Образец заявления на подотчетную сумму 2023
Содержание
Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.
В 2023 году вступило в силу несколько поправок, которые касаются документов, подтверждающих расходы подотчетных средств, — чеков — бумажных и электронных. Хотя список, какие документы требовать от подотчетников во втором полугодии, не изменился, — чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении, важно, чтобы предоставленные подтверждения соответствовали уже новым требованиям. Как избежать новые риски в расчетах с подотчетниками — проверять все предоставленные документы на соответствие новым требованиям.
Банк России опубликовал указание от 05.10.2023 № 5587-У, которым скорректировал порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году и ведения кассовых операций. Изменения носят технический, но принципиальный характер. Они направлены на упрощение обращения подотчетной налички. Теперь организации смогут выдавать распорядительный документ на несколько выдач денег одному или нескольким подотчетным лицам. В документе следует указать фамилии и инициалы и суммы наличности и сроки, на которые выданы деньги. В заявлении на выдачу денег под отчет теперь не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы.
Новые правила подотчета 2023 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
До 19.08.2023 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2023 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2023 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:
Запрос пишется не на имя руководителя, а в компанию. То есть, в верхнем правом углу указывается наименование организации, ФИО и должность руководителя. И все. В тексте руководитель не запрашивает средства, а фиксирует факт их выдачи. Затем указываются цель затрат, сумма наличных и дата отчетности.
Если вы выдаете наличные деньги из кассы, запрос на имя руководителя обязателен. Для документального оформления подотчета необходимо заявление, завизированное руководителем, или официальное распоряжение (Указания ЦБ РФ №3210-У ). Отдельный приказ о выдаче теперь не нужен.
- Информация о заявителе: ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение.
- Необходимая сумма для осуществления расходов.
- Обоснование получения денег.
- Срок, в который планируется произвести необходимые расходы, мероприятия, поездки.
- Дата и подпись с расшифровкой.
- Шары воздушные – 500шт.*10 руб. = 500,00 рублей.
- Букеты – 10 шт. * 1000 руб. = 10 000,00 рублей.
- Поздравительные открытки – 25 шт. * 50 рублей = 1 250,00 рублей.
- Ценный подарок (сервиз) – 6 шт. * 500 руб. = 3 000,00 рублей.
- Ценный подарок (набор посуды) – 3 шт. * 1000 руб. = 3 000,00 рублей.
- Ценный подарок (набор посуды большой) – 1 шт. * 1 500 руб. = 1 500,00 рублей.
- Работник составляет заявление подотчетного лица на выдачу денег, в котором указывает целевое назначение средств, сумму и обоснование потребности в их использовании.
- Руководитель изучает письменное обращение сотрудника, принимает решение и визирует заявление.
- Обращение с резолюцией передается в кассу учреждения, где кассир формирует расходный кассовый ордер и выдает деньги в подотчет.
Составляем заявление на подотчет — образец 2023 — 2023 годов
Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).
Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.
Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.
Если ранее заявление было обязательным элементом для выдачи подотчетных сумм, то с вступлением в силу 19.08.2023 указания ЦБ РФ от 19.06.2023 № 4416-У за фирмой закреплено право выдавать деньги под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководителя.
2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2023 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.
4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.
Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.
Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.
Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.
Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет
Нет, не нужно. Сотрудник, который получил деньги в подотчет, действует по поручению организации. Таким образом, получается, что фактически два юридических лица совершают один расчет, который следует оформлять одним чеком. Этот чек формирует продавец. Подтверждают это письма Минфина от 05.09.2023 № 03-01-15/63182, от 20.08.2023 № 03-01-15/58956, ФНС от 10.08.2023 № АС-4-20/15566, УФНС по г. Москве от 14.08.2023 № 17-15/176342.
Но все же будет нелишним добавить в договор с подрядчиком пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и где будет сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.
В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).
Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги (остаток) в течение трех рабочих дней после срока, указанного в заявлении ( п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), или возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок. Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет ?
Заявление на выдачу аванса на оплату работ (услуг), в котором не указан перечень работ (услуг), которые планируется оплачивать, а также Заявление на выдачу аванса на оплату ТМЦ, в котором не указан перечень ТМЦ, не позволят бухгалтеру правильно квалифицировать расходы. Соответственно, недопустимыми такие формулировки, как «на хозрасходы», «на административные расходы», «на оплату услуг ООО «Ромашка»», «на приобретение ТМЦ» и т.п.
Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков. Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.
Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным.
На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.
Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.
В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.
26 Янв 2022 uristpolik 104