Начисление зарплаты в командировке 2023
Содержание
Командировочные расходы в; 2023 году
Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).
Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.
Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.
Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
- приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2023-2023 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2023 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Суточные в командировке: нормы 2023 года
Законом установлено, что возмещение расходов должно производиться авансом. На это прямо указывает Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. И хотя единых правил о сроках выплаты не существует, компания может установить их самостоятельно и закрепить во внутренних актах. Например, в положении о командировках допустимо указать не только период, но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или переводом на банковскую карту.
Если работник живет недалеко от города командирования и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения определяется работодателем в индивидуальном порядке и может зависеть от транспортных условий и характера работы.
Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством (постановление от 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Суточные в увеличенном объеме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счет экономии средств из бюджета.
- Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей: проживания и проезда. За эти расходы работник должен отчитаться и подтвердить их документально (подойдут квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта).
- Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда относятся любые платежи, не согласованные с работодателем заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты не нужно.
Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.
Суточные, начисленные за выходные дни (в т.ч. дни в пути, включая день отъезда и день приезда), не облагаются НДФЛ и страховыми взносами по тем же правилам, что и суточные, начисленные за рабочие дни. А именно: освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России, и в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
Данные положения применяются с учетом упомянутых выше правил определения дня отъезда и приезда. Например, если работник отбыл в командировку в пятницу, и прибыл в место назначения не позднее 24.00 этого же дня, то за субботу и воскресенье начислять оплату не нужно (если, конечно, он не будет в эти дни работать по указанию руководства). Но если поезд (самолет, автобус) убывает из места работы или прибывает в место командировки уже после 00.00 субботы, то этот день придется оплатить (с предоставлением отгула или в повышенном размере).
В Табеле учета рабочего времени каждый календарный день командировки отмечается специальным кодом (К или 06) без проставления количества часов. В том числе этот код указывается за выходные дни, на которые пришлась командировка (напомним, что обычно выходные дни помечаются в Табеле кодом В или 26).
Что касается выходных (праздничных) дней, в которые работник находился в пути к месту командировки или обратно (в т.ч. если на праздник или выходной пришелся день отъезда или приезда), то они в Табеле отмечаются двойным кодом К/РВ или 06/03 без проставления количества часов.
Правила определения дня отъезда и дня приезда установлены в пункте 4 Положения о командировках. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного сотрудника. День приезда из командировки определяется датой прибытия транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — последующие сутки. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Как правильно оплатить командировку сотруднику
Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.
Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;
Работа по совместительству. Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше.
В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.
Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке выпадают на выходные. Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.
Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.
Сотрудник едет в командировку 15 марта 2023 года. Расчетный период – с 1 марта 2023 года по 28 февраля 2023 года. Зарплату подняли с 1 января 2023 года. Все выплаты в промежутке с 1 марта до 31 декабря 2023 года, которые будут участвовать в расчете средней зарплаты, нужно умножить на коэффициент повышения, а уже потом складывать все выплаты и считать среднедневной заработок.
Сотрудник едет в командировку в марте 2023 года. Весь расчетный период он отработал полностью, то есть не был в отпусках и на больничных. В январе 2023 года ему начислили 100 000 руб. премии за успешную работу над проектом в 2023-2023 годах. Расчетный период 12 месяцев, а премию выплатили за 24 месяца. Значит, для расчета зарплаты в дни командировки нужно взять:
100 000: 24 * 12 = 50 000 руб.
Помните, что среднедневной заработок в пересчете на полный месяц не может быть ниже МРОТ, иначе нужно будет делать доплату до «минималки». Это актуально для организаций, в которых зарплата граничит с МРОТ. Им нужно всегда сравнивать среднедневной заработок с минимальным размером оплаты труда.
