Госслужащий в отеле расплатился безналом какие документы для авансового отчета

Госслужащий в отеле расплатился безналом какие документы для авансового отчета

Обоснование вывода:
Нормами трудового законодательства предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 14 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение о командировках). Работникам коммерческих организаций такие расходы возмещаются в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ). Возмещение осуществляется на основании авансового отчета с приложением документов о найме жилого помещения, подтверждающих эти расходы (п. 26 Положения о командировках, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Конкретный перечень документов, подтверждающих факт несения расходов по найму жилого помещения, на законодательном уровне не установлен. По сути, это могут быть любые документы, из которых следует, что в период командировки сотрудник действительно проживал в гостинице (или ином жилом помещении) и данное проживание было оплачено.

По общему правилу факт расчетов, в частности оплаты товаров (работ, услуг) наличными деньгами и (или) в безналичном порядке (в том числе с использованием платежных карт), должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами кассовыми чеками или бланками строгой отчетности (п.п. 1, 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», далее — Закон N 54-ФЗ).
Пунктом 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085 (далее — Правила предоставления гостиничных услуг) также установлено, что при осуществлении расчетов с потребителем исполнитель выдает потребителю кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.
Кассовый чек, как прямо следует из Закона N 54-ФЗ, является первичным учетным документом и подтверждает факт расчетов (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ). При этом кассовый чек или бланк строгой отчетности, направленный покупателю (клиенту) в электронной форме на предоставленные покупателем до момента расчета абонентский номер либо адрес электронной почты, приравнивается к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанному контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе (п. 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
Таким образом, в рассматриваемом случае факт оплаты гостиничных услуг документально подтвержден (кассовым чеком).

