Что заполняется при смене подочетного лица в бюджетном учреждении

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, приводящим к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений, а также иные, указанные в пункте 2.9 положения Банка России №630-П от 29.01.2022, она подлежит обязательной сдаче в банк. Принимать от других лиц в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено, это предусматривают новые правила работы с подотчетниками.

Алгоритм возмещения необходимо описать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных деньгах. Как оформить выдачу подотчета по новым правилам в этой ситуации, устанавливают в учетной политике и в положении о выдаче денег под отчет сотрудникам.

  1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме. В приказе разрешено указывать несколько сумм или несколько работников.
  2. Подотчетным лицам разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Отменили 3-дневный срок для авансового отчета, но перед выдачей денег произведите полную сверку взаиморасчетов.
  3. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
  4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

В заявлении подотчетного лица о выдаче денег больше не обязательна запись о сумме и о сроке, на который выдаются наличные. Подписывать заявление у руководителя необязательно. Организации вправе оформить один приказ сразу на несколько процедур выдачи наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам. В документе обязательно указывают:

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работника. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо №09-01-07/46781 от 21.07.2022). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна утвердить порядок, по которому операции с подотчетными средствами (выдача и отчет) осуществляются путем безналичного расчета, в следующих документах:

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2022 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Если сотрудник не вернул неистраченные деньги в срок, работодатель имеет право вычесть сумму задолженности из зарплаты в силу ст. 137 ТК РФ, но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчетность по выданным под отчет средствам, а также при отсутствии разногласий с сотрудником по поводу оснований и размера долга. Кроме того, нельзя забывать и о ст. 138 ТК РФ, устанавливающей, что только 20% от каждой выплаты зарплаты могут пойти на удержания, т. е. удержание может растянуться на несколько месяцев.

Для бюджетников также действует общее для всех указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому выдача денег происходит по расходному кассовому ордеру, форма которого с кодом 0310002 утверждена для БУ приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В период не позже установленных учреждением рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах, сдав авансовый отчет (форма 0504505, утверждена тем же приказом № 52н). К отчету прикладываются все оправдательные документы.

Для БУ существуют некоторые ограничения по размерам возмещений для внутрироссийских командировок, установленные п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729. Если расходы превышают лимиты, то они могут быть возмещены за счет сэкономленных бюджетных средств или за счет средств от коммерческой деятельности БУ (п. 3 постановления № 729). В следующей таблице указаны предельные ограничения:

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в бюджетной организации

В статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63‑ФЗ) указано, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

АС ВСО в Постановлении от 01.12.2015 №Ф02-6431/2015 посчитал подотчетные суммы доходом работника, облагаемым НДФЛ. Суд, изучив авансовые отчеты, а также приложенные к ним первичные документы, обратил внимание на следующее:
— в указанных документах отсутствуют сведения и реквизиты, необходимые для идентификации лиц, подписавших чеки (наименование лица, составившего документ, его должность, фамилия, инициалы);
— в некоторых товарных чеках наименование товара указано таким образом: «хозяйственные расходы, канцелярские товары, товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки», отсутствует дата составления документов, не заполнены графы «Количество», «Цена товара», нет подписи продавца.

В данной ситуации нужно исходить из вышеуказанного требования о возможности выдачи нового аванса только после погашения старого. Исключений из этого правила нет. Следовательно, так как работник не отчитался по авансу, полученному на приобретение запчастей, он сначала должен вернуть неизрасходованную сумму, а затем получить аванс на командировку. И только после того, как он вернется из командировки и отчитается по авансовому отчету, кассир будет вправе ему выдать новый аванс на приобретение запчастей, для получения которого ему необходимо будет оформить новое заявление.

Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются им в порядке их записи в отчете.

В данном случае нужно исходить из следующего. С одной стороны, суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 167 ТК РФ), которые работник не должен подтверждать. С другой стороны, п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций предусматривается выдача аванса на основании заявления работника и исключений из данного правила нет. Поэтому, по нашему мнению, выдача такого аванса должна производиться на основании заявления работника, которое будет прикладываться к расходному кассовому ордеру.

В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи. Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).

Читайте также:  Ветеран боевых действий льготы 2022 в москве

В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками. Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288). Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности.

На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа. Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете.

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем.

Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе.

Порядок выдачи и расходования подотчетных сумм

Подотчетные лица обязаны в срок, установленный руководителем учреждения, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У, п. 216 Инструкции № 157н).

По согласованию с субъектом консолидации в рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) – дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета (п. 217 Инструкции № 157н).

Если работники учреждения осуществили расходы, связанные с деятельностью учреждения, без предварительного получения денег под отчет, такие операции могут учитываться как на счете 0 208 00 000, так и на сче-
те 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» на основании порядка, утвержденного в учетной политике учреждения (Письмо Минфина РФ от 30.09.2011 № 02-06-05/4406).