Сотрудник уехал в командировку с 25 марта по 4 апреля 2023 года. За 11 дней ему выплатили средний заработок из расчета 1 250 руб. в день. С 1 апреля в организации повысили зарплату на 20%. Коэффициент повышения – 1,2. Проиндексировать нужно только зарплату за период с 1 по 4 апреля. За эти дни сотруднику полагается не 1 250 рублей в день, а 1 250 * 1,2 = 1 500 рублей. Значит, нужно будет доплатить ему 1 000 руб. (250 руб.* 4).
Годовые премии берут, если их начислили за календарный год, предшествующий командировке. То есть если сотрудника отправляют в командировку в 2023 году, в расчет берут годовую премию за 2023 год, независимо от того, в 2023 году ее выплатили или в 2023. Премию за 2023 год брать уже нельзя. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник уже съездил в командировку, а премию за предыдущий год начислили уже после этого. Тогда работодатель обязан пересчитать средний заработок и доплатить разницу.
Калькулятор расчета командировочных в 2023 году
В четвертую строку, чтобы рассчитать командировочные на онлайн-калькуляторе в 2023 году, заносим размер суточных, установленный локальным нормативным актом вашей организации. Предположим, это 700 руб., поскольку с суммы, превышающий этот предел, надо удерживать НДФЛ и перечислять страховые взносы.
В компании предусмотрена доплата до оклада. Если поездка должна оплачиваться не меньше, чем сумма оклада за указанный период, необходимо сравнить командировочные, рассчитанные, исходя из среднедневного заработка, и их размер, исходя из установленного оклада. Если первая сумма меньше, доплатить разницу.
Поездка длится один день. По п. 11 постановления правительства № 749, за однодневные поездки не положены суточные и иные гарантии. Но списать расходы, документально подтвержденные и обоснованные, работодатель имеет возможность (письмо Минфина России от 16.07.2023 № 03-03-07/40892). Как уточняется в письме Минфина России от 02.10.2023 № 03-15-06/63950, страховые взносы на такие суммы начислять не надо.
Вводим в верхнюю строку калькулятора величину заработка за год, который предшествует командировке. Учтите, что в расчет берется не предыдущий календарный год, а именно период в 12 месяцев, предшествующий поездке. Казалось бы, проще всего умножить заработную плату сотрудника на 12. Но надо помнить важный нюанс. Если работнику выплачивалось пособие по временной нетрудоспособности, он получит меньшую заработную плату. Или за счет премий в какой-либо месяц заработает больше. Потому надо вводить в калькулятор суточных и командировочных расходов точную сумму заработка с учетом подобных моментов.
Понятие «командировочные» раскрывается в статье 167 ТК РФ. Порядок компенсации затрат в коммерческих организациях определяется колдоговором или локальным нормативным актом (ЛНА) с учетом действующего законодательства. Для работников федеральных государственных учреждений имеется особый документ — постановление правительства РФ от 12.10.2013 № 916. Для работников региональных органов власти, сотрудников муниципальных и государственных учреждений действуют аналогичные нормативно-правовые акты органов местного самоуправления.
Необоснованным, по мнению Минфина, является и учет командировочных расходов ИП на УСН без сотрудников. Свою позицию налоговый орган объясняет тем, что командировка — это поездка по распоряжению руководителя для выполнения служебного задания. У ИП работодатель, с которым он состоит в трудовых отношениях, отсутствует, а значит и направлять сам себя в командировку ИП не может (Письмо Минфина России от 16.08.2023 №
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
Согласно этому порядку подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода сотрудника на работу, предъявить главбуху (бухгалтеру) или руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утв. Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Исключений по оформлению первичных расходных документов по командировочным затратам НК РФ для упрощенцев на объекте «доходы» не делает. Значит они наравне с остальными должны оформлять эти документы, хоть и не могут учесть такие затраты в составе расходов.
Учет командировочных затрат в госпредприятиях осуществляется на счетах группы 0 208 00 000. В бухучете бюджетного учреждения для отражения этих расчетов используют счет 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам», а идентифицируют суточные по КОСГУ кодом 212 и кодом КВР 112.
