Сводим кадровые документы в архив

Архивация кадровых документов

Кадровые документы долговременного хранения требуют специальной архивации. Эта процедура включает в себя: проведение экспертизы ценности, определение сроков хранения документации, формирование дел, нумерацию листов, оформление листов-заверителей. После чего документы брошюруются архивным переплетом, оформляются обложки дел с проставлением штампов.

Архивация кадровых документов — одна из наиболее значимых в организации, поскольку документы по личному составу сотрудников, когда-либо работавших в компании, являются подтверждением их прав на социальное обеспечение и хранятся 50 или 75 лет. После ликвидации организации эти документы обязательно должны быть переданы на государственное хранение.

  • выделение под архив отдельного помещения, к которому предъявляются повышенные требования;
  • введение в штатное расписание архивариуса;
  • оборудование рабочего места архивариуса;
  • закупка стеллажной системы и расходных материалов для правильного хранения документов и пр.
  • процесс составления дел регламентируется в соответствии с номенклатурой компании;
  • как только к делу подшивается хотя бы один кадровый документ, оно считается заведенным;
  • в дела подшиваются только подлинники (исключение — копии переписок);
  • документы, подлежащие возврату, а также проекты и дублетные экземпляры не нужно подшивать в дела;
  • каждое дело содержит отчетность по кадровой службе за один календарный год;
  • объем каждого дела не должен превышать 250 листов;
  • если есть необходимость в превышении объема дела, нужно формировать тома;
  • содержание кадровых документов внутри каждого дела должно подчиняться строгому порядку (сортировка по алфавиту, по дате формирования, по сроку хранения и пр.).
  • Оформление обложек и простановка архивных штампов
    Обложка, или титульный лист, формируется одновременно с подшиванием бумаг отдела кадров в дело. На ней указывается информация о названии организации и ее структурном подразделении, ставится номер или индекс дела, заголовок, а также прописываются сроки хранения документов.
  • Составление описи
    Опись позволяет вести учет хранения и облегчается последующее использование хранящихся в архиве бумаг отдела кадров, поскольку в нем есть информация касательно номера, индекса, даты создания документа, его заголовка и обязательной нумерации. Опись составляется на унифицированном бланке и вкладывается внутрь дела в качестве первого листа.
  • Архивный переплет
    Эта процедура помогает избежать порчи или потери документов, а также упрощает их хранение.
  • Передача кадровых документов в архив.
    Очевидно, что процедура архивации кадровых документов достаточно сложна. Кроме того, она требует решения множества организационных вопросов, например:

    Эта процедура может потребовать больших финансовых вложений, а также значительного количества времени, ради которого придется пожертвовать рабочим процессом. Поэтому сегодня экономные руководители организаций стремятся снизить издержки и передают архивирование кадровых документов в ведение профессионалов, которые берут все сложности на себя.

    Для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения, все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами по порядку в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей запрещается, так как при длительном хранении они могут расплыться и испортить бумагу. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то листы нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

    В листе – заверителе дела указываются цифрами и прописью количество листов в деле. Лист ­– заверитель дела подшивается в дело или наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. Форма листа ­– заверителя дела установлена Правилами хранения**.

    Для надежного скрепления всех документов они переплетаются в твердую обложку из картона на 4 прокола. При этом нужно следить, чтобы текст документа, даты, визы и резолюции на них свободно читались.

    Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

    • подшивка или переплет дела;
    • нумерация листов дела;
    • составление листа-заверителя;
    • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
    • оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
    Читайте также:  Выплаты при рождении третьего ребенка в московской области в 2022

    Сдача документов в архив

    Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

    Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

    Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.

    По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

    В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.

    Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации

    Обратите внимание!
    Датами дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
    При этом датой дела является только год для планов, отчетов, штатного расписания, личных карточек уволенных работников, лицевых счетов. А датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело .

    На заметку
    Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску. Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров. Затем она передается вместе с описью дел в архив организации ;

    На заметку
    В описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, за последней описательной строкой необходимо делать ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены. Например: «Документы за 2022 год см. также в описи N 3/2022 за 2022 год, дела N 4, 3»;

    Срок передачи дел в архив организации — по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством . Например, дело «Приказы по личному составу за 2022 год» должно быть передано в архив не ранее 01.01.2022, но не позднее 31.12.2022.

    На заметку
    Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.
    Если в структурном подразделении имеется ЭК, опись составляется в трех экземплярах и третий подшивается к протоколу заседания ЭК .

    Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела разработал Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в том числе в архивах организации. В рекомендациях приводятся законодательные и иные нормативные требования по работе с документами по личному составу, а также раскрывается методика их применения (методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций).

    Методические рекомендации состоят из 5 разделов. В первом разделе рассматриваются виды документов по личному составу, в последующих разделах раскрываются основные виды работ с документами по личному составу, включая комплектование архивов, хранение и учет документов по личному составу, создание и ведение справочно-поисковых средств к документам по личному составу и использование документов по личному составу.

    • индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
    • заголовок;
    • число единиц хранения;
    • срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
    • примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.
    • документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
    • если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
    • структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
    • если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.
    Читайте также:  Ветеран труда ставропольского края изменения с 1 января 2022 года

    На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

    Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

    Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

    Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

    Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

    • для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
    • какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
    • какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

    План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

    Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

    1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
      • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
      • Положение об оплате труда и премировании;
      • Положение о защите персональных данных;
      • Положение о командировках.
        Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
    2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
    3. Восстановить обязательные кадровые документы:
      • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
      • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
      • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
      • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

    Кадровое делопроизводство в 2022

    Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство, особенно в 2022: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

    Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

    Читайте также:  Как прописать в договоре штрафные санкции за просрочку оплаты

    Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

    Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

    Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

    1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
    2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
    3. Каждый лист дела нумеруется.
    4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
    5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
    • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
    • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
    • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
    • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

    А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

    Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

    Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

    Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

    Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

    Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2022 года, а закончили работу в 2022 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2022 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

  • Adblock
    detector