Главная / Пенсии и льготы / Примерная номенклатура нотариуса на 2023 год

Примерная номенклатура нотариуса на 2023 год

Содержание

1 Приказ Минюста России от N 229; Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой; (вместе с; Примерной номенклатурой дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утв
2 Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству
3 Номенклатура дел нотариуса на 2023 год
4 Изменение в номенклатуре дел на 2023 год

13. Графа 2 включает заголовки дел. При перенесении заголовков дел из Примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру дел возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой дел, их конкретизация. Допускается объединение в одно дело нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из Примерной номенклатуры дел или разделение одного дела, предусмотренного Примерной номенклатурой дел.

1. Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее — Примерная номенклатура дел), представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой. Примерная номенклатура дел определяет порядок формирования документов в дела, систематизации, идентификации, индексации и сроки хранения дел и является методическим документом для составления индивидуальной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее — индивидуальная номенклатура дел).

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный N 18380) (далее — Перечень);

Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675), с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977), от 23 ноября 2010 г. N 360 (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).

5. Сроки хранения управленческих документов определены по Перечню. Срок хранения документов, отражающих специфику нотариальной деятельности, установлен в Примерной номенклатуре дел по согласованию с Центральной экспертной комиссией Министерства юстиции Российской Федерации (далее — ЦЭК Минюста России), Федеральной нотариальной палатой и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее — ЦЭПК при Росархиве).

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

на должностное лицо в размере от 5000 до 10 000 рублей при первом нарушении, от 10 000 до 20 000 рублей при повторном нарушении (ст. 15.11 КоАП РФ);
на организацию в размере 10 000 рублей при первом нарушении, 20 000 рублей при нарушении в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ).

Хранить документы можно больше положенного срока. При этом контролирующие органы не вправе требовать предъявления документов, у которых истёк срок хранения. Однако, хранение документов меньше положенного срока является нарушением и влечёт за собой наказание в виде штрафа или дисквалификации.

Онлайн-сервис «Астрал.ЭДО» отвечает всем требованиям ведения электронного документооборота. Разработано несколько вариантов СЭД гибко адаптируемых под нужды пользователя. «Астрал.ЭДО» разработан для тех, кто не хочет устанавливать дополнительно ПО, а хочет как можно скорее приступить к работе. АО «Калуга Астрал» обеспечивает роуминг с 20 операторами ЭДО.

В соответствии с п. 17 Общих положений Примерной номенклатуры дел если в процессе профессиональной деятельности у нотариуса возникла необходимость в заведении новых дел, то он вправе включить новые заголовки дел в индивидуальную номенклатуру дел. В соответствии с п. 50 Правил нотариального делопроизводство в отношении новых нотариальных действий графа 4 «Срок хранения» заполняется только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру дел.

Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела по Примерной номенклатуре дел в пределах раздела. Дела, неоконченные производством в течение одного года, являются переходящими и вносятся в индивидуальную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Не могут быть переходящими реестры для регистрации нотариальных действий, дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством.

Уважаемые нотариусы! Напоминаем вам о необходимости составить номенклатуру дел на 2023 год. Номенклатура дел на 2023 год составляется в 2-х экземплярах, подписывается нотариусом и предоставляется в Нотариальную палату Республики Дагестан до 1 декабря 2023 года для утверждения, согласно п. 45 гл.VI Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Министерства юстиции РФ от 16.04.2014г. за № 78.

В соответствии с п. 13 Основных положений Примерной номенклатуры дел на усмотрение нотариуса допускается объединение в одно дело нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков дел и уточнение заголовков дел из Примерной номенклатуры дел.

В связи с изменениями в ГПК РФ и АПК РФ, вступающими в силу в 25.10.2023, вводятся новые виды соглашений: «Медиативное соглашение» и «Соглашение группы лиц о порядке несения сторонами судебных расходов». Документы по удостоверению указанных нотариальных действий рекомендуется формировать в дело «Иные сделки (договоры соглашения), документы к ним» со сроком хранения 5 лет ЭПК (после истечения срока действия договора, соглашения).

Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

на должностное лицо в размере от 5000 до 10 000 рублей при первом нарушении, от 10 000 до 20 000 рублей при повторном нарушении (ст. 15.11 КоАП РФ);
на организацию в размере 10 000 рублей при первом нарушении, 20 000 рублей при нарушении в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ).

