Главная / Штрафы / Учет трудовых книжек и вкладышей к ним в бухгалтерском учете 2023

Учет трудовых книжек и вкладышей к ним в бухгалтерском учете 2023

Содержание

1 Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2023 году
2 Трудовая книга
3 Учет трудовых книжек и вкладышей к ним в бухгалтерском учете 2023
4 Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек
5 Порядок ведения трудовых книжек будет изменен
6 Как вшить вкладыш в трудовую книжку: образец 2023, фото и видео инструкция
7 Электронные трудовые книжки с; 2023 года

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.

на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п. 47 Правил. Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.

Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.

Период работы физических лиц отражаются записями в трудовых книжках. Документ относится к обязательным формам кадрового учета. Для лиц с отсутствием опыта работы трудовые книжки открывает работодатель. При отсутствии свободного места для записей в книжке дополнительно производится выдача вкладыша. Операции с движением документов сопровождаются бухгалтерскими проводками (Читайте также статью ⇒ Порядок учета трудовых книжек + бухгалтерские проводки 2023) .

За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.

На предприятиях трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности (БСО). Несмотря на распространенность документа в рознице, единственно законным способом приобретения является покупка форм БСО у законных представителей Гознака. Предприятия организовано на базе федерального учреждения, с 2014 года является акционерным обществом. Компания занимается выпуском изделий, отмеченных государственными знаками, включая трудовые книжки.

Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2023 году

Сделать это нужно в течение трёх рабочих дней после получения заявления от сотрудника или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.

Когда в 2023 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте.

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Трудовая книга

облачить журнал в жесткий переплет;
пронумеровать по возрастающей;
прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;

колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;

столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;

столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;

столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);

столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;

колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;

графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;

Учет трудовых книжек и вкладышей к ним в бухгалтерском учете 2023

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, которая заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей). В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата подачи работником заявления, в графе 3 делается запись «подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

2. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (не оформляется).

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, маляру была установлена вторая профессия «Облицовщик-плиточник» с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: «Установлена вторая профессия «Облицовщик-плиточник» с присвоением 3 разряда», в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

11. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Сведения о трудовой деятельности в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц, за исключением сведений составляющих государственную тайну, осуществляющих военную службу и государственную службу иных видов вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено федеральными законами, регулирующими прохождение соответствующего вида государственной службы.

Безвозмездно. Расходы в этом случае несет сам работодатель (пункты 44 и 48 Правил, утвержденных Правительством РФ, №225 от 16.04.2003).
Взимая с работника компенсацию, равную стоимости бланка в момент его приобретения (пункт 47 тех же Правил).
Компенсация части стоимости вкладыша работодателем, а оставшейся части – работником. Для этого потребуется особый приказ.

На практике принято пришивать вкладыш в трудовую книжку суровой ниткой, обычно на 4 или 5 проколов. Напомним, что данное требование не является обязательным. Никто не взыщет с «правонарушителя» за не тот цвет нити или за лишний прокол в бланке трудовой или в ее вкладыше.

Существуют также локальные акты предприятий, в которых уже оговорены способы выдачи вкладышей в трудовые книжки, а также способы их оплаты. Например, положения о внутреннем трудовом распорядке на предприятии могут содержать пункты, связанные с бесплатным или льготным оформлением вкладышей в трудовую книжку.

Вшивание исключает не только утерю вкладыша, но и его замену и другие неправомерные действия. Нормативные акты не содержат в себе и отдельные положения, посвященные тому, какой именно ниткой вшивать вкладыш и сколько делать проколов. Эти вопросы не столь важны, поэтому выбор остается за непосредственным руководителем.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкое дополнение, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его словом «работе» и продолжают ведение записей. Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника нет, то в бланке ТК остаются десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе продолжают вносить на листах вложенной книжицы.

Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей следует отражать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьей КОСГУ 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» ( пункт 51.2.4.4 Порядка применения КБК № 132н *, пункт 11.4.8 Порядка применения КОСГУ № 209н **).

Трудовые книжки и вкладыши к ним – это бланки строгой отчетности (п. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Соответственно, учитывайте трудовые книжки на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе лиц, ответственных за их хранение, выдачу, мест хранения. Бланки трудовых книжек за балансом учитывайте в условной оценке: 1 руб. за один бланк. Возможен вариант – вести учет по стоимости приобретения, если это закрепили в учетной политике.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к бланкам строгой отчетности (п. 42 Правил N 225, п. 337 Инструкции N 157н). Для учета таких бланков предназначен забалансовый счет 03. На нем учет ведется в условной оценке (один бланк — 1 руб.) либо, если это установлено учреждением в рамках учетной политики, по стоимости приобретения бланков (п. 337 Инструкции N 157н).

