Главная / Наследственное право / Чеки Для Авансовых Отчётов 2023

Чеки Для Авансовых Отчётов 2023

Содержание

1 Формат кассового чека с года
2 Образец заполнения авансового отчета в 2023 — 2023 годах
3 Авансовый отчет: что можно принять к учету
4 Отражение расходов в учете
5 Новый авансовый отчет в 2023 году с изменениями
6 Требования к чекам для авансового отчета 2023

документ выцвел, реквизиты нечитаемы;
ФКЧ не содержит обязательных реквизитов;
содержание операции по платежке не соответствуют подотчету, например оплата гостиничного номера не совпадает с датами командировки;
документ поврежден, часть обязательных реквизитов утрачена.

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2023 (ред. от 29.08.2023). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

наименование организации и ИНН;
дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
наименование документа и признак расчета;
регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
форма расчета;
ставка и сумма НДС;
система налогообложения;
код товара.

Формат кассового чека с года

Наличие вышеперечисленных реквизитов в чеке обязательно при расчетах потребителей. Кроме того, квитанции могут содержать дополнительную информацию, в зависимости от особенностей деятельности, которую ведет продавец. Так, к примеру, предприятия и ИП на ОСН печатают в чеках сумму НДС, а продавцы маркированной продукции обязаны напротив названия указывать специальный знак. Внимательно проверьте, все ли перечисленные реквизиты содержатся в ваших чеках.

Итак, что должен содержать кассовый чек в 2023 году? Обновленный список основных реквизитов, которые в обязательном порядке должны указываться в чековой квитанции при расчете с покупателями, регламентирован пунктом 1 статьи 4.7 Федерального закона № 54. В каждой квитанции покупатели должны увидеть следующую информацию:

К августу 2023 года в силу вступают изменения, касающиеся маркированной продукции и предпринимателей, торгующих такими товарами. Те, кто еще не перешел на новую версию ФФД 1.2, обязаны срочно исправить это. Предприниматели, не реализующие маркированные товары, имеют право оставить прежние форматы.

Наименовании организации, осуществляющей продажу турпутевки. Наименование компании-покупателя, личные данные предпринимателя или физического лица. ИНН покупателя (если это юридическое или физическое лицо). Если данный документ отсутствует у потребителя, то следует указывать данные удостоверяющего документа.

Если вы торгуете маркированной продукцией, то стоит проверить актуальность вашего фискального накопителя. На некоторых моделях придётся обновить программное обеспечение, возможно потребуется перепрошивка. При невозможности перепрошивки придется приобрести новый ФН, поддерживающий формат 1.2.

Кроме уже упомянутых документов (ПКО и РКО), отчётность по движениям финансов предприятия фиксируется в кассовой книге. Кассир заносит туда ордеры, остаток на начало дня и приход за день. В конце смены данные в книге сравниваются с фактическим наличием средств в кассе с помощью Z-отчёта.

Выплаты по доверенности используются в случае невозможности принимающим лицом получить деньги самостоятельно. Принимающее лицо может послать вместо себя своего представителя, который заберёт выплату. Но для этого у представителя должна быть доверенность. После выплаты, эту доверенность прикладывают к отчётным документам (РКО, ведомость).

Нововведения в 2023 году С февраля 2023 года все организации и предприниматели должны указывать в чеке детализированную информацию о проданных товарах или оказанных услугах – их названия и количество. Раньше можно было обойтись только общей суммой покупки в чеке. Как заносить номенклатуру в чек, и какие обязательные реквизиты там должны быть читайте в нашем материале .

Кассовая книга может вестись в бумажном или электронном виде. В первом случае все отчётные документы печатаются и подшиваются в кассовую книгу. Во втором случае, большинство отчётов формируются автоматически, а кассиру и бухгалтеру нужно будет заверить данные в книге с помощью электронной подписи.

В 2023 году выплаты наличными ограничиваются суммой, которая пришла в кассу с банковского счёта. Причём это ограничение затрагивает выплаты из кассы не только ИП и организациям, но и физическим лицам. Существует ряд исключений, на которые не действуют ограничения:

Образец заполнения авансового отчета в 2023 — 2023 годах

С 30.11.2023 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
возвращения работника из командировки.

Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2023 исключено указанием Банка России от 05.10.2023 № 5587-У. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к комментариям экспертов к Указанию ЦБ от 05.10.2023 № 5587-У.

