
если сотрудник не воспользовался полномочиями — делают отметку в соответствующей графе;
страницы книги нумеруют и прошивают, скрепляют печатью.

Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей

По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.

Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.

Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 необходим для учета выданных доверительных документов и для подтверждения факта их получения. Например, работа с товарно-материальными ценностями или же определенными документами у контролирующих органов всегда требует выдать сотруднику соответствующий документ.

Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.

На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:

номер по порядку;
дата выдачи;
дата, до которой действует документ;
должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
название контрагента;
основание — номер договора или счета;
подпись работника;
результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).

Журнал регистрации выданных доверенностей

Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование. Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет. Упоминание всех этих данных является необходимым минимумом при оформлении подобного рода документации.

Интересно, что доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 можно не регистрировать в журнале. Дело в том, что такая доверенность имеет специальный отрывной корешок. И из этих корешков в организации может быть сформирован целый документ наподобие журнала. Для регистрации всех же иных форм доверенностей журнал регистрации будет подходить лучше всего.

Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала. Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года.

Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.

Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.

Самый первый столбик предназначен для внесения порядкового номера выданной доверенности;
Следующим пунктом указывается дата выдачи доверенности;
В третий столбик вносятся сведения о сроках действия;
В четвертую колонку вписываются данные лица, получившего доверенность, указывается должность и фамилия;
В пятом столбике указываются сведения о поставщике;
В следующей графе указывается номер и даты выдачи наряда, либо иных, заменяющих наряд, документов (счета, спецификации);
Следующая колонка предназначена для расписки лица в получении доверенности;
В итоговую графу вносятся отметки о выполнении поручения на основании выданной доверенности. Например, это может быть номер накладной, на основании которой были получены ТМЦ.

Часто организации сталкиваются с просьбой выдать на руки несколько подлинных экземпляров доверенности. Например, многие прикладывают оригинал доверенности к важному подписываемому по ней документу (например, к заключаемому договору). Иметь несколько подлинников доверенности – нормальная практика. Это удобнее и самой организации-доверителю – не придется каждый раз изготавливать новую доверенность, если представитель отдал единственный подлинник. Более того, отсутствие подлинника доверенности может обнаружиться в самый неподходящий момент.

Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена. Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.
Дата выдачи.
Срок действия выданной бумаги. Когда функционал доверенности исчерпан, ее необходимо будет отозвать.
На кого выдана.
Название поставщика.
Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
Подпись того, кто получил доверенность.
Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).

Как правило, структурное подразделение, ответственное за ведение журнала регистрации доверенностей закрепляется внутренним документом организации (Приказом директора). Учет документов на получение ТМЦ и на представление интересов фирмы должно осуществляться обособленно.

Журнал регистрации выданных доверенностей М-3 – Бланк, образец 2023 года

Учитывая недавние изменения в законодательстве, можно сделать вывод, ведение такого журнала на предприятии значительно упростилось. На данный момент каждая организация имеет право индивидуально определять правила заполнения. Возможно, понадобятся какие-либо улучшения. Все эти тонкости теперь может определять руководство фирмы. Но при этом не стоит забывать, все устанавливаемые правила должны отображаться в учтенной политике. Для этого директором издается соответствующий приказ.

номер доверенности. Их принято нумеровать в хронологическом порядке. Это значит, чем раньше дата составления доверенности, тем ближе к началу журнала информация о ней находится. Очень рекомендуется придерживаться именно такого принципа оформления регистрационного журнала;
дата выдачи доверительного документа;
срок, в течение которого доверенность является действительной;
информация о доверенном лице, указывается не только его ФИО, но и занимаемая должность;
прописывается название компании-поставщика;
дата договора и его номер;
автограф сотрудника, который получает на руки доверенность. По сути, он и будет выступать в качестве представителя;
сведения о документах, которые являются подтверждением того факта, что поверенный выполнил возложенные на него поручения.

Вести или нет журнал – дело сугубо индивидуальное для каждой организации. Внутри компании руководитель может обязать сотрудников оформлять его должным образом. Если нет журнала, выдача доверенностей должна быть систематизирована каким-либо другим способом. Если вообще не ведется никакого учета, директор может привлечь сотрудников к ответственности. Это могут быть выговоры, штрафы, предупреждения, лишение премий и др.

