Главная / Пенсии и льготы / Журнал регистрации договоров

Журнал регистрации договоров

Содержание

1 Журнал договоров — бланк
2 Журнал регистрации договоров
3 Образец журнала регистрации трудовых договоров
4 Журнал регистрации трудовых договоров: правила ведения

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Заказчикам следует знать, что в разработке находится постановление правительства, приостанавливающее до 01.01.2023 действие ПП РФ №1084 от 28.11.2013 в части п. 10 и пп. «в» п. 14, определяющих обязательные проверки сведений, который заказчик вносит в реестр договоров. Контролирующие органы до 01.01.2023 не будут проверять достоверность следующей информации по контрактам:

С 01.01.2023 вступил в силу приказ Минфина №144н от 20.07.2023, который скорректировал порядок формирования информации и обмена информацией и документами между заказчиком и казначейством для ведения реестра контрактов, которые заключены заказчиками. В частности, ввели ряд новых значений кодов и наименований способа определения поставщика при формировании информации о способе определения поставщика. Расширили перечень значений кодов и названий причины изменения условий контракта.

Напоминаем о действии постановления правительства №1193 от 06.08.2023, которое скорректировало правила ведения реестра контрактов. Оно утвердило правило о том, что при положительном результате проверки в рамках п. 13 и 14 правил по постановлению правительства №1084 от 28.11.2013 казначейство формирует реестровую запись информации и документов, которые придется включить в реестр госконтрактов.

После направления сведений в реестр в течение одного часа Федеральное казначейство отправляет заказчику сообщение, а в рамках трех рабочих дней после даты подачи сведений казначейство проверяет (программно-аппаратными средствами) и направляет заказчику протокол, содержащий список выявленных несоответствий и основания, по которым информация и документы не включаются в реестр контрактов. В течение одного рабочего дня заказчик обязан устранить замечания и направить сведения повторно.

Реестры контрактов и договоров — это базы данных, которые ведет Федеральное казначейство. В первом содержатся сведения обо всех контрактах, заключенных в соответствии с 44-ФЗ, во втором — о договорах, заключенных по правилам 223-ФЗ. С 8 марта 2023 года вступят в силу серьезные изменения.

Разработка журнала напрямую зависит того, чем занимается предприятие, и какой у него род деятельности, поэтому будет исходить из определенных критериев. Если это торговое предприятие, тогда он будет вестись на основании договоров между поставщиком и покупателем.

номер определенного договора или соглашения;
номер агента, дополнительный номер договора;
срок действия договора и дата его регистрации;
полная информация;
указать все данные участников, которые занимаются этим договором;
его стоимость;
все существующие приложения;
личная информация человека, который расписался под договором.

Для создания журнала можно приобрести специальный бланк с прошитыми страницами, завести отдельную тетрадь или сшить несколько десятков/сотен листов А4, приклеив титульный лист и корочку. Заполнять реестр можно рукописным или печатным способом. Для этого применяется синяя либо черная ручка. Исправления, зачеркивания и помарки не допускаются.

Что касается регистрации трудовых договоров, здесь есть своя особенность. Как правило, в таком бланке содержится дополнительная графа, в которой сотрудник обязан поставить свою подпись. Она подтверждает факт получения оригинала трудового соглашения на руки (обычно подпись ставят в первый день трудоустройства).

систематизировать все договоры по виду, дате и другим параметрам;
быстро найти нужный документ;
узнать, заключался ли договор с конкретной организацией/трудовой договор с сотрудником или нет;
вести сквозную или иную систему нумерации документов в соответствии с порядком заключения соглашений.

На титульном листе содержится название документа, указывается ФИО и должность ответственного за его оформления, а также дата начала ведения (в конце прописывают дату окончания). Сам перечень соглашений оформляется в виде таблицы, которая содержит такие данные:

по трудовым договорам (обычно их выделяют в отдельную категорию);
по договорам с контрагентами (единый список соглашений со всеми юридическими лицами);
по отдельным разновидностям документов (например, договор поставки, возмездного оказания услуг, подряда и т.п.).

Журнал договоров — бланк

Журнал договоров может включать как основную информацию по договорам (аналогично реестру договоров), так и более расширенные данные. Кроме информации о дате заключения, сроке действия, предмете соглашения и общей сумме, в журнал целесообразно включать данные об ответственном исполнителе (подразделении), наличии приложений к договору и информацию о лице, подписавшем конкретный договор.

Обязанности по ведению договоров могут быть возложены как на отдельное должностное лицо бухгалтерии, секретариата либо юридического отдела (при большом объеме заключаемых договоров), так и на ответственного сотрудника одного из отделов (в этом случае обязанности по ведению журнала договоров имеют периодический характер).