В рассматриваемой ситуации сотрудник забронировал проживание в гостинице через веб-сайт www.booking.com*(1). Booking.com B.V. — (компания, зарегистрированная в Амстердаме, Нидерланды) оказывает услугу онлайн-бронирования объектов размещения. Правила и условия, на которых данная компания оказывает свои услуги, размещены на сайте: https://www.booking.com/content/terms.ru.html. В соответствии с данными правилами с момента совершения бронирования компания Booking действует исключительно как посредник между потребителем и поставщиком поездок, передавая соответствующие данные бронирования соответствующим поставщику(ам) поездок и отправляя потребителю электронное подтверждение от имени поставщика поездок. Booking.com не (пере)продает, не арендует и не реализует какие-либо поездки, продукты или услуги.
Положениями п. 3 Правил предоставления гостиничных услуг установлено, что под бронированием понимается предварительный заказ мест и (или) номеров в гостинице заказчиком (потребителем). При этом потребитель (заказчик) вправе аннулировать заявку. Порядок и форма отказа от бронирования устанавливаются исполнителем (организацией или ИП, предоставляющими потребителю гостиничные услуги) (п. 17 Правил предоставления гостиничных услуг).
Таким образом, наличие документа «Подтверждение бронирования», свидетельствует лишь о факте бронирования места в гостиницы через платформу Booking.com, но не о факте проживания человека в данной гостинице. Данный документ потребитель получает в электронном виде сразу после того, как забронирует номер с помощью сайта www.booking.com, однако в дальнейшем он может отменить данное бронирование или просто не заехать в гостиницу.
Поэтому такой документ, как «Подтверждение бронирования», не может рассматриваться в качестве документа, подтверждающего факт проживания сотрудника в гостинице.
На территории РФ гостиничные услуги оказываются в соответствии с договором об оказании гостиничных услуг. Данный договор заключается при предъявлении потребителем документа, удостоверяющего его личность (п. 19 Правил предоставления гостиничных услуг), подписывается двумя сторонами (потребителем и исполнителем гостиничных услуг) (п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг).
Пунктом 7 Положения о командировках установлено, что при проживании в гостинице фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг.
В соответствии с п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг договор на оказание гостиничных услуг должен содержать следующие сведения:
а) наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество (если имеется), сведения о государственной регистрации);
б) сведения о заказчике (потребителе);
в) сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
г) цену номера (места в номере);
д) период проживания в гостинице;
е) иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).
При этом в вопросе о форме договора надлежит руководствоваться положениями ст. 434 ГК РФ (в их взаимосвязи с нормами ст. 432 ГК РФ), в частности, исходить из того, что письменная форма договора (п. 2 ст. 434 ГК РФ) считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 438 ГК РФ. Согласно этой норме совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.
Иными словами, при уплате соответствующей суммы письменная форма договора считается соблюденной (письмо Роспотребнадзора от 11.01.2016 N 01/37-16-29 «О разъяснении отдельных положений Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации»).
Следовательно, документы, подтверждающие оплату за проживание в гостинице (кассовый чек либо БСО), отвечающие требованиям Закона N 54-ФЗ, могли бы рассматриваться не только в качестве документов, подтверждающих факт оплаты гостиничных услуг, но и в качестве документов, подтверждающих факт проживания.
В то же время согласно п. 4 ст. 421 ГК РФ условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (ст. 422 ГК РФ). Как определено п. 1 ст. 422 ГК РФ, договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент его заключения.
Правилами предоставления гостиничных услуг предусмотрено наличие в договоре определенных реквизитов, Положение о командировках, как было сказано выше, в качестве документа, подтверждающего заключение договора на оказание гостиничных услуг, называет любой документ, содержащий сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг.
В связи с этим мы полагаем, что в документ, используемый в качестве договора, должны быть включены сведения, указанные в п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг, то есть такие специфические сведения, как перечисленные в п.п. «в»-«д», а именно сведения о предоставляемом номере (месте в номере); цену номера (места в номере); период проживания в гостинице.
Из п. 7 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ следует, что кассовый чек и БСО, помимо обязательных реквизитов, установленных для них этим законом, могут содержать любые иные дополнительные реквизиты, с учетом особенностей сферы деятельности, в которой осуществляются расчеты (смотрите также письмо ФНС России от 19.02.2019 N ЕД-4-20/2826).
Соответственно, на наш взгляд, документы, подтверждающие факт оплаты (чек ККМ или БСО), могут рассматриваться в качестве документа, подтверждающего факт проживания в гостинице, только в случае, если в него включены все сведения, перечисленные в п.п. «в»-«д» п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг. В этом случае письменная форма договора будет соблюденной и кассовый чек (БСО) будет выполнять одновременно роль договора и роль документа об оплате.
Если указанных в п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг реквизитов в кассовом чеке, приложенном сотрудником к авансовому отчету, не содержится, на наш взгляд, говорить о документальном подтверждении факта проживания в гостинице не приходится.
Вместе с тем, по нашему мнению, подтвердить косвенно факт проживания работника в командировке могут проездные документы, приказ о направлении в командировку и т.п.
Как было сказано выше, в силу ст. 168 ТК РФ и принимая во внимание п.п. 11 и 14 Положения о командировках, работодатель обязан возместить расходы работника по найму жилого помещения независимо от наличия или отсутствия подтверждающих документов, установив порядок и размеры такого возмещения коллективным договором или локальным нормативным актом (апелляционное определение СК по гражданским делам Пермского краевого суда от 04.02.2015 N 33-323/2015). Таким образом, при наличии в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, приказ по организации) положений о нормах возмещения командированным работникам расходов по найму жилья во время командировки организация обязана возместить работнику расходы по найму жилья в пределах установленных норм даже в том случае, если документы на стоимость проживания отсутствуют.