Как вшить в трудовую книжку вкладыш и где его взять? Сам бланк вкладыша должен быть установленного нормативными актами образца и изготовленный исключительно на предприятии «ГОЗНАК». На предприятия возложена обязанность по закупке таких документов. Соответственно, у работодателя всегда должен быть определенный запас таких документов. Хотя на практике обычно сам работник приобретает вкладыш, чтобы отдел кадров вшил его в трудовую книжку.

Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о занятости человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка (ТК) содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о работе ее владельца. Иногда этого объема недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятости используется отдельный специальный вкладыш, форма которого утверждена постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку в 2023 году, прописано в постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Оформление вкладышей в трудовую книжку (их выдача) осуществляется работодателем в силу обязанности иметь в своем распоряжении достаточное количество бланков данного документа, предусмотренной п. 44 Постановления Правительства. О выдаче делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге и книге учета движения книжек и вкладышей. Формы утверждены Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Приложение № 1 и № 2).

Если закончилось свободное место в трудовой книжке, и она подошла к концу, возникает закономерный вопрос – нужно ли продолжать записи и как это делать. Ответ на него предоставляет п. 38 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее также Постановление Правительства).

«Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности. Они поставляются МПФ Гознака сертифицированным организациям-распространителям, которые затем продают их розничным магазинам. Каждый магазин получает трудовые книжки по документам, в которых указываются серии и номера передаваемых бланков.

1. Настоящий Порядок устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации 2002, № 1, ст. 3, 2023, № 14, ст. 1461).

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225). За выдачу дубликата с сотрудника также взимается плата в размере расходов на приобретение ее бланка. Эта сумма представляет собой компенсацию расходов работодателя, и также не является госпошлиной.

О работе: первоначально указываются сведения о приеме на работу, деле о переводе на другую должность (в случае перевода), и об увольнении. Также указываются все виды вознаграждений и поощрений. Если сотрудник получает новый разряд, то эта информация указывается в трудовой в установленном порядке. Записи об образовании и личные данные записываются исключительно из документов.

Нанимаясь в организацию, работник должен предъявить Трудовую книжку утвержденного в России образца. Исключение составляют трудовые отношения на территории Крыма и Севастополя. Работодатели должны продолжать Трудовые книжки таких сотрудников, выданные в Украине. Но если работник хочет, ему можно заменить старую ТК на документ российского образца (с сотрудника нужно взять заявление).

Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек

Впоследствии работодатель вправе запросить у увольняющегося работника компенсацию за трудкнижку (п. 47 Правил) и удержать ее на основании его заявления. Но работник вместе с тем не обязан на данную компенсацию соглашаться. И если он откажется, то работодатель все равно должен будет выдать ему трудкнижку (определение ВС РФ от 06.09.2007 № КАС07-416).

Обратите внимание! С 2023 года заводить бумажную трудовую книжку для работника, который впервые устаивается на работу, не нужно. На такого работника оформляйте только электронную версию документа. На сотрудника, впервые устроившегося в течение 2023 года, заводите электронную и, по его желанию, бумажную трудовую книжку. Подробности см. здесь.

Технология прошивки журналов учета трудкнижек нигде законодательно не закреплена. Для решения этого вопроса предлагаем вам воспользоваться рекомендациями Минфина, отраженными в письме от 29.10.2023 № 03-02-РЗ/62336 и касающимися правил подготовки копий документов, истребуемых ФНС при налоговых проверках.

осуществлять сшивание прочной нитью 2–4 проколами при выводе нити на оборотную сторону документа;
скреплять сшиваемый документ подписями ответственных лиц с указанием их Ф. И. О.;
указывать сведения о количестве листов, дате подписания журнала;
сшивать документ так, чтобы любая его страница могла быть легко прочитана или отксерокопирована.