Для формирования необходимой выборки договоров, а также для удобной работы с реестром, журнал договоров может вестись в электронном варианте (с использованием специального приложения). Многофункциональность современных программ освобождает организации от дополнительного ведения реестра договоров, а также дает возможность отследить сопутствующие документы (к примеру, соглашение о продлении договора).

регистрационный номер соглашения;
дополнительный номер соглашения (номер контрагента);
дату составления, предмет и срок действия договора;
полное наименование контрагента;
полное наименование подразделения или фамилия, имя, отчество лица, ответственного за исполнение договорных обязательств;
сумма договора;
наличие и полный перечень приложений к договору;
фамилия, имя, отчество, должность лица, поставившего свою подпись под договором.

Журнал договоров – это учетная форма, ведущаяся делопроизводителем предприятия (организации) с целью внутренней регистрации и систематизации подписанных соглашений. В большинстве случаев журнал договоров ведут в электронном виде, а также с использованием специально разработанной программы, реже – вручную. Журнал составляется делопроизводителем организации самостоятельно, исходя из внутренних потребностей. Не смотря на то, что унифицированной формы журнала не существует, к его составлению все же есть некоторые общие рекомендации, состоящие в том, что в журнале должна быть отображена следующая информация:

В случае если организация нумерует документы через дробь, то необходимости в графах «Регистрационный номер» и «Дополнительный номер» нет, тогда водят только одну графу – «Номер договора». Наиболее распространенным способом ведения журналов договоров является использование электронных таблиц Excel. Если журнал ведется крупной компанией, то, как правило, используется специально разработанное для внутреннего пользования, программное обеспечение. Форма журнала напрямую зависит от специфики деятельности организации. Так, например, в торговой организации более удобным будет ведение журнала отдельно для договоров с покупателями и поставщиками. Функции делопроизводителя могут выполняться назначенным руководством лицом, если на предприятии нет необходимости в наличии отдела, занимающегося делопроизводством.

Несмотря на то, что количество и содержание граф книги учета утверждается в самой организации, заполнять ее надо аккуратно и корректно. Не допускаются исправления, неточности. Рекомендуется в инструкции по кадровому делопроизводству, положении о делопроизводстве, иных внутренних документах, кроме утверждения формы, указать конкретно, как вести реестр регистрации контрактов и заполнять графы.

В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2023 от 08.12.2023 и приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра контрактов рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.

Добавление столбцов зависит от того, какие цели вы преследуете ведением подобного документа. Например, решается проблема, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам, — информация об их заключении вносится в отдельный столбик. Дополнительные графы и столбцы:

Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.

В ТК нет требования об обязательной нумерации контрактов с работниками и допсоглашений к ним. Но поскольку аббревиатура б/н неудобна для быстрого поиска, предприятия разрабатывают свою систему присвоения номеров. Нумерация может как вестись в хронологическом порядке, так и обнуляться в начале года. Допсоглашение — неотъемлемая часть базового контракта о работе. Поскольку нормативных указаний, как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, нет, целесообразно в качестве уникального номера указывать ссылку на основной контракт и вписывать ее в журнал. Допускается ведение отдельного реестра для допсоглашений, но рациональнее вести один документ, где отражаются все допники для каждого контракта.

Журнал регистрации договоров

Обычно компания ведет только 1 общий журнал договоров. Однако если это крупное предприятие, и документооборот идет довольно активно, желательно завести сразу несколько документов. Причем они необязательно должны быть общими для всей организации. Например, собственные журналы могут завести структурные подразделения, отделы и филиалы.

номер и дата подписания;
вид договора;
название контрагента, адрес либо ФИО сотрудника, с которым подписан трудовой договор;
кто из сотрудников подписал соглашение от имени компании – ФИО, должность;
количество экземпляров;
вид документа – оригинал или копия;
место хранения (в конкретном отделе, у сотрудника, в филиале и т.п.).

Договоры можно нумеровать произвольным способом, однако трудовые соглашения подлежат сквозной нумерации с начала года. По каждому документу нужно указать номер и год подписания – тогда его можно будет однозначно идентифицировать среди множества подобных.

Листы бумажного варианта журнала следует пронумеровать, а саму книгу – прошить и опломбировать мастичной печатью, чтобы оставалась возможность контроля изъятия отдельных фрагментов текста.
Титульный лист содержит название предприятия, наименование самой книги («Журнал регистрации трудовых договоров»), дату ведения документации и номер тома (их со временем может быть несколько).
Первая внутренняя страница посвящена работнику, ответственному за ведение журнала, а если он меняется, то на ней делаются соответствующие дополнения в виде таблицы (ФИО, должность, приказ или распоряжении о возложении обязанностей).
Исправление возможных ошибок производится аккуратным перечеркиванием и заверением исправлений (не замазывать корректором, маркером и т. п. – начальная запись должна легко прочитываться).