Изменений по авансовым отчетам в 2023 году (равно как и в 2023 году) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2023 № 03-03-06/2/48232).

Допустим, 21.01.2023 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Согласно позиции Минфина (письмо № 03-01-15/26352 от 28.04.2023 г.), при получении аванса продавец должен сформировать фискальный документ с признаком расчета «аванс» и указать в нем, сколько денег он получил. После того, как работы будут завершены, услуги оказаны или товар поставлен, продавец должен сформировать еще один фискальный документ с признаком «полный расчет» и в нем детально указать наименование и количество товаров, работ, услуг.

А вот производителям для формирования наименований, особенно если товаров много, можно воспользоваться Общероссийским классификатором продукции по видам экономической деятельности (ОКПЭД) и техническим регламентом Таможенного союза (ТР ТС 022/2011) для наименования маркированных товаров. Использовать эти справочники не обязательно и если предприниматель справляется с наименованиями, то может ориентироваться лишь на свои знания и опыт.

С 1 февраля 2023 года все предприниматели, которые должны применять ККТ, обязаны отражать номенклатуру товаров и услуг в кассовых чеках и БСО.
Законодательно утвержденного справочника наименований товаров и услуг нет.
Предприниматели могут называть свои товары как угодно, но по наименованию покупатель должен ясно понимать, что именно он покупает.
Разрешается указывать обобщающие названия однотипных групп товаров.
Фирмой «1С» разработан сервис «1С:Номенклатура», в котором хранятся названия и штрихкоды более 4 миллионов товаров.
Отсутствие номенклатуры в фискальных документах грозит штрафом для организаций и их должностных лиц.

Организации и ИП на ОСНО, а также те, кто торгует подакцизными товарами, могут не волноваться – им не придется ничего менять, так как их чеки уже содержат все необходимые реквизиты. Для них требование выдавать детализированные чеки действует с 2023 года или с момента установки ККТ.

Если же предпринимателю сложно составить номенклатуру по каждому товару, то разрешается указывать обобщающие названия однотипных групп товаров. Допустим, магазин торгует бижутерией и в продаже имеются одинаковые серьги женские желтого, красного, белого и синего цвета. В такой ситуации продавец может не придумывать отдельное название для каждых серег, а указывать их как «серьги женские в ассортименте». Если же в магазине представлен только один вид серег, то в чеке можно просто указывать «серьги» или «серьги женские».

Неистраченную подотчетником наличность необходимо зачислить на расчетный счет. В противном случае велика вероятность штрафа за нарушение кассовой дисциплины в размере 50 тыс. рублей. Согласно разъяснению, изложенному в письме Банка России от 09.07.2023 № 29-1-1-ОЭ/10561, наличность, поступившая в кассу от подотчетного лица по ранее предоставленному авансу, не является по своему экономическому смыслу источником, из которого возможен расход средств без предварительного зачисления в банк, поэтому она подлежит перечислению на счет.

Если средства переводятся, минуя кассу, на счет подотчетного лица, в приказе или в заявлении нужно отразить банковские реквизиты получателя. Что касается заполнения платежки, в поле «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными. К примеру, «Аванс на командировочные расходы» или «Аванс на хознужды».

Срок подачи подотчетником авансового отчета определяется руководителем компании. Именно это положение пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У было откорректировано Указанием Банка России от 05.10.2023 № 5587-У. Ранее этот промежуток времени составлял три рабочих дня. Cроки подачи авансовых отчетов нужно отразить в ЛНА, тогда не придется каждый раз указывать их в заявлении или в приказе о выдаче средств.

Авансовый отчет относится к категории первичных учетных документов, являющихся основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. Документ применяется для учета средств, выданных подотчетным сотрудникам на административно-хозяйственные нужды. В конце 2023 года Указанием Банка России от 05.10.2023 № 5587-У правила ведения кассовых операций изменены. Начиная с 30.11.2023 нужно учесть следующие новшества:

Cрок сдачи авансового отчета по возвращении подотчетного лица из командировки не изменился — его нужно представить в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после возврата из деловой поездки. Это требование пункта 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 продолжает действовать, поскольку Закон от 31.07.2023 № 247-ФЗ отнес это постановление к перечню НПА, на которые «регуляторная гильотина» не распространяется. Таким образом, Указание Банка России от 05.10.2023 № 5587-У, предоставляющее право организациям и ИП устанавливать свои сроки на подачу авансовых отчетов в отношении командировок, не работает.