Как было сказано выше, журнал не является документом строгой отчетности. Соответственно, не существует каких-то строгих правил его оформления. Но при этом все-таки стоит придерживаться определенных стандартов. Так, чтобы отображать всю необходимую информацию о выданной доверенности, в журнале должны содержаться следующие графы:

Когда возникает необходимость оперативно получить информацию о какой-либо доверенности, можно воспользоваться данным журналом. Нередко сотрудники проверяющих инстанций желают убедиться не только в наличии такого журнала, но и в правильности его заполнения. По сути, это и есть доказательство того, что ответственные сотрудники полноценно справляются со своей работой.

Журнал учета выданных доверенностей за 2023 г

За оформление подобных документов отвечает директор. Обычно на небольших предприятиях он сам и занимается ведением данного журнала. Хотя логично предположить, руководитель большой фирмы вряд ли будет лично вносить сведения в журнал. Обычно для этого назначается ответственный сотрудник. Как правило, это работник бухгалтерского отдела, среди прочих обязанностей которого присутствует и ведение данного журнала. Регистрация доверенностей – это бухгалтерская сфера, поэтому вполне логично, что этим будет заниматься кто-то из бухгалтеров.

Однако за полное игнорирование журнала регистрации выданных доверенностей (следовательно, и отсутствие какой бы то ни было системы в выдаче и учете этих важных документов) руководитель организации вправе привлечь ответственное лицо к «управленческой» ответственности. Таким образом, это является внутренним делом той или иной компании.

номер по порядку;
регистрационный номер доверенности, дата;
ФИО, должность лица, которому выдана доверенность;
перечисление полномочий;
срок действия доверенности;
дата получения доверенности сотрудников;
дата возврата доверенности.

Журнал учета доверенностей (форма М-3) утвержден Постановлением Госкомстата СССР №241 от 28.12.1989 года. Однако организация может использовать и свою форму, которая утверждается нормативным локальным актом. Если журнал ведется, то приказом по организации должно быть назначено ответственное за его ведение лицо.

разовые доверенности, например, на однократное получение товара, груза и т.п. в другой организации;
специальные — например, доверенность начальнику канцелярии на получение почты организации, то есть на совершение каких-то однородных по характеру действий в течение определенного срока;
генеральные (общие) — доверенности с широким кругом делегированных полномочий, позволяющие подписывать от имени организации официальные документы, заключать договоры, контракты, участвовать в суде и т.п.

номер доверенности. В случае если доверенность зарегистрирована в программе, указывается номер, выданный программой. Если регистрация осуществляется в журнале, номера проставляются по хронологии, в валовом порядке. Как правило, организация сама разрабатывает и утверждает обозначения для номеров доверенностей;
дата выдачи доверенности;
срок действия доверенности;
доверенное лицо, то есть лицо, которому делегировано представление интересов организации (указываются ФИО, должность, паспортные данные сотрудника, то есть все то, что указано в самой доверенности);
наименование поставщика;
реквизиты контракта, договора;
подпись лица, получившего доверенность;
отметка о выполнении поручений по данной доверенности.

Номер выданного документа. Имеется в виду не номер по порядку, а регистрационный номер.
Дата выдачи.
Срок действия. Если его не указать, то, согласно статье 186 ГК РФ, он составит один год.
Фамилия и должность сотрудника, которого уполномочили получить ТМЦ. Если сам сотрудник за получение расписаться не может, право подписи передается его доверителю. Это необходимо отразить в четвертой графе.
Наименование поставщика.
Номер и дата договора или счета.
Подпись получателя.
Отметка о выполнении поручения (заносится номер и дата накладной).

Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 — это элемент системы документооборота предприятия (в настоящее время форма утратила свою силу на основании Постановления Госкомстата от 30.10.1997 N 71а, но закон не запрещает продолжать ей пользоваться). В нем регистрируются все доверительные документы, за исключением тех, что оформляются по форме М-2 (данные о выдаче и получении фиксируют в корешке).