Согласно п. 84 Инструкции № 162н положительная (отрицательная) переоценка выданных под отчет средств в иностранной валюте отражается по дебету (кредиту) соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту (дебету) счета 0 401 10 176 «Доходы от оценки активов и обязательств».

Оформлять распорядительный документ учреждения допускается на несколько выдач наличных денег одному или нескольким
подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У[2]).

Приложение N 5

Унифицированные формы документов разработаны с применением наименований реквизитов и соответствующих им кодов в соответствии с общероссийскими классификаторами (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации.

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) (далее — Акт о приеме-передаче (ф. 0504101) оформляется при передаче нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями), в том числе: при закреплении права оперативного управления (хозяйственного ведения); передаче имущества в государственную (муниципальную) казну, в том числе при изъятии органом, осуществляющим полномочия собственника государственного (муниципального) имущества, объектов нефинансовых активов из оперативного управления (хозяйственного ведения); при передаче имущества в качестве взноса в уставный капитал (имущественного взноса); при иных основаниях изменения правообладателя государственного (муниципального) имущества, за исключением приобретения имущества на государственные (муниципальные) нужды (нужды бюджетных (автономных) учреждений), продажи государственного (муниципального) имущества.

Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401) применяется для отражения начислений заработной платы работникам учреждения, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца и сумм, причитающихся к выплате в окончательный расчет, а также отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда, и иных сумм удержаний.

Оформляющая часть формы документа содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни (сделки, операции), за его оформление первичным учетным документом, и ответственных за содержащиеся в документе данные (за соответствие содержащихся в документе данных фактам хозяйственной жизни), а также должностных лиц, на которых возложено ведение бюджетного (бухгалтерского) учета, в случаях, когда подпись предусмотрена формой документа (подпись главного бухгалтера (бухгалтера), уполномоченного им лица), либо в случаях, когда в первичном учетном документе предусмотрено отражение данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета. Указанные должностные лица подписывают первичные учетные документы с указанием даты подписания документа.

Применение унифицированных форм электронных первичных учетных документов и электронных регистров бухгалтерского учета согласно разделам 4 и 5 настоящих Методических указаний (далее — унифицированные формы электронных документов), осуществляется при ведении бухгалтерского учета в рамках централизуемых полномочий на бумажном носителе в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Как выдать деньги под отчет по новым правилам в 2022 году

Банк России опубликовал указание от 05.10.2022 № 5587-У, которым скорректировал порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2022 году и ведения кассовых операций. Изменения носят технический, но принципиальный характер. Они направлены на упрощение обращения подотчетной налички. Теперь организации смогут выдавать распорядительный документ на несколько выдач денег одному или нескольким подотчетным лицам. В документе следует указать фамилии и инициалы и суммы наличности и сроки, на которые выданы деньги. В заявлении на выдачу денег под отчет теперь не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы.

В 2022 году вступило в силу несколько поправок, которые касаются документов, подтверждающих расходы подотчетных средств, — чеков — бумажных и электронных. Хотя список, какие документы требовать от подотчетников во втором полугодии, не изменился, — чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении, важно, чтобы предоставленные подтверждения соответствовали уже новым требованиям. Как избежать новые риски в расчетах с подотчетниками — проверять все предоставленные документы на соответствие новым требованиям.

Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2022 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.

Читайте также:  Программа По Жилью Для Многодетных В Свердловской Области

Изменились требования к работе кассиров. Установлено, если обособленное подразделение не хранит наличность и по окончании кассовых операций сдает ее в кассу организации, то такие обособленные подразделения вправе не вести кассовую книгу 0310004. При приеме наличных денег в кассу кассир проводит контроль их платежеспособности в соответствии с указанием Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособные банкноты и монеты кассир обязан принимать. Это, в частности, банкноты и монеты, не содержащие признаков подделки и без повреждений. Не подлежат приему в кассу деньги, имеющие повреждения следующего характера:

В августе 2022 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.

Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

  • секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
  • завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
  • водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
  • бухгалтеры и кассиры предприятий.

Непосредственно составлением приказа может заниматься любой работник, обладающий необходимыми знаниями и навыками: юрисконсульт, кадровик, секретарь. При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.
При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

В связи с большим количеством вопросов по учету бензина продолжим о нем разговор. Раннее мы рассмотрели вопрос о безвозмездном поступлении ГСМ в бюджетное учреждение. Сегодня поговорим о другом способе, не часто используемом в настоящее время. А именно – о покупке ГСМ через подотчётное лицо. Сразу рассмотрим как отражаются данные операции в программном продукте 1С: БГУ редакции 2.0.