В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2023 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Обоснование позиции:
Расходы на оплату услуг сторонних организаций по шиномонтажу и хранению транспортных средств на стоянках признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией и учитываются в составе расходов на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные в частности документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет ведется на основе данных первичных документов. Обязательные реквизиты, которые должен содержать первичный учетный документ, установлены ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).
Таким образом, расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов четко и определенно можно установить, какие расходы были произведены (смотрите, например, письма Минфина России от 21.03.2023 N 03-03-06/1/19017, от 20.03.2023 N 03-03-06/1/18478, от 17.02.2023 N 03-03-06/1/8745)*(1).
При этом НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, подтверждающих понесенные расходы на оплату услуг сторонних организаций (письма Минфина России от 30.04.2023 N 03-03-06/1/32157, от 29.08.2023 N 03-03-06/1/55280).
По общему правилу факт оплаты услуг наличными деньгами и (или) в безналичном порядке (например, с использованием платежных карт) должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками ККТ (п.п. 1, 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», далее — Закон N 54-ФЗ)*(2).
В отдельных случаях (установленных ст. 2 Закона N 54-ФЗ) ККТ может не применяться организациями и ИП в силу специфики осуществляемой ими деятельности либо особенностей местонахождения.
Кроме того, с 07.06.2023 вступила в силу ст. 2 Федерального закона от 06.06.2023 N 129-ФЗ, устанавливающая, что ИП, не имеющие работников, с которыми заключены трудовые договоры, при реализации товаров собственного производства, выполнении работ, оказании услуг вправе не применять ККТ при расчетах за такие товары, работы, услуги до 1 июля 2023 года.
Кассовый чек является первичным учетным документом и подтверждает факт расчетов*(3). Вместе с тем, как разъясняют представители Минфина России, чек ККТ не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности. Экономическая обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности, а не наличия первичного документа (письма Минфина России от 30.04.2023 N 03-03-06/1/32212, от 18.02.2023 N 03-03-06/1/10344).
На основании пп. 6.3 п. 6 указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
В письме ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@ отмечено, что при осуществлении расчетов чек ККТ выдается не организации, а физическому лицу — сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей (ТМЦ), приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности авансового отчета*(4), товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты — чеков ККТ, квитанции к приходному кассовому ордеру.
Из разъяснений специалистов Минфина России следует, что расходы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг могут быть подтверждены не только отпечатанными ККТ кассовыми чеками, но и иными документами (товарными чеками, квитанциями или другими документами), подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Смотрите письма Минфина России от 18.05.2012 N 03-11-06/2/69, от 07.07.2011 N 03-11-11/172, от 11.12.2023 N 03-03-06/72755, от 01.09.2009 N 03-01-15/9-436.
По мнению специалистов налоговых органов, факт осуществления затрат на оплату услуг по обслуживанию автомобиля для целей налогообложения прибыли может быть подтвержден чеком ККТ и (или) заверенным должным образом мягким (товарным) чеком. При этом в чеке, помимо прочих реквизитов, должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер автомобиля, который был обслужен (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007). Из разъяснений, данных в письме Минфина России от 08.02.2010 N 03-11-06/3/18, прослеживается, что подтверждением оплаты расходов на стоянку являются в том числе товарные чеки.
С точки зрения судов, решение вопроса о возможности учета тех или иных расходов при наличии их связи с деятельностью налогоплательщика по извлечению прибыли в целях налогообложения прибыли зависит от того, подтверждают документы, имеющиеся у налогоплательщика, факт осуществления заявленных им расходов или нет.
