Главная / Штрафы / Вид рсходов электронный документооборот

Вид рсходов электронный документооборот

Содержание

1 Вид рсходов электронный документооборот
2 Вид рсходов электронный документооборот
3 Учет антивируса: как; учреждению провести покупку лицензии на; программные продукты
4 Как перейти на; электронный документооборот
5 5 причин перейти на; электронный документооборот
6 Как перейти на; электронный документооборот
7 Учет антивируса: как; учреждению провести покупку лицензии на; программные продукты
8 Электронный документооборот косгу 2023

Вид рсходов электронный документооборот

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы, связанные с приобретением неисключительного права на программный продукт, посредством которого обеспечивается доступ к системе электронного документооборота, относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Обоснование вывода:
Организация госсектора может приобретать право использования программного обеспечения на основании лицензионного договора. Предметом лицензионного договора является предоставление или обязательство предоставить обладателем исключительного права на программу для ЭВМ (лицензиаром) права использования этой программы другой стороне (лицензиату) в установленных договором пределах (п. 1 ст. 1235 ГК РФ). Если за лицензиаром сохраняется право выдачи лицензий другим лицам, лицензия считается простой (неисключительной) (п. 1 ст. 1236 ГК РФ).
С 2023 года в целях определения статьи (подстатьи) для осуществления расходов учреждения применяют положения Порядка N 209н.
Положениями п. 10.2.1 Порядка N 209н прямо предусмотрено, что плата за подключение и абонентское обслуживание в системе электронного документооборота, в том числе с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации, относится на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ. В то же время в рассматриваемой ситуации в целях обеспечения доступа к системе электронного документооборота учреждению переданы неисключительные права пользования программным продуктом, посредством которого обеспечивается доступ к системе электронного документооборота.
В соответствии с пп. 10.2.6 Порядка N 209н расходы по услугам в области информационных технологий, в том числе приобретение неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности, включая приобретение пользовательских, лицензионных прав на программное обеспечение, в настоящее время относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Таким образом, расходы, связанные с приобретением неисключительного права на программный продукт, посредством которого обеспечивается доступ к системе электронного документооборота, относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Аналогичное мнение специалисты финансового ведомства высказывали в письме Минфина России от 27.06.2014 N 02-05-11/31189.

К сведению:
Согласно п. 333 Инструкции N 157н на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» отражаются неисключительные права пользования на результаты интеллектуальной деятельности. Отсутствие на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» и в Справке о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах показателей неисключительного права на программное обеспечение может послужить основанием для привлечения должностного лица к административной ответственности по ст. 15.15.6 КоАП РФ за представление недостоверной бюджетной отчетности*(1).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений «Учет неисключительных прав на программное обеспечение (для госсектора)»;
— Энциклопедия решений «Счет 01 «Имущество, полученное в пользование» (для госсектора)»;
— Энциклопедия решений «Расходы будущих периодов. Счет 401 50 (для госсектора)».

2. Если срок использования неисключительного права на программу «Контур.Экстерн» менее или равен 12 месяцам, речь идет об оказании услуг. Расходы на приобретение списываются на затраты текущего года в дебет счета Х 401 20 ХХХ (п. 298 Инструкции № 157н, часть 11 методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 30.11.2023 № 02-07-07/104384).

1. Если срок использования неисключительного права на программу «Контур.Экстерн» более 12 месяцев или бессрочный, то право пользования программой соответствует критериям признания в качестве нематериального актива и может быть принято к учету на счет 111 6I.

Права пользования нематериальными активами могут быть учтены на счете 111 60 при условии, что они соответствуют критериям признания в качестве нематериальных активов в соответствии с положениями стандарта (п. 151.2 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее — Инструкция № 157н).

Оплата услуг абонентского обслуживания в соответствии с договором — это предварительная оплата еще не полученной услуги на основании выставленного счета. Следовательно, эту операцию необходимо учитывать с использованием счета 206 26. По мере получения услуг учреждению представляются документы, подтверждающие их оказание. На основании этих документов расходы в течение года списываются на себестоимость готовой продукции, работ, услуг (финансовый результат текущего периода).