Впрочем, налоговым законодательством установлен необлагаемый НДФЛ лимит суточных: для служебных поездок по стране он составил 700 руб., для зарубежных командировок – 2500 руб. в день (ст. 217 НК РФ). Т.е. суммы превышения указанных величин должны входить в базу для начисления НДФЛ и страховых взносов.
Напомним, что градация расходов на подстатьи КОСГУ осуществляется исходя из характера произведенных затрат. Расходы на командировки расцениваются в трудовом законодательстве как возмещение затрат, связанных с трудовыми обязанностями, но не считающимися зарплатой. Их отражение в учете в 2023 году осуществляется в зависимости от вида затрат по нескольким подстатьям КОСГУ:
В настоящее время в РФ командировочные расходы законодатель не лимитирует. Нормы, ограничивающие максимальный размер суточных по РФ действуют лишь для федеральных учреждений (100 руб. в сутки), но в то же время Постановление Правительства № 729 от 02.10.2002 (ред. от 07.03.2023) разрешает возмещать суточные сверх норматива при имеющейся экономии бюджетных средств или за счет доходной деятельности бюджетных и автономных учреждений. Предприятие вправе установить размер суточных, утвердив Положение по оплате командировочных.
Служебными командировками являются поездки сотрудников, в которые на основании распоряжения руководителя они направляются для исполнения служебного задания вне места постоянной работы на определенный срок. Наряду с компенсированием расходов, связанных с обеспечением командировки, согласно ст. 167 и 168 ТК РФ работодатель гарантирует командированному и возмещение затрат, связанных с его проживанием вне места жительства, т.е. выплату суточных – средств, предназначенных для питания и передвижения в пункте назначения.
Оплата за время командировки — часть заработной платы, поэтому в БУ она отражается в составе затрат на оплату труда (п. 8 ПБУ 10/99):
- Дт счета затрат, по которому начисляется зарплата сотруднику;
- Кт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (план счетов 1С).
В НУ начисленный средний заработок за время командировки также учитывается в расходах на оплату труда (пп. 6 ст. 255 НК РФ), составе прямых или косвенных расходов. Отнесение к прямым или косвенным расходам затрат на оплату за время командировки работника зависит от того, куда относится его основная зарплата согласно учетной политике.
С 1 июня 2023 при выплате дохода физическому лицу через банк в платежных документах необходимо указывать код вида дохода в целях исполнительного производства. А также давать расшифровку суммы удержания из дохода при его наличии (ч. 5.1 ст. 70 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ, Указания Банка России от 14.10.2023 N 5286-У).Для автоподстановки кода дохода в Ведомости в бан к необходимо заполнить аналитику Вид дохода в справочнике Начисления .
- Автоматическая подстановка кода выплаты доходов в ведомости
- Памятка кодов для доходов, выплачиваемых физлицам
- Коды выплат по заработной плате в платежных документах
- Трудности применения кодов вида дохода в платежных документах
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством, например, при командировках, отпуске;
- сотрудник не работал из-за простоя по вине работодателя или забастовки, в которой он не участвовал;
- сотрудник отсутствовал по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
- сотрудник брал выходные по уходу за ребенком-инвалидом;
- сотрудник был в отпуске за свой счет и в других случаях, когда сотрудник отсутствовал с полным, частичным сохранением или без сохранения заработка.
- Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты за отработанное время, кроме командировки;
- Дт 26 Кт 70 — начисление среднего заработка за дни командировки;
- Дт 70 Кт 68.01 — исчисление НДФЛ с общей суммы зарплаты;
- Дт 26 Кт 69.01 — начисление взносов в ФСС;
- Дт 26 Кт 69.03.1 — начисление взносов в ФФОМС;
- Дт 26 Кт 69.11 — начисление взносов на НС и ПЗ;
- Дт 26 Кт 69.02.7 — начисление взносов в ПФР.
- какие дни следует оплатить работнику в командировке;
- о порядке расчета заработка за время командировки;
- каким документом в 1С оформляется заработок сотрудника за время его отъезда;
- как отражается в расходах зарплата командированного сотрудника.