Сегодня образец журнала выдачи доверенностей существует в электронном формате. Его можно продолжать продлевать, насколько нужно (журнал учета доверенностей скачать в Excel 2023 можно в нашей статье). Соответствующий функционал присутствует и в программных средствах автоматизации бухучета. При необходимости из 1С или подобного софта регистр можно выгрузить и распечатать.

Организация использует только формы М-2, не предполагающие фиксации.
Небольшие компании, где получение ТМЦ происходит не так часто или за него ответственен один сотрудник.
Ведение этой формы отсутствует в учетной политике предприятия.

Для доверенности используются формы М-2 и М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России №71а от 30.10.1997. Разница между данными формами только в наличие у первой корешка. Форма М-2 удобнее для тех организаций, которые заполняют их вручную. Корешок в этом случае остается в организации и храниться без регистрации в журнале. При этом организации не ведут журнал учета доверенностей совсем. Но из таких корешков формируется книга доверенностей. Формировать ее можно двумя разными способами:

Вносится порядковый номер выдаваемой доверенности;
Дата выдачи доверенности;
Срок действия доверенности;
Информация по сотруднику, получившему доверенность (ФИО, должность);
Наименование поставщика ТМЦ;
Указывается номер наряда, а также дату его выдачи, либо другая информация, например, номер договора, заключенного с поставщиком;
Подпись получившего доверенность сотрудника;
Это итоговая графа, предназначенная для внесения информации о результатах действий по выданной доверенности. Здесь может быть указана накладная, подтверждающая получение ТМЦ по доверенности. Также в этой графе может быть сделана запись о неполучении ТМЦ (возврат доверенности), если, например, по данной доверенности они не были получены. Возвращенная доверенность должна быть аннулирована, на ней ставится отметка «неиспользованная».

Для того, чтобы систематизировать учет, все доверенности регистрируются в специальном журнале учета. Как и бланк доверенности, для журнала может быть использована форма разработанная компанией самостоятельно, либо унифицированная форма журнала учета выданных доверенностей, например, М-3.

Первая страница должна содержать сведения о компании или предпринимателе, осуществляющих учет доверенностей. Указать нужно наименование организации, либо ФИО предпринимателя, ОКПО, а также период, на который планируется осуществление регистрации доверенностей.

Применяется журнал для учета выдаваемых доверенностей, а также для подтверждения их получения. Ведется журнал в виде книги, все страницы в нем должны быть пронумерованы, а сама книга прошита и скреплена печатью. Книга заверяется подписью руководителя организации и главного бухгалтера.

Небанковская кредитная организация акционерное общество «Национальный расчетный депозитарий» (НКО АО НРД) – центральный депозитарий Российской Федерации. Статус центрального депозитария присвоен ФСФР России приказом № 12-2761/ПЗ-И от 6 ноября 2012 г. Лицензия № 045-12042-000100 от 19 февраля 2009 г. профессионального участника рынка ценных бумаг на осуществление депозитарной деятельности, выданная ФСФР России. Лицензия № 3294 на осуществление банковских операций, выданная 4 августа 2023 г. Банком России. Лицензия № 045-00004-000010 от 20 декабря 2012 г. на осуществление клиринговой деятельности, выданная ФСФР России. Лицензия № 045-01 от 28 декабря 2023 г. на осуществление репозитарной деятельности, выданная Банком России. Местонахождение: г. Москва, ул. Спартаковская, дом 12.

Обработка персональных данных на сайте осуществляется в соответствии с «Положением об обработке персональных данных». Настоящим, продолжая работу на сайте, вы подтверждаете, что ознакомились с Положением об обработке персональных данных НКО АО НРД, даете свое согласие НКО АО НРД на обработку ваших персональных данных в соответствии с условиями указанной политики, а также даете свое согласие на автоматизированную обработку ваших персональных данных (файлы cookie, сведения о действиях, которые вы совершаете на сайте, сведения об используемых для этого устройствах, дата и время сессии), в т.ч. с использованием метрических программ Яндекс.Метрика, Google Analytics, путем совершения следующих действий: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение, передача (предоставление, доступ) третьим лицам, предоставляющим НКО АО НРД сервис по метрическим программам.