Дебет КРБ 1 106 6I 352 (353) Кредит КРБ 1 302 26 73Х — приняты к учету вложения в права пользования НМА (п. 31 инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, далее — Инструкция № 162н); Дебет КРБ 1 111 6I 352 (353) Кредит КРБ 1 106 6I 352 (353) — приняты к учету права пользования НМА (п. 41.1 Инструкции № 162н); Дебет КРБ 1 401 20 226 Кредит КРБ 1 104 6I 452 — начислена амортизация права пользования программой, если определен срок полезного использования (п. 19 Инструкции № 162н); Дебет КРБ 1 302 26 83Х Кредит КРБ 1 304 05 226 — перечислена оплата за право пользования НМА (п. 111 Инструкции № 162н). Дебет КРБ 1 206 21 56Х Кредит КРБ 1 304 05 221 — перечислена предварительная оплата за услуги абонентского обслуживания (п. 80 Инструкции № 162н). Дебет КРБ 1 401 20 221 Кредит КРБ 1 302 21 73Х — приняты обязательства в сумме оказанных услуг абонентского обслуживания (п. 102 Инструкции № 162н); Дебет КРБ 1 302 21 83Х Кредит КРБ 1 206 21 66Х — зачтен авансовый платеж по мере поступления услуг абонентского обслуживания (п. 102 Инструкции № 162н).

Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок. В случае если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.

Таким образом, если в отношении признаваемых расходов положениями статьи 272 НК предусмотрен специальный порядок учета, то применяются специальные положения. Для материальных расходов по услугам (работам) производственного характера это будет дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг (работ).

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

О видах электронных подписей расскажут на семинаре 26 ноября. Ведущая мероприятия кандидат юридических наук, начальник отдела документальных проверок и ревизий УЭБ и ПК МВД РФ Смирнова Т. С. подскажет, какую подпись выбрать для внутренних и внешних документов компании.

Все об электронных документах — на семинаре 26 ноября. В программе мероприятия, в том числе: Правовые аспекты применения ЭДО Первичные документы для бухучета Электронные налоговые документы Оценка налоговых последствий перехода на ЭДО Специфика выездных и камеральных налоговых проверок при ЭДО в 2023 годуПриходите!

Вид рсходов электронный документооборот

В части обеспечения мер, направленных на сокращение производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников в счет начисляемых страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В части возмещения должностным лицам расходов на приобретение проездных документов в служебных целях на все виды общественного транспорта, в случае, если они не были обеспечены в установленном законодательством Российской Федерации порядке проездными документами, а также компенсации за использование личного транспорта в служебных целях

В части выплаты пособий и компенсаций по оплате ритуальных услуг (выплаты пособий и компенсаций, а также оплата услуг по погребению погибших (умерших) военнослужащих, сотрудников правоохранительных органов и органов безопасности, граждан, призванных на военные сборы, и лиц, уволенных с военной службы

Учет антивируса: как; учреждению провести покупку лицензии на; программные продукты

В соответствии с Порядком № 85н расходы на приобретение неисключительных прав на ПО отражаются по виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг». Казенные учреждения вместо кода 244 используют код 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий», если нормативным актом соответствующего финансового органа закреплено такое решение.

Если же срок действия лицензии не превышает 12 месяцев, то расходы, как правило, относятся непосредственно на текущий финансовый результат (себестоимость продукции, работ, услуг). Однако в рамках формирования учетной политики может быть принято решение об отнесении подобных расходов на расходы будущих периодов (п. 66, 302 Инструкции № 157н, п. 102 Инструкции № 162н, п. 128 Инструкции № 174н, п. 138 Инструкции № 183н).

Права на массовые программные продукты, такие как антивирусные программы, обычно передаются пользователям на основании простой неисключительной лицензии. В этом случае конечный пользователь имеет право лишь использовать программу, а правообладатель (как правило, разработчик ПО) может продавать аналогичные лицензии неограниченному кругу лиц. В этом случае никаких активов на баланс учреждения не поступает. Фактически учреждение путем присоединения к лицензионному соглашению лишь получает в пользование чужой нематериальный актив.

Исключительные права подразумевают, что прежний правообладатель (как правило, разработчик ПО) больше не может заключать аналогичные лицензионные соглашения ни с кем другим. В этом случае возникает объект нематериальных активов. Однако передача исключительных прав на антивирусные программы — это очень большая редкость.

полностью, если программный продукт используется только в приносящей прибыль деятельности;
частично, если программный продукт используется как в приносящей доход деятельности, так и в других операциях — например, при выполнении государственного/муниципального задания (КВД 4) или ОМС (КВД 7). При этом расходы будут признаны только в части, которая относится к приносящей доход деятельности.