В шапке необходимо выбрать вид поступления – «Прочее поступление». Отправитель – это подотчётное лицо, выбирается из справочника «Контрагенты». Получатель – из справочника «Центры материальной ответственности» (сотрудник + место хранения). В нашем примере это один и тот же человек.

Отчет о расходах подотчетного лица (код формы 0504520)

Уведомление о поступлении отчета к проверке формируется на основании представленных подотчетным лицом Документов-оснований, и подписывается ответственным лицом учреждения (ответственным за принятие Документов-оснований и проверку на их соответствие прикрепленным скан-копиям, созданным в электронном формате), в котором работает работник (подотчетное лицо).

В строке «Приложение» подраздела 1.2 «Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема» раздела 1 «Авансовый отчет» подотчетным лицом указывается количество документов, подтверждающих произведенные им расходы, и количество листов принимаемых документов.

Раздел 2 «Отчет о выполненной работе в командировке» формируется при направлении работника (подотчетного лица) в командировку, в котором работник (подотчетное лицо) указывает цель служебной командировки в соответствии с принятым решением о командировании, и результаты выполненной работы.

Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) (далее — Отчет (ф. 0504520) формируется в виде электронного документа и применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании соответствующих электронных документов: Решения о командировании (ф. 0504512), Изменения Решения о командировании (ф. 0504513), Решения о командировании (ф. 0504515), Изменения Решения о командировании (ф. 0504516) (далее — решения о командировании), Решения о компенсации (ф. 0504517) и Заявки на закупку (ф. 0504518) (далее совместно — Документы-основания), в соответствии с которыми принято решение о выдаче денежных средств подотчетному лицу (аванса) для целей, отраженных в указанных документах.

при наличии отклонения расходов, фактически произведенных подотчетным лицом при проезде в отпуск и обратно, провозе багажа, от расходов, предусмотренных в Решении о компенсации (ф. 504517). Отклонения расходов, фактически произведенных подотчетным лицом при проезде в отпуск и обратно, провозе багажа, от расходов, предусмотренных в Решении о компенсации (ф. 0504517), допускаются только в пределах норматива, установленного в соответствии с законодательством Российской Федерации на указанные расходы.

Совсем скоро: электронная; первичка, новые правила оформления и передачи документов

И еще один важный момент: в новых первичных документах многие разделы подписываются сотрудниками, составляющими этот документ, простой ЭЦП; квалифицированной ЭЦП заверять документ будет, в частности, руководитель учреждения. Учитывая, что изготовление квалифицированной подписи значительно более длительное и сложное, новый подход в к оформлению «первички» должен значительно упростить работу.

Обратим внимание, что эти унифицированные формы абсолютно новые, но их назначение, по сути, не ново: например, решения о командировании просто заменят собой кадровые приказы и согласования, которые сейчас составляются на бумаге при направлении сотрудников в командировки, а обоснование закупок малого объема учреждения и раньше формировали, только делали это в порядке, определенном учетной политикой. Обратите внимание: теперь положения, касающиеся формирования таких обоснований из учетной политики нужно убрать.

Расширено количество подлежащих формированию Журналов операций (ф. 0504071). Напомним, сейчас все осуществляемые учреждением финансово-хозяйственные операции подлежат отражению в восьми указанных регистрах. После вступления изменений в силу для обособления операций межотчетного периода и исправления ошибок прошлых лет будут применяться отдельные журналы операций:

Сейчас документ находится на регистрации в Минюсте России . Это значит, что совсем скоро нам предстоят серьезные перемены как в порядке оформления первичных документов и регистров, так и в организации документооборота. Возможно, после регистрации какие-то положения Приказа № 103 будут скорректированы, однако это не мешает нам ознакомиться с основными блоками изменений, утвержденных Минфином России .

Минфин России завершил работу над масштабными поправками в Перечни обязательных к применению унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухучета и Методические указания по их применению, утвержденные Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Необходимость таких изменений обусловлена проводимой централизацией бюджетного учета и переходом к электронному документообороту.

Читайте также:  Минимальная Пенсия В Белгородской Области В 2022

Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». А также делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Выдача наличных денежных средств в порядке возмещения произведенных сотрудникам из личных средств расходов (включая перерасход по авансовому отчету) производится по расходным кассовым ордерам на основании надлежащим образом оформленных документов и авансовых отчетов при наличии разрешительной надписи уполномоченных на это должностных лиц.

При получении подотчетных сумм работник должен написать в командировочном удостоверении расписку в получении денег, которая пишется получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: руб. — прописью, коп. — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Однако следует помнить, что при оплате каких-либо материальных ценностей, работ, услуг (за исключением услуги проживания в гостинице) подотчетное лицо выступает от имени учреждения. Поэтому на него распространяется Указание Центрального банка Российской Федерации от 14 ноября 2001 г. N 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» (далее — Указание). Указанием установлено, что в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке ограничен суммой 60 000 руб.

