Авансовые отчеты в бюджетных учреждениях в 2023 году
Регулировать порядок учета объектов, возникающих при ведении совместной деятельности по договору простого товарищества или соглашению о совместно осуществляемых операциях без образования юрлица, а также особенности раскрытия информации об участии в такой деятельности в бухгалтерской/финансовой отчетности, как раз и будет новый федеральный стандарт бухгалтерского учета государственных финансов «Совместная деятельность».
Совместная деятельность – это операции, осуществляемые, в частности, в рамках договора простого товарищества. Участниками такой деятельности могут быть в том числе государственные и муниципальные учреждения, но только при условии, что договор простого товарищества или договор совместной деятельности не имеет целью предпринимательство.
Стандарт устанавливает единые правила признания затрат по государственному/ муниципальному долгу публично-правовых образований, по заимствованиям автономных и бюджетных учреждений, а также требования к раскрытию информации об указанных затратах в бухгалтерской / финансовой отчетности. Так, затраты по долговым обязательствам АУ/БУ Стандарт делит на две категории: процентные расходы по долгосрочным обязательствам и прочие затраты по долговым обязательствам. Учитываться расходы каждой категории должны обособленно. Прочие затраты изначально признаются в составе расходов будущих периодов на счете 0 401 50 000 и впоследствии включаются в состав капвложений либо относятся к расходам текущего периода.
Ключевое новшество этого Стандарта – изменение требований к отражению в отчетности прав на земельные участки. Применяя Стандарт впервые, учреждениям придется переоценить до кадастровой стоимости земельные участки, учтенные на балансе и внесенные в ЕГРН. Кроме того, сейчас при годовой инвентаризации земельных участков и иных НПА нужно уточнить дополнительные данные для аналитического учета таких объектов, поскольку Инструкция № 157н теперь требует обеспечить более широкую аналитику в учете НПА.
- денежные средства;
- финансовая дебиторская задолженность;
- финансовые долговые требования;
- финансовые активы, удерживаемые до погашения: деньги, размещенные на депозитах сроком более трех месяцев и долговые ценные бумаги;
- финансовые активы для перепродажи: акции, облигации, векселя и иные ценные бумаги;
- финансовые активы, предназначенные для получения доходов от участия: акции с соответствующей целью владения, доли участия в уставных капиталах организаций, участие в учреждениях и прочее.
Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2023 исключено указанием Банка России от 05.10.2023 № 5587-У. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Как уже было отмечено, такие расходы могут быть включены в состав расходов налогоплательщика только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов. Аналогичное мнение было высказано контролирующими органами в Единой базе в подкатегории 103.17.
Даже оформив авансовый отчет верно, необходимо соблюсти правило выдачи подотчетных сумм. Выдать их можно либо через кассу организации, либо путем перечисления с расчетного счета на карту сотрудника. В основании расходного кассового ордера пометьте, что деньги выдаются под авансовый отчет. Нюанс перевода средств на карту сотрудника состоит в том, что в назначении платежа обязательно указание перечисления средств в подотчет. Именно эта пометка будет доказательством того, что средства не являются доходом физического лица и с них не нужно удерживать НДФЛ, другие налоги и сдавать отчетность по ним.
Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).
Основанием для выдачи аванса может послужить приказ или распоряжение руководителя Организации, заявление от сотрудника. С 2023 года написание заявления от сотрудника не является обязательным. Заявление пишется в произвольной форме, где указывается сумма и на что нужны денежные средства. В этом случае следующим шагом будет подписание директором Организации данного документа.
Форма № АО-1 используется с 01.01.02 юрлицами с любой формой собственности, но только кроме казенных учреждений и органов власти — для бюджетных учреждений, указом Федерального Министерства Финансов от 30 марта 2023 года N52н, была подтверждена особая форма авансового отчёта (форма №0504505).
В бухгалтерии компании должен находиться соответствующий указ, в котором перечислены
лица, обладающие правом на приобретение отчетных средств на хоз. расходы (в том числе на расходы на ГСМ).
Надлежащим указом подтверждаются также и сроки выдачи данных денежных средств (в законодательстве тут никаких ограничений нет). Уже после составления документа, на нём ставится подпись управляющего, главбуха либо уполномоченных лиц.
- Сначала вписывается название предприятия;
- Дату на данном этапе записывать не стоит, так как в большинстве случаев она прописывается уже после оформления;
- Записывается отделение и должность сотрудника, отправляемого в командировку;
- Причина составления отчета (например, “должностная рабочая поездка”);
- Сотрудник записывает размер аванса и сумму расходов;
- Потом в бухгалтерии распишут учет средств по бухгалтерским законам;
- Теперь работнику следует на дополнительном листе в соответствующих полях изложить информацию из документов к командировочному отчету;
- После того, как отчет заполнен, его отправляют к бухгалтеру, который его перепроверяет;
- Наконец, отчет отправляется на итоговое утверждение к руководству.
- в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
- расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.
- Номер и дата составления отчета.
- Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
- Наименование структурного подразделения.
- ФИО и должность подотчетного лица.
- Сумма аванса.
- Назначение аванса.
- Информация об остатке/перерасходе аванса.
- Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
- Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
- Расписка подотчетного лица с подписью.