Как перейти на; электронный документооборот

Во время пандемии, когда многие компании перешли на удаленку, ЭДО вырос на 30%. Электронные договоры быстрее и дешевле отправлять, чем бумажные, поэтому их доля будет постепенно увеличиваться. Но нужны стартовые затраты на электронную подпись и сервисы, поэтому не всем компаниям выгодно переходить на цифровой обмен данными.

Например, работодатель хочет подписывать электронные трудовые договоры. Для этого сотрудникам нужно выпустить электронную подпись, а если они откажутся, то договор придется подписывать на бумаге. То же самое и с контрагентами: если партнер не хочет ничего менять, с ним придется обмениваться документами по старинке. Поэтому сначала нужно узнать, кто согласен перейти на ЭДО. Если из десяти партнеров цифровая подпись есть у одного, возможно, переходить на электронный документооборот будет невыгодно.

Электронная подпись может выглядеть как флешка или доступ в программу. Есть три вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Подписывать документы можно любой из них, но для налоговой, тендеров и суда нужна квалифицированная, а для всего остального подходят простая и неквалифицированная.

С бумажными документами работа затягивается. Например, если отправили товар, а в накладной ошибка, нужно переделывать документ и отправлять курьером. Это может занять несколько дней, особенно если партнер в другом городе. С электронной накладной можно исправить ошибку и отгрузить товар через час.

Выбрать оператора электронного документооборота. Документы можно отправлять по имейлу, но это небезопасно: почту могут взломать. Некоторые документы к тому же нельзя отправлять на обычный ящик, например декларации в налоговую и счета-фактуры. Для них нужен сервис электронного документооборота. По сути, это та же почта, но с усиленной криптозащитой. Даже интерфейс похож: есть входящие и исходящие письма, редактор документов, архив.

5 причин перейти на; электронный документооборот

Входящие электронные документы вводятся в учетную систему в несколько кликов. Вам не нужно тратить время на ввод данных или устранение ошибок распознавания сканов.
ЭДО снимает проблему расхождений с контрагентом, потому что вы работаете с одним и тем же файлом. Это позволяет избежать в учете ошибок, которые случаются при ручном заведении счетов-фактур и исключает издержки, когда с бумажных актов и накладных контрагенты вносят в свою учетную программу неверное количество или стоимость товаров, случайно выбирают не ту номенклатуру, и потом при налоговой сверке возникают несоответствия.
С ЭДО квартал удается закрыть в срок и отправить отчетность без последующих корректировок. При проведении годовой инвентаризации обмен электронным документами упрощает процесс подписания актов сверки до момента сдачи годовой отчетности.
При необходимости представить документы в ИФНС вам не нужно искать, копировать и заверять бумажные документы, а затем нести их в налоговую или отправлять по почте. Достаточно найти в электронном хранилище нужные документы и переслать в инспекцию.

Хранение документов тоже требует вложений, тем более что бухгалтерские документы должны храниться пять лет. Для содержания бумажного архива организации придется выделить площадь в офисе, купить стеллажи и папки для хранения. Электронные документы не занимают места и хранятся на серверах оператора ЭДО.

ЭДО повышает скорость подписания и обмена документами и помогает избежать потерь документов при пересылке. Вам не нужно заниматься рутинными операциями: распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять документы по e-mail или другим способом, а затем неделями ждать свои экземпляры. Вы отправляете контрагенту файл и можете получить его заверенным электронной подписью в тот же день.

Также ЭДО упрощает поиск нужных актов, накладных, счетов-фактур. Чтобы найти бумажные документы, вам нужно встать на стул перед стеллажом, достать папки, найти документы, скопировать и заверить их, убрать на место. Электронный документ любой давности можно найти за несколько секунд, не поднимая рук от клавиатуры ноутбука. Операторы ЭДО предлагают удобные фильтры поиска, также вы можете создать структуру для распределения входящих документов.

Российские компании обмениваются электронными документами уже почти пять лет. Новая организация может вовсе не иметь бумажного архива и создавать первичные документы сразу в электронном виде. Даже при налоговых проверках документы не нужно распечатывать, достаточно показать их инспекторам в системе оператора ЭДО.

Для внедрения «1С-ЭДО» необходимо соблюдение определенных условий, в том числе наличие: средств криптографической защиты, установленных на компьютерах с информационной базой; действующих сертификатов ЭЦП (можно оформить в рамках сервиса «1С:Подпись»); действующего договора на информационно-технологическое сопровождение (ИТС).