Читайте также:  Субсидия на квартиру кому положена 2021 москва сумма таблица

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возмещение сотруднику расходов на проживание в гостинице осуществляется на основании представленных им документов, подтверждающих факт оплаты гостиничных услуг и факт проживания работника в период нахождения в командировке в данной гостинице.
В рассматриваемом случае факт оплаты гостиничных услуг документально подтвержден кассовым чеком. В качестве документа, подтверждающего факт проживания сотрудника в гостинице, данный кассовый чек может выступать в том случае, если в него включены все сведения, которые в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг должен содержать договор на оказание гостиничных услуг.
При наличии в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, приказ по организации) норм возмещения командированным работникам расходов по найму жилья во время командировки организация обязана возместить работнику расходы по найму жилья в пределах установленных норм даже в том случае, если документы на стоимость проживания отсутствуют.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Вопрос: Организация имеет бизнес-счет, к нему выпущена банковская карта на имя секретаря организации. Секретарь бронирует гостиницы (как в России, так и за рубежом), в том числе на сайте Booking.com, и покупает авиа- и железнодорожные билеты. Средства в оплату проживания и проезда списываются с бизнес-счета организации. Организация получает электронные билеты. Авансовые отчеты и документы, подтверждающие командировочные расходы, представляются. Каковы риски организации при совершении таких операций? Какие подтверждающие проживание документы необходимо иметь для включения расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.)
— Вопрос: Сотрудник автономного учреждения согласно приказу направлен в загранкомандировку. Бронирование гостиницы (на территории иностранного государства) с полной оплатой стоимости проживания было произведено при помощи специализированного интернет-сайта (Booking.сom). Оплата данных услуг произведена с личной банковской карты командированного сотрудника. Можно ли учесть данные затраты для целей налогообложения прибыли? Необходимо ли начислить НДФЛ на выплаты сотруднику? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2019 г.)

Как было указано ранее, документом, подтверждающим оказание услуг по проживанию, может служить акт оказанных услуг. Поскольку унифицированной формы акта оказанных услуг законодательством не предусмотрено, то он оформляется в произвольной форме с соблюдением требований ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В рассматриваемой ситуации такой акт гостиницей не представлен.

— бланки строгой отчетности, изготовленные типографским способом или с использованием автоматизированных систем (письма Минфина России от 18.08.2010 N 03-03-06/1/556, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400). Здесь же отметим, что бланки строгой отчетности (БСО), которые применяются гостиницами в настоящее время, оформляются только при оказании услуг населению при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 Положения N 359).

Пункт 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490 (далее — Правила), устанавливает, что при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

Следовательно, НК РФ не устанавливает закрытый перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций. Решение вопроса о возможности учета тех или иных расходов в целях налогообложения прибыли зависит от того, подтверждают документы, имеющиеся у налогоплательщика, факт осуществления заявленных им расходов или нет. Аналогичное мнение нашло отражение в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 N Ф07-10512/2010.

Если организация оплатила проживание командированных сотрудников в гостинице по безналичному расчету, то нужно ли упоминать в их авансовых отчетах услуги гостиницы и может ли документом, подтверждающим их оказание, для целей налогообложения прибыли служить счет за проживание, распечатанный на принтере? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Марина Пивоварова и Елена Мельникова.

Какие документы можно принять к авансовому отчету 2021

Изменения по подотчетным суммам в 2021 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Важно! В 2021 году допускается использовать электронные чеки в качестве подтверждения. Например, если закупка оформлялась через интернет, и продавец прислал электронный БСО об оплате. Достаточно распечатать электронный чек и предоставить его вместе с отчетом в бухгалтерию. Главное, чтобы фискальный документ соответствовал требованиям закона № 54-ФЗ.

Если организация примет решение не применять командировочные удостоверения, то для подтверждения суточных необходимо к авансовому отчету по командировке приложить бухгалтерскую справку произвольной формы. Форму справки следует утвердить в составе учетной политики.

1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года.

В табличной части необходимо указать сведения о наличии остатка, перерасходе по предыдущему авансу (если он есть), а также сумму текущего аванса. Указывается общая сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма остатка либо перерасхода и информация о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.

Корпоративная карта

Кроме этого, корпоративную карту можно привязать к отдельному счету для определенной категории расходов. Например, можно открыть «топливный счет» и привязать к нему карту, которой водитель оплачивает бензин. Купить другой товар или снять наличные в банкомате по такой карте нельзя. Если компания оформляет отдельный счет для корпоративной карты, то на него переводят деньги с основного счета компании.