  1. В графе 1 нужно проставить порядковый номер документа, подтверждающего расходы.
  2. В графе 2 указывается дата оправдательного документа.
  3. В графе 3 указывается индивидуальный номер документа.
  4. В графе 4 отражается наименование организации, предоставившей услугу, название самой услуги и наименование подтверждающего документа.
  5. В графе 5 прописывается сумма расходов, что были произведены.
  6. В графе 6 прописывается сумма расходов в валюте.

2) Отчет заполняется согласно установленной форме. Компания вправе разработать собственный бланк отчетности. За основу можно взять форму Госкомстата АО-1 , которая с 2013 года перестала быть обязательной, но все же продолжает активно применяться работодателями.

В 2022 каждая компания вправе утвердить свой собственный стандарт авансового отчета. В качестве основы может использоваться форма для бюджетных учреждений 0504505 либо единая унифицированная форма АО-1. Актуальный образец заполнения авансового отчета приведен ниже в нашей статье.

1) Отчет нужно сдать в срок, предусмотренный внутренним локальным актом организации. До 30.11.2022 года действовало требование о сдаче документа в течение 3 дней с момента: завершения периода, на который были выданы деньги; выхода подчиненного на работу (если срок выдачи денег истек в период болезни работника); возвращения сотрудника из командировки. Однако 30.11.2022 правило о 3-дневном сроке было отменено по указанию Банка России №5587-У от 05.10.2022. Работодатели вправе устанавливать собственные временные отрезки.

Организация имеет право доработать унифицированную форму, в том числе, расширить или сузить графы и строки, ввести дополнительные строки или вкладные листы. Любые такие изменения следует оформлять приказом руководителя. Различные министерства и ведомства также могут разрабатывать инструкции, в которых будет урегулирован порядок подготовки отчетности за командировку, закупку товаров или расчеты с контрагентами, а также утвержден образец такого отчета. Например, в МВД есть приказ №268 по зарубежным командировкам военнослужащих, работников органов внутренних дел. В качестве приложения к приказу используется форма авансового отчета по командировке.

Согласно п. 16 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 при повышении в учреждении или его отдельных подразделениях тарифных ставок, должностных окладов всех работников средний заработок следует скорректировать на коэффициент повышения, который применяется в зависимости от того, в какой момент произошло повышение тарифных ставок (окладов):

– начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;

В нашем случае сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса (368 руб.) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40 руб.), поэтому вся сумма удержана в одном месяце. В том случае если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Все командировочные расходы, кроме суточных, признаются в размере фактических затрат при условии их подтверждения первичными документами. Поэтому проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относится к расходам, принимаемым к учету. Так как фактически такие расходы понесены только на приобретение двух билетов (на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы), то и учитывать необходимо только расходы на приобретение этих двух проездных билетов.

Минфин России неоднократно указывал, что приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. Параллельно составлять два документа по одному факту хозяйственной деятельности не требуется (письма Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158, от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442, от 17.05.2006 № 03-03-04/1/469).

Раздел 2 «Отчет о выполненной работе в командировке» формируется при направлении работника (подотчетного лица) в командировку, в котором работник (подотчетное лицо) указывает цель служебной командировки в соответствии с принятым решением о командировании, и результаты выполненной работы.

В строке «Приложение» подраздела 1.2 «Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема» раздела 1 «Авансовый отчет» подотчетным лицом указывается количество документов, подтверждающих произведенные им расходы, и количество листов принимаемых документов.

Уведомление о поступлении отчета к проверке формируется на основании представленных подотчетным лицом Документов-оснований, и подписывается ответственным лицом учреждения (ответственным за принятие Документов-оснований и проверку на их соответствие прикрепленным скан-копиям, созданным в электронном формате), в котором работает работник (подотчетное лицо).

Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) (далее — Отчет (ф. 0504520) формируется в виде электронного документа и применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании соответствующих электронных документов: Решения о командировании (ф. 0504512), Изменения Решения о командировании (ф. 0504513), Решения о командировании (ф. 0504515), Изменения Решения о командировании (ф. 0504516) (далее — решения о командировании), Решения о компенсации (ф. 0504517) и Заявки на закупку (ф. 0504518) (далее совместно — Документы-основания), в соответствии с которыми принято решение о выдаче денежных средств подотчетному лицу (аванса) для целей, отраженных в указанных документах.

при наличии отклонения расходов, фактически произведенных подотчетным лицом при проезде в отпуск и обратно, провозе багажа, от расходов, предусмотренных в Решении о компенсации (ф. 504517). Отклонения расходов, фактически произведенных подотчетным лицом при проезде в отпуск и обратно, провозе багажа, от расходов, предусмотренных в Решении о компенсации (ф. 0504517), допускаются только в пределах норматива, установленного в соответствии с законодательством Российской Федерации на указанные расходы.

Adblock
detector