Оформление протокола заседания комиссии образец
Образец протокола заседания комиссии
Имеются и некоторые нюансы, давайте поговорим о них. Дата протокола, которая указывается при помощи слов и цифр, должна совпадать с датой заседания, даже если сам документ оформлялся позднее. Производится раздельная регистрация каждого вида протокола, а номера начинают присваивать с начала года. Номер протокола также может включать буквенный индекс. Если проводилось совместное заседание, то номер может быть составным, то есть через дробь.
Как правило, протокол составляют на основании записей, которые велись во время заседания или на основании материалов, переданных секретарю на заседание. Для оформления протокола используют общие бланки, формат которых закреплен инструкцией по делопроизводству, или же на обыкновенных листах А4. Ниже вы найдете образец протокола заседания комиссии, где представлены все необходимые реквизиты документа, а также их расположение.
В данной статье мы предлагаем вашему вниманию образец, который представляет собой полный протокол заседания комиссии. Протоколы имеют одинаковые правила оформления, которые не зависят от вида конкретного заседания. Таким образом, одинаково оформляются заседания аттестационных или экспертных комиссий, рабочих групп или комитетов и т.д., если соответствующие нормативные акты не регламентируют это специально.
Принятое решение должно быть сформулировано в форме, которая установлена в распорядительных документах. Например, «утвердить положение», «подготовить решение» и т.п. Если на заседании были даны поручения, то также должны быть указаны ответственные исполнители и сроки исполнения. Если есть необходимость, то могут быть приведены итоги голосования, которые указываются в постановляющем разделе. Например, так: «за» — 7 голосов, «против» — нет, «воздержалось» — 3 голоса, решение принято 7 голосами.
При написании фамилий следует внимательно относиться к падежам, например, слушали – кого? После фамилии в текст протокола необходимо включить основное содержание выступления. Данный текст необходимо излагать в прошедшем времени и от третьего лица в единственном числе, например: «предложил», «ознакомил», «отметил» и т.д. Также их можно оформить как отдельные приложения к протоколу.
Выписка из протокола заседания комиссии
На предприятиях и в организациях работа всевозможных комиссий не такое уж и редкое явление. Обычно в состав комиссий включается несколько сотрудников компании, которые профессионально решают поставленные перед ними задачи. Комиссии бывают учредительные, аттестационные, приемочные, инвентаризационные, они собираются по поводу конференций, семинаров и т.д. При этом работа любой комиссии обязательно фиксируется в специальном протоколе. В него заносятся сведения о том, кто входит в комиссию, какие цели перед участниками были поставлены, каким образом они были достигнуты и решение комиссии.
Некоторые работники организаций ошибочно полагают, что копия и выписка – это одно и то же. Это не совсем так. Между ними есть принципиальное отличие: копия – это абсолютно идентичный оригиналу документ, который делается обычно при помощи копировальной техники. Выписка же – это только некоторая часть оригинала и достаточно часто формируется она от руки (когда из документа берутся только те куски текста, которые требуются в каком-то конкретном случае).
Чтобы получить требуемую выписку от заинтересованного лица, должен поступить соответствующий запрос или заявление в письменном виде с обозначением причин, по которым ему нужен данный документ и указанием учреждения, для предоставления в которое он понадобился.
Протоколы условно можно поделить на два типа. К первому относятся краткие протоколы – они обычно применяются для регистрации работы комиссий, созванных в оперативном порядке, в том числе и незапланированных заранее. В них вносится только та информация, которая касается обсуждаемых вопросов, мнения участников и общего решения. А вот в полных протоколах сведения более объемны. В них вписываются не только основные данные, но и вся процедура заседания, включая подробное обсуждение, реплики, мнения, ход голосования, итоги. На таких заседаниях с полным протоколом всегда есть председатель, который им руководит и секретарь, который во всех деталях фиксирует происходящее. Иногда полный протокол может достигать нескольких страниц.
Если говорить о практике, которая имеет широчайшее распространение, то выписки из протоколов заседаний помогают руководству компаний осуществлять деятельность по организации работы своих предприятий, контролировать работу производств, регулировать выполнение распоряжений, приказов (иногда выписки даже являются своего рода их заменителем) и т.д.
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается по центру, последняя строка подчеркивается. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т.д.). Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами.
Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.
Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.
После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу.
Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.
Протокол отражает суть встречи, ее особенности и решения, на ней принятые. Последний, в свою очередь, должны быть донесены до всех заинтересованных лиц. Входит в число документов, имеющих особую важность. Вследствие этого документы подлежат хранению в архиве сроком не менее 10 лет.
- список присутствующих на встрече лиц – с указанием их инициалов и должности;
- перечень вопросов, подлежащих обсуждению;
- подробная информация о каждом рассмотренном вопросе;
- результаты голосования (при условии проведения такового);
- принятые решения по каждому вопросу.
В процессе профессиональной деятельности компании периодически требуется принятие различных решений, для которых собирается соответствующее заседание комиссии. Для документальной фиксации решений, принятых на проведенном мероприятии, оформляется протокол.
Все виды протоколов оформляются и составляются по одному общему принципу. Информация, в них отраженная, должна быть содержательной, полной и достоверной. К оформленному должным образом протоколу заседания комиссии прикладываются дополнения. В качестве таковых могут выступать различные доклады, справки и другие материалы.
Протокол заседания комиссии представляет собой документ, в котором отражается ход и результат обсуждения встречи. Документ одновременно несет в себе несколько характеристик – он является как информационной, так и распорядительной бумагой. Объясняется это тем, что в нем отражается ход заседания и его результат, то есть постановляющую часть.
Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа. Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.
На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.
- кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
- кто вёл протокол;
- кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
- кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
- какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.
Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.
- Краткая, в тексте которых указывается лишь постановление.
- Сокращённая, в тексте которых печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается решением или постановлением.
- Полная, в тексте которых кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания.
- Стенографическая, форма протокола составляется на основе стенографического отчёта: о заседании (стенограммы) и дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