Чтобы оформить корпоративную карту, руководитель пишет заявление в банк. Если карту получают на новый счет — надо отправить уведомление в налоговую, сделать это необходимо не позднее семи рабочих дней со дня открытия карточного счета. Если карту привязывают к существующему счету — уведомление отправлять не надо.

Корпоративную, или бизнес-карту, привязывают к счету компании. Например, к расчетному счету можно привязать карту, которой пользуются руководитель и главный бухгалтер. Они могут расплатиться картой за товар, рассчитаться за услуги, снять наличные в банкомате. Но за снятие наличных придется отчитаться, как за подотчетные деньги.

Бывают ситуации, когда сотрудник оплачивает корпоративные расходы. Например, расплачивается личной картой за канцтовары или подотчетными деньгами за отель в командировке. Чтобы подтвердить расходы, сотруднику и бухгалтеру приходится оформить множество документов. Сократить документооборот помогает корпоративная карта для юридических лиц — им не нужно снимать наличные с расчетного счета компании, выдавать сотруднику подотчетные суммы, заполнять ордера и ведомости.

Корпоративная карта действует до трех лет. Когда срок истекает, банк перевыпускает карту и присылает руководителю уведомление, когда и где ее можно забрать. Если карту нужно закрыть, пока не истек срок ее действия, — руководитель уведомляет банк о своем решении. Для этого в мобильном приложении нужно открыть «Настройки» и выбрать операцию «Закрыть карту».

Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

  • наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
  • наименование фрахтовщика;
  • дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
  • стоимость пользования легковым такси;
  • фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

  • билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
  • подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
  • документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
  • страховые полисы на поездку;
  • документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
  • документы об оплате получения виз.

В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Товарные накладные, которые представляются к отчету, необходимо составлять от имени организации, а не физлица-работника, иначе расходы по ним будет сложно отнести к затратам компании.

Законодательство не ограничивает размер сумм, которые может выдавать организация в подотчет, они могут быть весьма значительными, но учитывать в авансовом отчете необходимо и самые небольшие выданные суммы. При этом необходимо помнить о законодательно установленных нормах по наличным расчетам между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями — не более 100 тысяч рублей по одному договору. Если нужно закупить товары, материалы большими партиями, подотчетному лицу необходимо заранее позаботиться о согласовании с контрагентами заключение договоров на каждую партию, не превышающую указанный лимит расчетов наличными. На безналичные расчеты это ограничение не распространяется.

Читайте также:  Выплаты и пособия опекунам и опекаемым в московской области

Составление авансового отчета обязательно сопровождается приложением к нему документов, подтверждающих осуществленные расходы. Такими документами могут быть не только кассовые чеки, но также БСО, квитанция к ПКО и товарные чеки. Оформление ПКО происходит на бланке утвержденной формы, а к реквизитам БСО и товарных чеков, не имеющих подобных форм, существуют определенные требования.

В главных нормативных актах, устанавливающих необходимость формирования авансовых отчетов, ничего не сказано о том, что к соответствующему документу должны прилагаться кассовые чеки. Вместе с тем следует отметить, что в структуре формы АО-1, предлагаемой постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 в качестве унифицированной формы для составления авансового отчета (как и в ее аналоге, применяемом для бюджетных учреждений, — форме 0504505, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), есть графы, куда нужно вносить сведения о документах, подтверждающих расходы. В форме АО-1 необходимо фиксировать название данных документов, их номера и даты, в форме 0504505 — номера, даты, а также содержание расходов.

Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю , но не уточняется, какими именно.
В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).

Возмещать работнику расходы или нет в данной ситуации целиком зависит от решения руководителя, поэтому даже при отсутствии оправдательных документов бухгалтерия компании на основании письменного распоряжения руководителя принимает авансовый отчет от работника, где подтверждающим документом может являться объяснительная записка, в которой указываются обстоятельства и причины отсутствия бумаг.