Товар — это имущество, которое реализуется или же подлежит реализации, то есть передаче от одного лица другому на возмездной основе (п. 3 ст. 38 НК РФ, п. 1 ст. 39 НК РФ). Передача товара на возмездной основе закрепляется договором (ст. 423 ГК РФ). Договор (или сделка) предполагает волеизъявление 2 и более сторон (ст. 154 ГК РФ, п. 50 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2023 № 25). В то же время передача трудкнижки от работодателя к работнику происходит не в силу их волеизъявления, а в силу предписаний ТК РФ и Правил. Фактически закон обязует их осуществить правоотношение в виде передачи трудкнижки, в то время как граждане и юрлица свободны в заключении договоров (п. 1 ст. 421 ГК РФ).
Согласно пп. 3–4 Порядка, утвержденного приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н, единственным «легальным» продавцом книжек является ГОЗНАК (или уполномоченные организации). Иные лица их реализовать не вправе (апелляционное определение Брянского облсуда от 07.05.2013 по делу № 33 1206/ 2013).
Компания, взимающая с сотрудника плату за трудкнижку, получает сумму, не большую и не меньшую, чем она потратила, то есть фактически возмещает собственные затраты на ее приобретение. Реализацией такие операции не признаются (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.03.07 № А56-44214/2006).

Порядок ведения трудовых книжек будет изменен

Масштабный переход на электронные трудовые книжки закончился. Те, кто хотел оставить бумажный вариант, свой выбор уже сделали, за небольшим исключением. И таких, по информации ПФ РФ, намного больше, чем желающих вести электронную трудовую. Поэтому нормативные акты, устанавливающие порядок ведения и хранения трудовых книжек, еще будут действовать долго. Но поскольку они уже требуют обновления, Минтруд разработал проект нового порядка ведения и хранения трудовых книжек (далее – Проект) и представил его для общественного обсуждения (ID проекта – 02/08/11-20/00110740). Какие изменения планирует внести Минтруд?

42. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется: а) учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в рамках которого фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка; б) учет трудовых книжек и вкладышей в них. 43. Работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает формы книг (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек, в которой в обязательном порядке указывается дата приема трудовой книжки и ее номер, а также при увольнении работника дата выдачи трудовой книжки и подпись работника, свидетельствующая о получении им трудовой книжки. Формы указанных книг (журналов) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии) .

Если говорить о порядке ведения трудовых книжек, в Проекте объединены нормы из Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, эти акты, соответственно, будут отменены.

Кроме этого, установлено, что работодатели, как и раньше, обязаны вести учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, самих трудовых книжек и вкладышей в них, но вот формы книг (журналов) учета работодатель будет разрабатывать и утверждать самостоятельно. Приведем выдержку из Проекта:

38. При подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель выдает работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. В случае, если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, которая заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей). В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата подачи работником заявления, в графе 3 делается запись «подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер .

Как вшить вкладыш в трудовую книжку: образец 2023, фото и видео инструкция

В ТК указывают наличие вложения. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша. Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись заметна и понятна, информация с оттиска читаемая.

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша содержат одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит ТК. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Здесь же уточняют информацию о месте учебы сотрудника либо указывается полученное образование, поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность.

Заполнять титульный лист следует аккуратно. Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считают испорченным и уничтожают. Поскольку речь идет о документах строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета.

некорректное оформление титульного листа. При обнаружении ошибок бланк нужно списать и оформить новый;
ошибочное заведение бланка и внесение записи о нем. Если это произошло, документ изымают, запись о выдаче аннулируют, заверяют подписью должностного лица и печатью. Чтобы отметку сделать правильно, используйте образец заполнения записи о вкладыше в трудовую книжку;
нет сведений в книге движения (информацию вписывают отдельной строкой или вносят номер в графу рядом с номером трудовой сотрудника);
оторвана обложка;
исправление ошибок или неточностей при первичном оформлении титульного листа;
вклеивание;
записи в дополнении начинаются с № 1 (по установленным нормам их делают сквозными);
отсутствие штампа, указывающего на оформление и выдачу.

Вкладыш без основной ТК недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Для расположения вкладки специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

Электронные трудовые книжки с; 2023 года

Граждане, которые впервые устроятся на работу в 2023 году останутся без бумажных ТК — только с электронным вариантом. Заявление у новичков собирать не надо, их трудовой стаж по закону должен формироваться в электронном виде. Если же к вам приходит сотрудник из другой компании, то бумажную трудовую по нему следует вести в том случае, если он не написал заявление о переходе на электронную на прошлом рабочем месте или решил оставить бумажный вариант.

Если работник хочет сохранить бумажную трудовую, он должен в течение 2023 года написать заявление об этом или не выбирать форму трудовой совсем. Заявление пишется в свободной форме. Тогда работодатель продолжит вести бумажную книжку, а электронную будет “вести” ПФР на основании данных от работодателя. Если не подать заявление, в конце года бумажную трудовую отдадут на руки сотруднику.