Действующее налоговое законодательство не содержит положений о том, что кассовый чек является единственным документом, которым могут быть подтверждены расходы налогоплательщика при осуществлении наличных денежных расчетов. Непредставление кассовых чеков при наличии иных документов само по себе не опровергает факт уплаты наличных денежных средств и наличия у налогоплательщика соответствующих расходов (смотрите, например, постановления Восемнадцатого ААС от 07.04.2023 N 18АП-972/17, АС Волго-Вятского округа от 06.02.2023 N Ф01-6528/17 по делу N А29-1430/2023, АС Уральского округа от 13.07.2023 N Ф09-3911/17 по делу N А76-12572/2023, АС Центрального округа от 10.02.2023 N Ф10-47/16 по делу N А64-2400/2014, Восьмого ААС от 24.12.2013 N 08АП-8861/13). В постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.01.2013 N Ф02-5991/12 по делу NА78-3770/2012 был сделан вывод о том, что если товарный чек содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа, поименованные в Законе о бухгалтерском учете, то он подтверждает понесенные расходы для целей налогообложения.
С учетом вышеизложенного полагаем, что в рассматриваемом случае основанием для признания организацией расходов на приобретение услуг по шиномонтажу и хранению транспортных средств на стоянках может являться утвержденный руководителем авансовый отчет с приложенными к нему товарными чеками. Данные документы должны содержать реквизиты, поименованные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Для экономического обоснования расходов, по нашему мнению, в товарных чеках должна присутствовать в том числе информация об автомобиле, который был обслужен (марка, госномер).
В то же время заметим, что на практике налоговые органы также обращают внимание на факт реальной оплаты приобретенных услуг.
В настоящее время ИП, оказывающие услуги шиномонтажа (автостоянок), не имеющие наемных работников, вправе не применять ККТ до 01.07.2023. Соответственно, до этой даты при приобретении вышеупомянутых услуг у таких ИП организация может без рисков принимать к учету товарный чек, квитанцию или другой аналогичный документ. Если же услуги шиномонтажа, стоянки оказаны иными лицами, полагаем, что риск предъявления претензий полностью исключить нельзя.
В заключение обратим внимание, что законодательство не предусматривает для хозяйствующих субъектов обязанности представлять своим контрагентам документы, подтверждающие законность неиспользования ККТ.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Вопрос: В связи с переходом на онлайн-кассы с 01.07.2023 дополнительных категорий граждан и новыми поправками об отсрочке к Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» касается ли отсрочка ИП, оказывающих услуги шиномонтажа (на данный момент сотрудники приносят чеки БСО или товарные чеки)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2023 г.)
— Кто может не применять ККТ с 1 июля 2023 года? (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ)
— Вопрос: Какие виды работ, услуг подразумеваются в контексте освобождения ИП от применения ККТ при выполнении основных условий (не иметь работников, с которыми заключены трудовые договоры, при реализации товаров собственного производства, выполнении работ, оказании услуг)? (официальный сайт ФНС России, раздел «Часто задаваемые вопросы», июль 2023 г.)
— Вопрос: Услуги и работы, оказываемые ИП при выполнении условий, позволяющих не применять ККТ, могут быть оказаны только физическому лицу, или их также можно оказать организации и индивидуальному предпринимателю? (официальный сайт ФНС России, раздел «Часто задаваемые вопросы», июль 2023 г.)
— Вопрос: Можно ли принять к учету товарный чек на услуги (шиномонтаж служебного автомобиля)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2023 г.)
— Вопрос: Водитель заплатил за шиномонтаж на трассе и в подтверждение предъявил в бухгалтерию товарный чек. Учитывая, что оказание услуги должен удостоверять акт и товарный чек применяется при розничной продаже товаров (ст. 493 ГК РФ), можно ли принять этот чек в расходах по налогу на прибыль? («Московский бухгалтер», N 7, июль 2014 г.)
— Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг. Памятка бухгалтеру (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;
— Энциклопедия решений. Применение ККТ при расчетах с подотчетными лицами;
— Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли.