Иные варианты возможны для учреждений, применяющих для организации учета нетиповые решения. В таких случаях оптимально самостоятельное внедрение решения «1С:Библиотека электронных документов», ред. 8.2, – специальной конфигурации, предназначенной для встраивания обмена ЭД в различные прикладные решения.

Рассмотрим, как происходит внедрение. Пользователям программ «1С» при наличии действующего договора ИТС и соблюдении других вышеописанных условий необходимо обновить программу до актуального состояния и заполнить заявку. Специалисты самостоятельно выполнят необходимую настройку программы. Пользователям программных продуктов других разработчиков необходимо будет приобрести соответствующее решение, установку и внедрение которого также произведут специалисты компании.

Рассмотрим, какими видами документов позволяет производить обмен сервис «1С–ЭДО». Это ряд регламентированных форм: накладная ТОРГ-12, счет-фактура, акт на оказание услуг, акт передачи прав, форматы обмена которыми утверждены Федеральной налоговой службой РФ (приказы ФНС РФ от 04.09.2023 №ММВ-7-6-93, от 02.02.2023 №ММВ-7-15/40). Кроме того, возможен обмен нерегламентированными формами – любыми бухгалтерскими документами, договорами, соглашениями.

Переход на ЭДО предоставит ряд преимуществ по сравнению с бумажным. Ускорится сам процесс обмена, снизятся затраты времени и средств на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов, что важно в непростых условиях сокращения расходов на содержание учреждений. А поскольку при отправке ЭД через оператора фиксируется точное время и дата отправки, это дисциплинирует контрагента и защищает бухгалтера от обвинения в несвоевременном отражении в учете фактов хозяйственной жизни.

Как уже было отмечено выше, все документы подписываются электронной подписью, без нее работа в ЭДО невозможна. Цена ЭП будет зависеть от количества операций, которые вы планируете совершать. Например, эл. подпись для обмена простыми неформализованными документами обойдется примерно в 2 000 рублей. В среднем стоимость ЭП будет в пределах от 2 до 4,5 тысяч руб.

проверить своих контрагентов;
составить отчеты и направить их в государственные ведомства;
найти закупки на разных ресурсах и ознакомиться с аналитикой торгов;
получить дистанционно фискальные отчеты;
создать бухгалтерскую, складскую и кадровую документацию;
управлять этапами бизнеса;
подключить программы CRM для оптимизации деятельности отдела продаж.

Компактность. Бумажные документы занимают много места, в больших офисах на архив выделяются целые комнаты. Электронные формы хранятся в личном кабинете пользователя, на специальном облаке, на цифровом носителе. Благодаря такой организации деятельности нужный бланк всегда можно найти быстро и в нужное время.

Используя возможности сервисов ЭДО, участники сделки могут в ускоренном режиме обмениваться документами дистанционно. Это несложный процесс, в котором сможет разобраться даже неопытный пользователь. Для этого не нужно оканчивать курсы экономистов, бухгалтеров или программистов.

Формирование, отправка и прием цифровых бланков.
Интеграция с 1С. Участникам не нужно вручную прописывать параметры и текст, нужные документы формируются автоматически и подключаются к бухгалтерской программе.
Взаимодействие с различными информационными сервисами: API, SAP, MS Dynamics, Oracle.
После создания аккаунта открывается доступ к расширенным возможностям.
Возможность не только внутреннего и внешнего взаимодействия между участниками, но и связь с государственными ведомствами РФ.
В программе нет необходимости дублировать информацию.
Правки в электронную документацию вносятся дистанционно.
Видно, на какой стадии находится форма, и участники могут отслеживать все этапы.
Нужный бланк можно найти в кратчайшие сроки с помощью специального фильтра поиска.
Разработчики предлагают мобильную версию программы. Многие процессы можно контролировать, не имея рядом компьютер/ноутбук.
Есть свое хранилище данных.
Можно задать цепочку передачи каждой формы.
Взаимодействие с аналогичными системами.
Пользователи «Диадока» могут контролировать действия других участников. Если вторая сторона запрашивает доступ к файлу, то программа об этом проинформирует.

Как перейти на; электронный документооборот

Электронный документ — это как бумажный, но в электронном виде, например пдф-файл. Электронными могут быть счета, договоры, акты, накладные, отчеты и ведомости. Чтобы они имели юридическую значимость, их подписывают цифровой подписью. Если в документ внесут изменения, подпись будет недействительна, пока не подпишут заново.