Решения для управления

Исключение составляют только командировки на территорию иностранного государства, из которых работник возвращается на территорию РФ в тот же день. В этом случае суточные выплачиваются в размере 50% нормы суточных, определенной коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Постановления №749).

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ООО по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц и налогом на прибыль организаций сумм суточных, выплачиваемых при направлении работников в служебные командировки, и в соответствии со статьей 34_2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) разъясняет следующее.

Министерство финансов Российской Федерации
ДЕПАРТАМЕНТ НАЛОГОВОЙ И ТАМОЖЕННО-ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКИ
ПИСЬМО
от 26 декабря 2012 года N 03-04-06/6-368
О налогообложении НДФЛ и налогом на прибыль организаций сумм суточных, выплачиваемых при направлении работников в служебные командировки

Положениями указанной статьи предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

В соответствии с регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 23.03.2005 N 45н, в Минфине России, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения организаций по разъяснению (толкованию норм, терминов и понятий) законодательства Российской Федерации и практики его применения, по практике применения нормативных правовых актов Минфина России, по проведению экспертизы договоров, учредительных и иных документов организаций, по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Как оформить авансовый отчет без подтверждающих документов

Однако с 2013 года были внесены изменения в нормативные документы, где было отменено обязательное применение унифицированной формы АО-1. На сегодняшний день многие организации продолжают использовать старый бланк для оформления документа «Авансовый отчет», где заполняются две стороны печатной формы: титульная сторона и оборотная сторона.

Когда выдаются деньги подотчетному лицу, то по бухгалтерскому учету формируется проводка по дебету счета 71 и корреспондируется со счетами учета ДДС. А при отражении авансового отчета формируется проводка по кредиту счета 71 и корреспондируется со счетами затрат или счетами учета по приобретенным ценностям.

Чтобы выдать наличные или безналичные денежные средства подотчетному лицу, необходимо оформить документ «Расходный кассовый ордер» (Дт 71.01 – Кт 50.01) или документ «Списание безналичных ДС» (Дт 71.01 – Кт 51) с обязательным выбором вида операции «Выдача подотчетнику», и эти денежные средства могут быть потрачены на любые цели.

Реализована возможность двухэтапного ввода информации об израсходованных суммах. В связи с этим для документа «Авансовый отчет» используется статусы: «Подготовлено» и «Утверждено». Использование статусов определяется функциональной опцией при настройке системы.

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

  • на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
  • на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
  • на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Таким образом, при выписке, то есть по завершении пребывания в отеле, сотрудник должен получить отчетную документацию, отражающую факт его проживания в установленный период времени. Если принимающая сторона осуществляет контрольно-кассовый расчет, то она предоставляет счет за гостиничные услуги. При этом в чек могут быть включены и дополнительные услуги (пп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ).

Оплата проживания в гостинице в командировке регулируется не только действующим законодательством, но и внутренними нормативами. Руководитель должен закрепить порядок направления в командировку, сдачи отчетности и возмещения расходов за поездку в коллективном договоре, положении о командировках и иными правовыми актами.

Оплата гостиницы в командировке может производиться работником за счет своих средств, которые ему потом возместят на рабочем месте, либо за счет предварительно выделенных денег на командировочные расходы (ПП РФ № 749 от 13.10.2008). Согласно ПП РФ № 1085 от 09.10.2015, все гостиничные услуги в обязательном порядке подтверждаются чеком или иным бланком строгой отчетности, следовательно, отель обязан предоставить счет или иной регистр, демонстрирующий факт проживания работника в командировке.