Ведение дополнительных записей, тем более необязательных, может показаться кадровому работнику занятием скучным и излишним, но ощущение порядка (называемое бухгалтерами «ажуром») с лихвой компенсирует эти мнимые неудобства. Главное достоинства журнала (книги) регистрации трудовых договоров состоит в системности записей, позволяющей находить нужную информацию быстро и беспроблемно. В противном случае поиск документа будет сопряжён с «перелопачиванием» гор папок и неоправданными потерями времени.

Российским законодательством не предусмотрена обязательность ведения учёта всех заключённых предприятием трудовых соглашений, однако, как показывает практика, наличие исчерпывающей информации обо всех нанимавшихся (даже временно) сотрудниках бывает очень полезной. Проверяющие органы не станут требовать предъявления такого журнала, но их могут заинтересовать какие-либо данные, найти которые будет намного легче и быстрее при наличии подобных систематизированных записей. Как их правильно составлять? Строгих правил по этому поводу опять же нет, а есть рекомендации, выработанные на основе опыта и предлагающие наиболее рациональный способ.

Номер записи (по порядку);
Дата регистрируемого трудового договора и его номер;
Отдел или иное штатное подразделение, в которое был зачислен сотрудник;
Характер занятости (временная, постоянная, по совместительству);
Дополнительные соглашения;
Примечания.

Данная система учёта трудовых отношений широко распространена, что на практике доказывает её эффективность. Она же рекомендована для электронной таблицы, дублирующей основной источник в компьютере. Скачать образец журнала регистрации договоров вы можете здесь:

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Традиционно регистрация трудовых договоров, бессрочных и срочных, ведётся на бумаге, в отдельной, достаточно толстой тетради (желательно в твёрдом переплёте). В настоящее время можно даже иногда приобрести готовые книги, производящиеся отдельными типографиями специально в помощь кадровикам. При этом весьма полезным представляется параллельное ведение учёта в электронном виде, для чего очень удобны таблицы, составленные в Excel, хотя особо «продвинутые» кадровики могут использовать и другие инструменты.

Номер записи (по порядку);
Дата регистрируемого трудового договора и его номер;
Отдел или иное штатное подразделение, в которое был зачислен сотрудник;
Характер занятости (временная, постоянная, по совместительству);
Дополнительные соглашения;
Примечания.

контроль сохранности документации;
быстро формируются копии справок и нужных приказов;
легко осуществить поиск необходимой записи.

Кадровый работник быстро найдет важную бумагу при возникновении конфликта между сотрудником и организацией.
С осуществлением записей в книге кадровикам легче искать необходимую информацию для любого вида справок.

Несмотря на отсутствие обязательств по ведению журнала, если его нет, у компании могут возникнуть трения с различными инспекциями. Также книга регистрации трудовых договоров есть в списке стандартных управленческих бумаг. Да и общее мнение кадровиков утверждает неоспоримое удобство наличия такого документа под рукой.

Важно знать! Даже в небольших индивидуальных фирмах, где полностью режим самоуправления и директор является одновременно и кадровым сотрудником, и бухгалтером, наличие рассматриваемой книги не помешает, чтобы вести статистику привлеченных работников. Легко проследить и возникновение «текучки».

Особенным нюансом является правильное хранение книги, где вписаны все трудовые договора и дополнительные соглашения. Если документ закончился, то на последней странице пишут дату, затем пломбируют журнал и спускают в архив. Там документация такого рода должна сохраняться в течение 75 лет.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Вести журнал регистрации договоров, таким образом, могу они, но ответственным за ведение журнала и за правильность и полноту внесенных в него сведений будет в таком случае нести руководитель подразделения или назначенное распоряжением руководителя организации лицо. Закрепить ответственность за ведение журнала допустимо и в должностной инструкции.

Дата расторжения договора (актуально при заключении срочных договоров).
Характер рабочих отношений – основное место работы или совместительство.
Дополнительные соглашения сторон трудовых отношений.

Возможность отслеживания движения штата.
Составление статистических отчетов, так как книга учета содержит все основные данные заключенных трудовых договоров.
Отслеживание сроков действия трудовых отношений, например, срока срочного соглашения для недопущения трансформации в бессрочный.
Выдача справок о трудовой деятельности сотрудника для последующего трудоустройства.
Решение досудебных спорных вопросов между сотрудником и работодателем.