Приказ Минюста России от N 229; Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой; (вместе с; Примерной номенклатурой дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утв

В соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 53 (ч. I), ст. 5030; 2002, N 52 (ч. I), ст. 5132; 2003, N 50, ст. 4855, N 52 (ч. I), ст. 5038; 2004, N 27, ст. 2711, N 35, ст. 3607, N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1 (ч. I), ст. 21, N 27, ст. 3213, N 41, ст. 4845, N 43, ст. 5084; 2008, N 52 (ч. I), ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, ст. 20, N 29, ст. 3642; 2010, N 28, ст. 3554; 2011, N 49 (ч. V), ст. 7064, N 50, ст. 7347; 2012, N 27, ст. 3587, N 41, ст. 5531; 2013, N 14, ст. 1651), пунктом 50 Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675), с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977), от 23 ноября 2010 г. N 360 (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090), приказываю:

8. На основании Примерной номенклатуры дел формируется индивидуальная номенклатура дел, состоящая из следующих граф: индекс дела (графа 1), заголовок дела (графа 2), количество дел (томов, частей) (графа 3), срок хранения дела, номера статей (графа 4), примечание (графа 5). Индивидуальная номенклатура дел должна соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации, законодательства субъектов Российской Федерации, приказов Министерства юстиции Российской Федерации, решениям Федеральной нотариальной палаты, которые предъявляются к формированию отдельных категорий дел.

В соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 года N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст.357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 53 (ч.1), ст.5030; 2002, N 52 (ч.1), ст.5132; 2003, N 50, ст.4855, N 52 (ч.1), ст.5038; 2004, N 27, ст.2711, N 35, ст.3607, N 45, ст.4377; 2005, N 27, ст.2717; 2006, N 27, ст.2881; 2007, N 1 (1 ч.), ст.21, N 27, ст.3213, N 41, ст.4845, N 43, ст.5084; 2008, N 52 (1 ч.), ст.6236; 2009, N 1, ст.14, ст.20, N 29, ст.3642; 2010, N 28, ст.3554; 2011, N 49 (5 ч.), ст.7064, N 50, ст.7347; 2012, N 27, ст.3587, N 41, ст.5531; 2013, N 14, ст.1651), пунктом 50 Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 года N 403 (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675), с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 года N 81 (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977), от 23 ноября 2010 года N 360 (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090),

На крупных предприятиях, в которых трудится большое количество человек, а также фиксируется множество подразделений, все бумаги распределяются по определенным папкам. Каждая такая папка называется «дело». Чем больше компания, тем больше папок. Нередко встречаются предприятия, которые ведут более 200-300 дел.

Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:

на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.

Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.

В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Деловое письмо в 2023 году: как создавать, согласовывать и хранить

Как создавать, согласовывать и хранить документы: акт

Как в 2023 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

Как закрыть делопроизводственный год

ФНП осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации о нотариате, Федеральным законом «О некоммерческих организациях», другими правовыми актами органов государственной власти, международными договорами, Уставом ФНП, а также Профессиональным кодексом нотариусов Российской Федерации. При этом Палата обладает всеми правами юридического лица с полной финансово-хозяйственной самостоятельностью и аппаратом, позволяющим эффективно реализовывать возложенные на нее законодательством и Уставом функции по организации нотариальной деятельности, контрольные полномочия и представлять интересы нотариального сообщества в органах государственной власти.

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству

При выходе из членов территориальной нотариальной палаты, территориальный орган юстиции совместно с нотариальной палатой в течение тридцати календарных дней, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членов нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.

Сноска. Пункт 74 — в редакции приказа Министра юстиции РК от 30.04.2023 № 358 (вводится в действие с 01.07.2023).
75. Исключен приказом Министра юстиции РК от 30.04.2023 № 358 (вводится в действие с 01.07.2023).
76. Исключен приказом Министра юстиции РК от 30.04.2023 № 358 (вводится в действие с 01.07.2023).
77. Исключен приказом Министра юстиции РК от 30.04.2023 № 358 (вводится в действие с 01.07.2023).
78. Исключен приказом Министра юстиции РК от 30.04.2023 № 358 (вводится в действие с 01.07.2023).

Абзацы 2 и 3 вводятся в действие с 01.01.2023 приказом Министра юстиции РК от 30.04.2023 № 358 (текст исключен).
Сноска. Пункт 44 — в редакции приказа Министра юстиции РК от 30.04.2023 № 358 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

34. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел постоянного хранения по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам. Опись представляет собой перечень заголовков дел, с указанием дат и количества листов в деле.