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Основанием для признания организацией расходов на приобретение услуг по шиномонтажу и хранению транспортных средств на стоянках может являться утвержденный руководителем авансовый отчет с приложенными к нему товарными чеками при условии, что эти документы содержат все обязательные реквизиты и позволяют точно определить, какие расходы были произведены.
Если услуги шиномонтажа (автостоянок) оказаны ИП, которые вправе в настоящее не применять ККТ, организация может без рисков принимать к учету товарный чек, квитанцию или другой аналогичный документ при приобретении таких услуг. Если же услуги шиномонтажа, стоянки оказаны иными лицами, полагаем, что риск предъявления претензий полностью исключить нельзя.

————————————————————————-
*(1) Если законодательством РФ для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны именно эти формы документов (письмо Минфина России от 29.04.2023 N 03-03-06/1/31497).
*(2) Под расчетами в целях применения ККТ понимаются в частности прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).
*(3) Кассовый чек — первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).
*(4) Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 19.07.2012 N 17-15/64647, письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209).

Дополнительно к чеку гостиница может выдать и типографский БСО. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Во-первых, проконтролировать целевое расходование денег. Для этого надо посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем нужно сравнить цель с результатом по документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2023 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2023). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.

На основании приказа руководителя (либо заявления работника) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. Документ составляют по унифицированной форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У

На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету. Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.

Авансовый отчет: что можно принять к учету

Обязательное применение унифицированной формы АО-1 отменено с 2013 года. На практике многие продолжают пользоваться старым «проверенным» бланком, который имеет две стороны (утвержден постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Первая сторона (титульная) заполняется подотчетным лицом и бухгалтером, утверждается руководителем. Вторая (оборотная) сторона заполняется подотчетным лицом и подтверждается его подписью. На второй стороне в свободных строках подотчетное лицо перечисляет все документы, которые прикладывает в подтверждение расходов.

В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.

Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.

отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;
когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, «хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки»);
отсутствует дата составления;
не заполнены графы «количество», «цена товара»;
отсутствует подпись продавца.

Если выполненная операция, облагается НДС, то к документам приобретения товаров, работ, услуг должны быть приложены счета-фактуры.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Отражение расходов в учете

Но сам факт арбитражной практики по этому вопросу свидетельствует, что претензии инспекторов не исключены. При этом, если расходы явно относятся к представительским, командировочным или иным подобным (прямо упомянутым в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ) вероятность отстоять позицию в суде высокая.

В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ если расходы по авансовому отчету связаны с командировками, представительскими или подобными расходами, то учитывать их нужно в периоде утверждения авансового отчета, а не в периоде, к которому данные расходы относятся (период командировки).

Так, например, есть решение суда, в котором указано, что если подотчетное лицо оплатило услуги обучения, то, исходя из п. 2 ст. 272 НК РФ, датой признания затрат будет дата подписания акта приемки-передачи самих услуг. При этом момент утверждения авансового отчета и момент признания расходов по нему могут не совпадать. Правда, в том случае инспекторы наоборот настаивали на том, что командировочные расходы, связанные с обучением, нужно признавать в момент утверждения отчетов. Но суд отказал инспекторам, указав, что в силу п. 4 ст. 252 Кодекса, если затраты относятся одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (Постановление ФАС Уральского округа от 10.12.2009 № Ф09-9824/09-С3).

Однако нужно учитывать, что подотчетное лицо может оплачивать не только командировочные расходы. Пункт 2 статьи 272 НК РФ требует учитывать материальные расходы на дату передачи материалов в производство. То есть на дату утверждения авансового отчета расходы на приобретение МПЗ в налоговом учете в любом случае признать нельзя. Затраты на приобретение работ и услуг производственного характера тоже могут относиться к материальным расходам. В этом случае их также нужно признавать на дату подписания акта приемки-передачи работ и услуг (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Контролеры в своих официальных разъяснениях указывали, что пп.5 п.7 ст. 272 НК РФ нужно применять даже если период командировки и дата утверждения авансового отчета относятся к разным периодам. Так в ситуации, когда сотрудник в 1 полугодии представил авансовый отчет с договором и актом об оказании услуг на получение визы, а отчет был утвержден уже в июле, Минфин России указал, что признавать расходы нужно в момент утверждения отчета (Письмо Минфина России от 18.07.2013 № 03-03-06/1/28117).

Известны случаи, когда суд признавал доходом работника суммы, которые были переведены на карту сотрудника с основанием выдачи в подотчет. Естественно, размер переведенных средств был достаточно большим. Эти деньги не сдавались в кассу организации, а также не было никаких доказательств, что средства предназначались на хозяйственные нужды организации. Поэтому, одним из нюансов подготовки авансового отчета является оформление сопутствующих документов:

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
сведения о сумме текущего аванса;
общую сумму полученных и израсходованных денег;
сумму остатка либо перерасхода;
информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.

Важно! В 2023 году допускается использовать электронные чеки в качестве подтверждения. Например, если закупка оформлялась через интернет, и продавец прислал электронный БСО об оплате. Достаточно распечатать электронный чек и предоставить его вместе с отчетом в бухгалтерию. Главное, чтобы фискальный документ соответствовал требованиям закона № 54-ФЗ.

Новый авансовый отчет в 2023 году с изменениями

• порядковый номер, дату составления;
• название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
• ИНН поставщика;
• перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
• сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
• должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.