Каждый работник, отправленный в командировку на несколько дней, имеет право претендовать на возмещение своих затрат на жилье (ст. 168 ТК РФ). Отчетные документы для командировочных официально подтверждают приезд и отъезд работника в место пребывания во время поездки. Если работник остановился в гостинице, то он может предоставить в бухгалтерию для возмещения:

Служащий формирует и предоставляет работодателю авансовый отчет в течение трех дней по возвращении из командировки. В составе авансового отчета должен быть и счет (чек) от отеля. Бухгалтер примет бланк только в том случае, если он будет корректно заполнен. По общему правилу, в такие отчетные бланки должны быть включены следующие сведения:

Читайте также:  Парковка для инвалидов 3 группы 2021 год новые правила

Отвечая на этот вопрос, чиновники ссылаются на Положение об эмиссии платежных карт, утв. ЦБ РФ 24.12.04 № 266-П. В пункте 3.1 Положения сказано следующее. При совершении операции с использованием платежной карты составляется документ на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Он является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и подтверждает их совершение. Документом на бумажном носителе может быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции, уточняют в Минфине. Далее авторы письма делают следующий вывод. Чтобы подтвердить факт расходов, оплаченных в командировке банковской картой, работник должен приложить к авансовому отчету вышеназванные документы, подтверждающие совершение операции по карте.

Как известно, затраты на командировки можно учитывать в расходах на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса при условии, что они документально подтверждены и экономически обоснованы. Документальным подтверждением командировочных расходов является авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Какие документы должны быть в наличии, если работник оплатил проживание в гостинице не наличными, а своей банковской картой?

Такая же позиция выражена в письме ФНС от 22.06.11 № ЕД-4-3/9876. Причем налоговики считают, что затраты на командировки можно признать даже в том случае, если деньги списаны с банковской карты иного лица. Но в этом случае необходимо подтвердить, что командированный сотрудник возместил такому лицу понесенные затраты. Например, это может быть расписка о возврате средств (см. « Командировочные расходы сотрудника можно учесть при налогообложении прибыли, даже если они оплачены банковской картой другого лица »).

Как подтвердить проживание в командировке: документы

При зарубежной командировке отель тоже выдает документы. И при подготовке авансового отчета счета отеля необходимо построчно перевести на русский язык. Это следует из п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Если работник не смог предоставить оправдательные документы расходов на проживание в квартире (гостинице), например, по причине утери, работодатель может возместить ему данные затраты. Однако при налогообложении прибыли данные расходы принимать нельзя.

Также работодатель может заключить договор на аренду квартиры для своих работников – для организации условий их проживания в командировке. Особенно это актуально для долгосрочных или частых командировок. Квартиру можно арендовать как у физических, так и у юридических лиц. В этом случае заключают договор аренды. А по окончании срока аренды (или срока, прописанного в договоре) арендодатель может выдавать акт на аренду. В этом случае отчетные документы за проживание также будут выписаны на компанию, а не на командированного работника.

Если работник предоставил договор аренды и документ оплаты (например, выписку с банковской карты или онлайн-чек), данные расходы можно учитывать для налога на прибыль. НДФЛ и страховые взносы с данных сумм начислять не нужно в соответствии с п. 1 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 264 и п. 2 ст. 422 НК РФ.

Если работник привез из командировки счет гостиницы, в котором выделено отдельной строкой питание, то данные расходы принять в целях налогового учета нельзя. А стоимость питания надо обложить НДФЛ и страховыми взносами согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичную позицию занимает Минфин (письмо от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263).

Как отчитаться подотчетнику при бронировании гостиницы через Интернет, на

Нормами трудового законодательства предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 14 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение о командировках). Работникам коммерческих организаций такие расходы возмещаются в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ). Возмещение осуществляется на основании авансового отчета с приложением документов о найме жилого помещения, подтверждающих эти расходы (п. 26 Положения о командировках, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Таким образом, наличие документа «Подтверждение бронирования», свидетельствует лишь о факте бронирования места в гостиницы через платформу Booking.com, но не о факте проживания человека в данной гостинице. Данный документ потребитель получает в электронном виде сразу после того, как забронирует номер с помощью сайта www.booking.com, однако в дальнейшем он может отменить данное бронирование или просто не заехать в гостиницу.

Конкретный перечень документов, подтверждающих факт несения расходов по найму жилого помещения, на законодательном уровне не установлен. По сути, это могут быть любые документы, из которых следует, что в период командировки сотрудник действительно проживал в гостинице (или ином жилом помещении) и данное проживание было оплачено.