Сноска. Пункт 79 — в редакции приказа Министра юстиции РК от 30.04.2023 № 358 (вводится в действие с 01.07.2023).
80. Исключен приказом Министра юстиции РК от 30.04.2023 № 358 (вводится в действие с 01.07.2023).
81. Исключен приказом Министра юстиции РК от 30.04.2023 № 358 (вводится в действие с 01.07.2023).
82. Исключен приказом Министра юстиции РК от 30.04.2023 № 358 (вводится в действие с 01.07.2023).
83. Исключен приказом Министра юстиции РК от 30.04.2023 № 358 (вводится в действие с 01.07.2023).
84. Исключен приказом Министра юстиции РК от 30.04.2023 № 358 (вводится в действие с 01.07.2023).

Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (секретариат, канцелярию и пр.).

Порядок направления заявления о совершении нотариального действия удаленно, совершения оплаты нотариального действия, в том числе с использованием электронных средств платежа, возврата заявителю суммы платежа за совершение нотариального действия удаленно, а также взаимодействия заявителя или его представителя, обратившихся за совершением нотариального действия удаленно, и нотариуса 201

Уточнению номенклатуры дел предшествует сбор информации от структурных подразделений: секретарь не может знать, какие дела закрыты, а какие появились в отделах в течение года, эту информацию необходимо получить от ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Номенклатура дел нотариуса на 2023 год

Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.

Обратите внимание! Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2023 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный N 18380) (далее — Перечень);

Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

В связи с изменениями в ГПК РФ и АПК РФ, вступающими в силу в 25.10.2023, вводятся новые виды соглашений: «Медиативное соглашение» и «Соглашение группы лиц о порядке несения сторонами судебных расходов». Документы по удостоверению указанных нотариальных действий рекомендуется формировать в дело «Иные сделки (договоры соглашения), документы к ним» со сроком хранения 5 лет ЭПК (после истечения срока действия договора, соглашения).

11. Индивидуальная номенклатура дел составляется на каждый календарный год не позднее 1 декабря предшествующего года на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы, и вводится в действие с 1 января следующего года.

Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. № 403 (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный № 15675), с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. № 81 (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный № 16977), от 23 ноября 2010 г. № 360 (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный № 19090).

8. На основании Примерной номенклатуры дел формируется индивидуальная номенклатура дел, состоящая из следующих граф: индекс дела (графа 1), заголовок дела (графа 2), количество дел (томов, частей) (графа 3), срок хранения дела, номера статьей (графа 4), примечание (графа 5).Индивидуальная номенклатура дел должна соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации, законодательства субъектов Российской Федерации, приказов Министерства юстиции Российской Федерации, решениям Федеральной нотариальной палаты, которые предъявляются к формированию отдельных категорий дел.

1. Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее — Примерная номенклатура дел), представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой. Примерная номенклатура дел определяет порядок формирования документов в дела, систематизации, идентификации, индексации и сроки хранения дел и является методическим документом для составления индивидуальной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее -индивидуальная номенклатура дел).

Изменение в номенклатуре дел на 2023 год

Проконтролируйте, чтобы ответственный использовал унифицированную форму, которую Минкультуры утвердило приказом от 31.03.2023 № 526. Для номенклатуры дел детского сада и школы надо взять форму из приложения 25, а для структурных подразделений – из приложения 26.

Поручите ответственному снять с подлинника копии. Количество копий определите самостоятельно, но не менее двух. Первую копию используйте в качестве рабочего документа. Вторую – передайте в архив образовательной организации как учетный документ. Каждому из структурных подразделений выдайте выписку из номенклатуры, чтобы они формировали исполненные документы в отдельные дела (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2023).

Графа 2 «Заголовок дела». Изучите наименование и документы дела. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела. Например, дело с приказами о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением и т. п. можно назвать «Приказы по личному составу (отпуска)». Проконтролируйте, чтобы в графе не было неконкретных формулировок. Например: «Разное», «Общая переписка».

Какие дела включить в номенклатуру

Список дел, из которых будет состоять номенклатура, определите самостоятельно. Для этого распределите по видам, направлениям деятельности, тематике все документы, которые образуются в процессе деятельности образовательной организации (п. 1.1.1.2 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2023). Руководствуйтесь перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2023 № 236. Он содержит необходимое деление. Например, согласия на обработку персональных данных, если их не включили в личные дела работников, – это одно дело, а документы об обработке персданных – другое.

Ставить ее надо на отдельные дела. Например, трудовые договоры, документы о приеме, переводе и увольнении. Срок зависит от того, когда помещены в дело на хранение. Если до 1 января 2003 года, храните их 75 лет, после – 50 лет (сноска к перечню, утв. приказом Росархива от 20.12.2023 № 236). Раньше срок хранения этих документов составлял 75 лет.

31 Янв 2022 uristpolik 177