Учет антивируса: как; учреждению провести покупку лицензии на; программные продукты

Примечание. Здесь и далее под учреждениями мы будем понимать государственные и муниципальные учреждения всех типов (казенные, бюджетные, автономные), а также органы государственной власти и органы местного самоуправления в части собственной деятельности (в соответствии с п. 11 ст. 161 Бюджетного кодекса РФ приравненные к казенным учреждениям).

Государственные и муниципальные учреждения используют в работе различные программные продукты. Для этого они покупают соответствующие лицензии у правообладателей. Учет таких расходов вызывает много вопросов. Как действует лицензия на использование программного обеспечения (ПО)? Как отразить в бухучете затраты на ее покупку и можно ли признать их для целей налогообложения?

Если срок действия лицензии превышает 12 месяцев (то есть она действует в течение нескольких отчетных периодов), то расходы на ее приобретение отражаются в качестве расходов будущих периодов (п. 302 Инструкции № 157н). В дальнейшем они относятся на финансовый результат текущего года (на себестоимость продукции, работ, услуг) в порядке, определенном учетной политикой (п. 66, 302 Инструкции № 157н, п. 124 Инструкции № 162н, п. 160 Инструкции № 174н, п. 188 Инструкции № 183н).

Если же компания внедряет ЭДО и ЭЦП комплексно у себя, то кто отвечает за сохранность архива внутри? Либо у IT-службы появятся дополнительные обязательства, либо наймут специального сотрудника. Возможно, переквалифицируют кого-то из штата. Это дополнительные траты, но главные вопросы: кто из компании получит доступ к архивам, и какой должна быть структура протоколов безопасности, чтобы предотвратить утечку информации или целенаправленное искажение данных?

Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.

Прежде, чем внедрять ЭДО и ЭЦП, внимательно изучите бизнес-процессы внутри компании. Эти технологии эффективны только тогда, когда их внедрение позволит существенно сократить объёмы печати и расходы на неё. И помните, что от печати отчётности для контрольно-надзорных органов и в качестве страховки при сбое архива и потере или искажении данных Вы всё равно никуда не уйдёте.

Чтобы сократить траты во время карантина, изучите все доступные способы оптимизации расходов на печать. Возможно, Вы сэкономите на удалённой диагностике оборудования или найдёте расходные материалы по старому курсу. А если твёрдо уверены, что необходимо переходить на ЭЦП и ЭДО, то составьте план внедрения и чёткие критерии выбора провайдера. И заранее посчитайте объём печати, от которого нельзя отказаться.

Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.

Электронный документооборот косгу 2023

Для определения кодов КОСГУ применяется порядок, утв. приказом Минфина России от 29.11.2023 № 209н (далее — Порядок № 209н). В 2023 году расходы на оплату услуг в области информационных технологий, приобретение неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (в т.ч. приобретение пользовательских, лицензионных прав на программное обеспечение, приобретение и обновление справочно-информационных баз данных) отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка № 209н).

В статьях 410 «Уменьшение стоимости основных средств» и 420 «Уменьшение стоимости нематериальных активов» изменено описание и введена детализация подст. 411 «Амортизация основных средств», 412 «Обесценение основных средств» и подст. 421 «Амортизация нематериальных активов» и 422 «Обесценение нематериальных активов» соответственно.

В бухгалтерском учете операций по доходам они отражены следующим образом: Автомобилю бюджетного учреждения спорта в результате ДТП причинен ущерб. В соответствии с договором обязательного страхования автогражданской ответственности (ОСАГО) транспортных средств страховщик перечислил страховое возмещение на лицевой счет учреждения.

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации*(1) оплата услуг по подключению, а также по абонентскому обслуживанию в системе электронного документооборота (в том числе с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации) производится по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ.

Информационный обмен Пунктом 2 Порядка N 16н установлено, что информационный обмен между клиентом и органом Федерального казначейства (ОФК) осуществляется в электронном виде с применением средств электронной цифровой подписи (далее — электронный вид) на основании договора (соглашения) об обмене электронными документами, заключенного между клиентом и ОФК.Если у клиента или ОФК отсутствует техническая возможность информационного обмена в электронном виде, обмен информацией между ними осуществляется с применением документооборота на бумажных носителях с одновременным представлением документов на машинном носителе (далее — бумажный носитель).При осуществлении операций со средствами клиента документооборот, содержащий сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется с соблюдением требований законодательства РФ о защите государственной тайны.

19 Июн 2021 uristpolik 627