Электронные трудовые надо будет завести на всех сотрудников, которые написали соответствующее заявление, в том числе на совместителей, сотрудников с неполной занятостью, в отпусках, декрете и пр. Тем, кто начнет работать впервые в 2023 году надо по умолчанию оформлять электронную книжку и не предлагать выбор.

Сама электронная трудовая книжка означает, что работодатель ведет сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронной форме — подает отчет СЗВ-ТД. По «бумажным» сотрудникам сдавать его тоже надо, но ПФР будет вести базу электронных сведений самостоятельно. СЗВ-ТД надо сдавать в течение 15 дней после отчетного месяца, а также на следующий рабочий день после приема на работу или увольнения сотрудника. Если сотрудник выберет электронную форму в 2023 году, то СЗВ-ТД нужно будет подать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, когда сотрудник подал заявление

При заключении трудового договора новый сотрудник должен предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР, если отказался от бумажной трудовой. Эти данные можно использовать, чтобы посчитать трудовой стаж и перенести их в свою систему кадрового учета.

работодатель отражает поступление/выбытие их бланков в специальном учетном регистре (приходно-расходной книге);
сведения о выбытии имеющихся у работодателя бланков в связи с выдачей работнику отображается еще в одном специальном регистре (книге учета движения книжек), в который также заносятся данные о документах, принятых от работника в момент трудоустройства;
при каждой операции поступления/выбытия/выдачи в книгах указываются серия и номер участвующих в ней бланков;
бланки хранятся как документы строгой отчетности;
уничтожение непригодных к использованию бланков оформляется актом;
работодатель должен обеспечивать наличие у себя необходимого количества бланков;
расходы по покупке бланков несет работодатель, но работником они возмещаются при выдаче ему соответствующего бланка (если выдача не связана с массовой утратой документов в чрезвычайных ситуациях или порчей бланка работодателем).

работнику необходимо принять решение о том, будет ли продолжать вестись его трудовая книжка не только в электронном виде, но и на бумаге;
формируется основная масса сведений о статусе работающих по трудовым договорам лиц по состоянию на 01.01.2023;
действует особая (ежемесячная, а не по мере возникновения кадровых событий) периодичность подачи в ПФР информации, требующей внесения в трудовую книжку;
еще может быть впервые оформлена бумажная трудовая книжка (с 2023 года для трудоустраивающихся впервые будет действовать только электронный вариант).

Для выбравших дублирование электронно накапливаемых сведений на бумаге, продолжится оформление трудовой книжки на стандартном ее бланке. При необходимости в книжку может добавляться вкладыш, представляющий собой (как и сама трудовая книжка) бланк строгой отчетности.

Лицам, выбравшим электронный способ ведения трудовой книжки, бумажная ее форма будет выдана на руки с записью о сделанном выборе. Хранить ее придется самому работнику, помня о том, что этот документ — единственный, подтверждающий его трудовую деятельность за период до 2023 года.

С 2023 года данные, попадающие в трудовые книжки, для всех (без исключения) работающих по трудовому договору лиц накапливаются в электронной форме. Отвечает за процесс накопления Пенсионный фонд, куда работодатели по мере необходимости сдают соответствующую информацию.

К сожалению не вес кадровики и работодатели знакомы с ними, да и, по правде сказать, ознакомиться с ними весьма проблематично, ведь они не предусмотрены законом, однако существует четкий регламент, который должен соблюдаться и незнание его шагов не освобождает от ответственности. Поэтому, рассмотрим более внимательно данные этапы.

Трудовой кодекс в статье 66 говорит о том, что у работника должна иметься одна трудовая книжка (подробнее тут). То есть если работник заводит вторую трудовую книгу, то автоматически он начинает противоречить главному акту нашей страны о труде.

Локальный нормативный акт организации предусматривает заявление как документ, который подтверждает выдачу и использование бланка, — п. 42 Правил к Постановлению Правительства 225. В этом варианте заявление становится обоснованием для выдачи вкладыша сотруднику.
Потребность обосновать способ оплаты расходов на покупку. Пункт 47 Правил дает возможность работодателю получить с сотрудника плату за приобретение бланка, то есть стоимость фактически удерживается из зарплаты (кроме случаев массовой утраты или порчи в процессе оформления, п. 34, 48 Правил).

13 Июл 2021 uristpolik 197