Обработка данных осуществляется в целях улучшения работы сайта, совершенствования продуктов и услуг НКО АО НРД, определения предпочтений пользователя, предоставления целевой информации по продуктам и услугам НКО АО НРД. Настоящее согласие действует с момента его предоставления и в течение всего периода использования сайта.

Небольшие организации могут нумеровать доверенности валовым способом, то есть без дополнительных буквенных индексов, например, «доверенность №01/2025». В крупных организациях, имеющих разветвленную структуру, разрабатывается система индексов, позволяющая идентифицировать автора конкретной доверенности, например:

На практике чаще всего этим занимается служба документационного обеспечения управления. В этом случае данную обязанность следует оговорить в Положении о службе и в должностных инструкциях сотрудников, непосредственно ведущих журнал, или в отдельном приказе. Ответственным за ведение журнала, как правило, является руководитель службы.

Организации вправе сами разработать форму журнала регистрации доверенностей. На нашем сайте приведен бланк журнала, который также можно использовать в работе. Оптимальным будет оформление журнала в табличной форме. В журнал регистрации доверенностей вносятся следующие данные:

номер по порядку;
регистрационный номер доверенности, дата;
ФИО, должность лица, которому выдана доверенность;
перечисление полномочий;
срок действия доверенности;
дата получения доверенности сотрудников;
дата возврата доверенности.

Отметим, что доверенностей или другие документы могут иметь свои регистрационные журналы, например, для регистрации получения и возврата сотрудникам при приеме на работу и увольнении применяется свой регистрационный журнал учета трудовых книжек, а для учета платежных документов применяют Журнал Т-53-а.

На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием доверенностях. Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет. Оттиск печати с 01.09.2013 перестал быть обязательным реквизитом доверенности, предусмотренным ГК РФ. Но если вы ее не поставите, те, кому будет предъявляться доверенность, могут усомниться в ее подлинности и запросить учредительные документы, в которых будет указано на отсутствие печати у организации. На практике доверенности без печати встречаются довольно редко.

Контролирующие инстанции имеют право попросить предъявить данный журнал для проверки. Но это только в том случае, если организация его ведет. Некоторые компании отказываются от регистрационного журнала, и имеют на это полное право.
Отсюда можно сделать вывод, учетный журнал хоть и является рекомендованным, но нельзя его назвать обязательным.

Для предотвращения проблем отсутствия обратной связи с реестром доверенностей в программе есть функция напоминания о сроках истечения полномочий. Доверенность остается у поставщика, а ее реквизиты заносятся в накладную. Соответственно, данные, внесенные по доверенности в накладную подтверждают получение ТМЦ конкретным лицом.
С целью получения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) одним юридическим лицом от другого применяется доверенность на получение ТМЦ.

Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей

Обязательность наличия журнала регистрации доверенностей была внедрена на основании Постановления Госкомстата № 71а от 30.10.1997 г. Однако в начале январе 2013 вступил в силу Федеральный закон «О бухгалтерском учете», согласно которому упразднялось предписание о ведении реестра выданных доверенностей на предприятии.

Такое возможно, например, если гражданин, на имя которого был выдан документ, впоследствии был уволен, а ввиду отсутствия систематизированного реестра, неиспользованная доверенность не была учтена. Именно поэтому, даже, несмотря на то, что наличие и ведение журнала регистрации выдаваемых доверенностей в настоящее время не регламентировано нормативными актами действующего законодательства, большинство организаций осуществляют внутренний учет данного типа документации.

Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:

50 актуальных бланков документов
Торговый и Складской учёт
CRM-система для работы с клиентами
Банк и Касса
Интеграция с интернет-магазинами
Встроенная почта и отправка SMS
Отчеты в один клик

В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла. Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации. Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании.

Для доверенности предусмотрены две основные формы – это разовая и специальная. Первая – это для тех случаев, когда действие от имени доверителя совершается единожды или крайне редко. Если же главный бухгалтер на постоянной основе, регулярно сдаёт отчетность по доверенности, то рационально оформить доверенность по специальной форме.

10 Фев 2022 uristpolik 135