При возвращении из командировки сотрудник коммерческой организации представил чек ККТ за проживание в гостинице, оплаченный через Интернет, и документ о бронировании. Счет за проживание в гостинице выдан не был, так как проживание было заказано через сайт www.booking.com.

В то же время согласно п. 4 ст. 421 ГК РФ условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (ст. 422 ГК РФ). Как определено п. 1 ст. 422 ГК РФ, договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент его заключения.

Какие документы предоставляют для выплаты командировочных

В любой гостинице, независимо от ее принадлежности частному лицу или какой-либо организации, существует документооборот в рамках существующего законодательства. Основная деятельность отеля – оказание качественных услуг клиентам. Все они фиксируются документально, это дает возможность для устранения множества конфликтов и спорных вопросов. В зависимости от внутренних правил и устава внешний вид бланков может отличаться. Бумаги, которые проживающий запрашивает у администрации отеля, могут быть представлены в двух вариантах:

Многие коммерческие и бюджетные предприятия используют такую форму выполнения служебных обязанностей, как командировки. Такая поездка по распоряжению руководства имеет определенный срок и оплату. Но для того чтобы выплата была произведена, все расходы (в том числе и на проживание) нужно подтвердить документально. Бумаги следует представить в бухгалтерию и оформить в соответствии с установленным порядком. Это основное правило для всех сотрудников, работающих на выезде.

Расходы, понесенные работником предприятия и возмещенные впоследствии работодателем, НДФЛ не облагаются. Не начисляются на данную сумму и страховые взносы (ст. 217, п. 3 НК РФ). Самое главное – находясь в поездке, собирать все возможные документы, подтверждающие расходы на проживание. Но в Налоговом кодексе нет четкого перечня бумаг, которые являются достаточным подтверждением, что оплата производилась именно за командировочное жилье. Просто необходимо следить, чтоб все было оформлено в соответствии с правилами бух.учета.

При проживании в гостинице в качестве доказательства произведенных выплат необходимо будет представить определенные документы. Отчет – это основа для ведения многих направлений в делопроизводстве. Такая бумага о командировочных расходах – основание для начисления компенсационных средств.

Выезжая за пределы города в связи со служебной надобностью и по поручению руководителя, работник заранее обязан позаботиться о том, чтобы по возвращении все свои расходы можно было подтвердить документально. Изначально у командировочного сотрудника должно присутствовать в наличие специальное удостоверение:

Командированный перечисляет все документы, которые подтверждают командировочные расходы: билеты, кассовые чеки, счета-фактуры, договор аренды и т.д. Для каждого документа прописывает наименование и сумму трат. Важно, чтобы суммы, указанные в чеках и других документах, совпадали с данными в таблице. Чеки и билеты должны быть прикреплены к отчету.

Для подтверждения проживания распечатывают бронь гостиницы, прикладывают счет из гостиницы и кассовый чек, а если у владельца нет кассовой машины, то счет-фактуру — квитанцию, заполненную от руки и заверенную печатью. Если командированный снимал частную квартиру, ему нужно получить подписанный хозяином договор и акт об оказанной услуге, в которых прописаны сроки проживания и сумма оплаты.

В авансовом отчете работник отчитывается о тратах, совершенных в связи с командировкой. Этот документ свидетельствует о целевом расходовании средств компании и должен быть подкреплен соответствующими документами: чеками, билетами, договором аренды и так далее. Их нужно указать в отчете и приложить к нему же в качестве доказательств.

Если от выданных авансом средств есть остаток, командированный должен сдать их в бухгалтерию. Если же он потратил больше, чем предполагалось (при условии, что траты были обоснованы и согласованы), то сумму перерасхода ему компенсируют — например, начисляют со следующей выплатой зарплаты.

Если компания либо сотрудник уже успели потратить средства на организацию командировки, то авансовый отчет необходимо оформить и вписать туда понесенные расходы. Подробный порядок описан в статье. Отчет нужно сдать в течение 3 дней после выхода приказа об отмене командировки.

Adblock
detector