• Номер, дата чека;
• Время, место расчета;
• Наименование организации (ФИО ИП);
• ИНН налогоплательщика;
• Применяемый налоговый режим, ставка налога;
• Признак расчета (оплата от покупателя; возврат средств покупателю и т.д.);
• Наименование товара (услуг, работ);
• Сумма и форма расчета (наличный/безналичный);
• Должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем;
• Регистрационный номер ККТ;
• Заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• Порядковый номер фискального чека;
• Номер смены;
• Фискальный признак сообщения.

— наименование документа;
— дата составления документа;
— наименование экономического субъекта, составившего документ;
— содержание факта хозяйственной жизни;
— величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
— наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
— подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.

В случае если сотрудник отчитался за денежные средства, выданные под отчет на цели при-обретения ТМЦ, то бухгалтерия указывает данные суммы по кредиту 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету счетов 10 «Материалы» или 15 «Заготовление и приоб-ретение материальных ценностей».

Начиная с июля 2023 года согласно ст. 1 закона №192-ФЗ от 3 июля 2023 г., если товар приобретается для организации или ИП, электронный фискальный кассовый чек (ФКЧ) должен содержать данные ИНН покупателя, номер таможенной декларации, страну происхождения товара и сумму акциза.

В данной статье про авансовый отчет я описала все изменения, которые произошли в 2023 году, а так же напомнила про изменения, произошедшие в прошлом году. Статья состоит из несколько частей, можете переходить к интересующему Вас материалу или ознакомится с ней полностью.

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2023 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении. Так нужен ли товарный чек, если есть кассовый чек для авансового отчета в 2023 году, спросит предприниматель и получит ответ: в ряде случаев нужен. Не примут в качестве документа, подтверждающего расходы, бумажный кассовый чек без товарного для авансового отчета в 2023 году, если в нем не указано наименование и количество товара или услуги.

Если же в магазине представлен только один вид серег, то в чеке можно просто указывать «серьги» или «серьги женские».
Как указывать номенклатуру в чеке на аванс, если на момент расчета еще не понятен объем оказанных услуг, выполненных работ или количество поставленного товара?

В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2023 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

Требования к чекам для авансового отчета 2023

наименование документа;
порядковый номер за смену;
дата, время и место осуществления расчета;
наименование организации-пользователя или данные ИП;
ИНН и применяемая система налогообложения;
признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
наименование товаров, работ, услуг, их количество, цена за единицу, стоимость, с указанием ставки НДС (кроме случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися плательщиками НДС)
сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС (кроме случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися плательщиками НДС);
форма расчета (оплата наличными деньгами/в безналичном порядке) и сумма оплаты;
должность и фамилия лица, оформившего кассовый чек или БСО;
регистрационный номер ККТ;
заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
QR-код.

А с помощью такого чека нельзя обосновать расходы и отразить их в налоговом учете. Следовательно, с июля 2023 года доверенность становится обязательным атрибутом при походе подотчетника в магазин, ведь без нее нельзя списать стоимость покупки на расходы.

Но ФНС рекомендует предпринимателям в любом случае называть товары так, чтобы покупатель ясно понимал, что именно он покупает. Например, нельзя указывать наименование товара в виде кода, QR-кода или штрихкода. То есть если вы раньше писали в чеке «товар», а теперь хотите указать «товар 05437652», так не пойдет. По этому номеру покупателю все равно будет не ясно, молоко он приобрел или полотенце.

С 1 июля 2023 года типографские БСО станут запрещены. После этой даты бланки необходимо будет печатать только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 1.1, п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, п. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Фактически такой бланк будет мало отличаться от обычного онлайн-чека. Данные о нем так же автоматически попадут в ИФНС. Вывод: с 1 июля 2023 года от продавцов нужно требовать онлайн-чек или распечатанный на кассе БСО.

В соответствии с его нормами отсрочку до 1 июля 2023 года получили организации и ИП, применяющие ЕНВД, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в подп. 1-5, 10-14 п. 2 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ, в частности, оказание бытовых услуг по кодам видов деятельности в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, утвержденным Правительством РФ (оказание ветеринарных услуг; оказание услуг по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автомототранспортных средств; оказание автотранспортных услуг по перевозке пассажиров и грузов и т.д.).

02 Фев 2022 uristpolik 99