В журнал учета договоров можно включить любые графы, которые понадобятся финансовой службе. Как правило, это входящий номер и вид договора, наименование контрагента, стоимость. Кроме того, в журнал можно включить графу «Срок действия» – с ее помощью проще следить за необходимостью пролонгации договора.

Структура журнала может быть разной. К примеру, если компания заключает договоры с одними и теми же клиентами, в журнале можно выделить для каждого из них отдельные страницы. Если договоров с каждым клиентом немного, можно организовать алфавитный учет по названию контрагента.

Когда у компании договоров немного, нет необходимости систематизировать и вести их учет. Но это скорее исключение, с каждым днем договоров все больше и больше. Не запутаться в них, а также отслеживать сроки исполнения, систематизировать всю нужную информацию в одном месте и держать ее всегда под рукой поможет специальный журнал учета. Универсальной формы нет, поэтому его можно составить в произвольном виде (см. образец).

Есть две важные графы, которые позволят контролировать оплату по договору и его исполнение в целом. Это «Срок оплаты» и «Отметка об исполнении». С точки зрения контроля над расчетами удобнее вообще вести два журнала. В одном регистрировать только договоры, по которым деньги должны вам. А во втором – по которым должна платить ваша компания. Так будет проще соблюдать свои сроки оплаты и проверять сроки, в которые обязаны уложиться контрагенты.

Кстати, в компаниях, где есть и финансовая служба, и юридическая, иногда параллельно ведут журналы учета одних и тех же договоров. Были случаи, когда налоговики обнаруживали, что данные в журналах не совпадали, и делали вывод, что у финансовой службы отражены только «нужные» соглашения. Это давало повод подозревать в сокрытии выручки. Поэтому по возможности лучше вести общий журнал.

Оформление журнала может быть любым. Кому-то удобно проводить регистрацию вручную, а кто-то пользуется специальным электронным реестром для ведения подобных записей. Форма журнала может иметь свободный вид, а может быть создана с учетом всех правил документооборота. Если используется последний вариант, то необходимо сделать плотную обложку к журналу, сделав на ней надписи, содержащие наименование компании, период внесения сведений и ФИО ответственных лиц, осуществляющих учет документов. Обязанность ведения журнала должно быть прописано в должностной инструкции сотрудника или ином документе, подтверждающем данную обязанность.

По факту, ведение подобного журнала в организации необязательно, в отличие от специальной книги учета, в которой происходит фиксирование трудовых книжек работников компании. Тем не менее, многие компании, численность сотрудников которых довольно велика, для собственного удобства используют журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Это дает возможность в любой момент получить сведения о нужном документе.

Порядковый № регистрационной записи;
Дата принятия документа;
Номер трудового договора (в этой же колонке можно дописать данные о дополнительном соглашении, а можно добавить еще одну колонку, специально для вносимых в трудовой договор изменений);
ФИО сотрудника, с которым заключено трудовое соглашение;
Должность работника, на которую он принят, согласно удостоверяющему приказу;
Подпись ответственного лица, сделавшего запись в журнале;
Комментарии (для сведений, имеющих важное значение в отношении сотрудника и его трудовой деятельности).

Журнал регистрации трудовых договоров: правила ведения

В графе «Вид приказа» указывается его название: о принятии на работу, об увольнении, о переводе. ФИО сотрудника пишутся либо полностью, либо с инициалами. В графе «Основание приказа» указывается, на основании какого документа выдан приказ: заявления, трудового договора или дополнительного соглашения.

Ведение Журнала регистрации трудовых договоров не регламентировано какими-либо документами, поэтому оформление и ведение книги выполняется в соответствии с общими требованиями делопроизводства. Журнал должен иметь твердую обложку и переплет. Все страницы необходимо пронумеровать.

Хранится журнал 75 лет, поэтому он должен иметь твердую или жесткую обложку. Страницы необходимо пронумеровать. Книга прошивается капроновой ниткой, концы нитки закрепляются на наружной части задней обложки бумажной пломбой, ставится печать и подпись руководителя.

порядковый номер (не обязательно);
дата и номер трудового договора (приказа);
фамилия, имя и отчество сотрудника;
должность, на которую сотрудник принят;
сведения о выдаче договора на руки (или ознакомления с приказом);
изменения в трудовом договоре;
информация о расторжении трудового договора;
причина расторжения договора;
дополнительная информация по усмотрению.

В графе «Номер п/п» указывается порядковый номер документа и дата его регистрации, а в колонку «Дата и номер трудового договора» вписывается регистрационный номер договора. В графе «»Изменения в трудовом договоре» указывают номер и дату дополнительных соглашений при их наличии.

05 Фев 2022 uristpolik 125