Главная / Жалобы / Билет на метро в авансовом отчете

Билет на метро в авансовом отчете

Содержание

1 Билет на метро в авансовом отчете
2 Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
3 Учет электронных проездных билетов в «1С: Бухгалтерии 8»
4 Авансовый отчет: что можно принять к учету
5 Авансовый отчет по командировке
6 Учет электронных билетов в 1С Бухгалтерия предприятия

В случае если оплата услуг в командировке производилась с банковской карты третьего лица, возмещение расходов в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации осуществляется работнику, направленному работодателем в служебную командировку, на основании Авансового отчета, если первичные учетные документы, подтверждающие расходы по проезду к месту командировки и обратно, соответствуют требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, а также согласованы с представителем нанимателя.

Согласно пункту 5.7. статьи 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ в случаях, предусмотренных пунктом 5.6 статьи 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ, обязанность по выдаче (направлению) покупателю (клиенту) кассового чека (бланка строгой отчетности) помимо способов, указанных в статье 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ, может быть исполнена пользователем путем обеспечения покупателю (клиенту) возможности в момент расчета считать с дисплея мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства QR-код.

В соответствии с пунктом 5 статьи 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ предусмотрена возможность при осуществлении расчетов в безналичном порядке, исключающих возможность непосредственного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом либо автоматическим устройством для расчетов, с применением устройств, подключенных к сети «Интернет» и обеспечивающих возможность дистанционного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом либо автоматическим устройством для расчетов обязаны обеспечить передачу покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме на абонентский номер либо адрес электронной почты, указанные покупателем (клиентом) до совершения расчетов. При этом кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе пользователем может не печататься.

Согласно пункту 3.1. статьи 1.2. Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ) в случае, если обязанность по предоставлению кассового чека (бланка строгой отчетности) обеспечивается путем отражения QR-кода, который позволяет покупателю (клиенту) осуществить его считывание и идентифицировать кассовый чек (бланк строгой отчетности) и структура данных которого включает в себя дату и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумму расчета, заводской номер фискального накопителя, фискальный признак документа (далее — QR-код), на дисплее компьютерного устройства пользователя или печати такого QR-кода на бланке документа в случаях, предусмотренных Федеральным законом N 54-ФЗ, получение кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме с реквизитами, предусмотренными статьей 4.7. Федерального закона N 54-ФЗ, осуществляется покупателем (клиентом) самостоятельно с использованием информационного сервиса уполномоченного органа, порядок использования которого определяется уполномоченным органом, или официального программного средства уполномоченного органа для мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства (далее — мобильное приложение уполномоченного органа) путем считывания указанного QR-кода с использованием мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства покупателя (клиента), который обеспечивает доступ покупателя (клиента) к такому информационному сервису уполномоченного органа или указанному мобильному приложению уполномоченного органа.

Учитывая изложенное, документы (в том числе электронные), подтверждающие произведенные работником денежные выплаты (чек контрольно-кассовой машины, чека слипа, платежного документа или бланка строгой отчетности, выписка из автоматизированной информационной системы, электронный кассовый чек с QR-кодом), содержащие обязательные реквизиты, могут являться обоснованием расходов по приобретению билетов и, по мнению Департамента, организация бюджетной сферы вправе принять такой документ к учету в целях возмещения работнику расходов, связанных со служебной командировкой.

Командированный перечисляет все документы, которые подтверждают командировочные расходы: билеты, кассовые чеки, счета-фактуры, договор аренды и т.д. Для каждого документа прописывает наименование и сумму трат. Важно, чтобы суммы, указанные в чеках и других документах, совпадали с данными в таблице. Чеки и билеты должны быть прикреплены к отчету.

В авансовом отчете работник отчитывается о тратах, совершенных в связи с командировкой. Этот документ свидетельствует о целевом расходовании средств компании и должен быть подкреплен соответствующими документами: чеками, билетами, договором аренды и так далее. Их нужно указать в отчете и приложить к нему же в качестве доказательств.

Для подтверждения проживания распечатывают бронь гостиницы, прикладывают счет из гостиницы и кассовый чек, а если у владельца нет кассовой машины, то счет-фактуру — квитанцию, заполненную от руки и заверенную печатью. Если командированный снимал частную квартиру, ему нужно получить подписанный хозяином договор и акт об оказанной услуге, в которых прописаны сроки проживания и сумма оплаты.

Если от выданных авансом средств есть остаток, командированный должен сдать их в бухгалтерию. Если же он потратил больше, чем предполагалось (при условии, что траты были обоснованы и согласованы), то сумму перерасхода ему компенсируют — например, начисляют со следующей выплатой зарплаты.

Если компания либо сотрудник уже успели потратить средства на организацию командировки, то авансовый отчет необходимо оформить и вписать туда понесенные расходы. Подробный порядок описан в статье. Отчет нужно сдать в течение 3 дней после выхода приказа об отмене командировки.

Билет на метро в авансовом отчете

Несмотря на то, что электронные билеты не обладают признаком денежных документов – уникальностью (поскольку могут быть распечатаны неограниченное количество раз и даже не выдаваться сотруднику в бумажном виде), до 01.01.2023 многие учреждения учитывали их на счете 201 35, поскольку у электронных билетов имелись другие признаки денежных документов:

Маршрут-квитанция электронного авиабилета и контрольный купон электронного железнодорожного билета являются документами строгой отчетности и применяются для наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без ККТ. Это установлено п. 2 Приказа № 134, п. 2 Приказа № 322.

С 1 января 2023 года в соответствии с изменениями в Инструкцию № 157н электронные проездные документы (авиа и ж/д билеты) не могут быть учтены в составе денежных документов на счете 201 35. Согласно письму Минфина России от 20.08.2023 № 02-06-10/73254 акт об оказании услуг (агентских услуг) по приобретению, оформлению и выдаче электронных билетов не является документом, подтверждающим получение услуги перевозчика. Независимо от того, каким способом приобретались билеты (согласно государственному контракту (по агентскому договору) или подотчетным лицом) к авансовому отчету (ф. 0504505) необходимо приложить документы, подтверждающие перелет (проезд) в командировку и обратно. Из этого письма можно сделать вывод, что отнести расходы на приобретение билетов по агентскому договору на счет 401 20 можно только на основании авансового отчета, дата бухгалтерской проводки не может быть раньше даты авансового отчета. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 10.01.2023 № 02-06-10/387. Конкретных бухгалтерских проводок в письмах Минфина России нет. Как отразить приобретение электронных билетов в учете бюджетного учреждения?

Методологи Минфина России на видео-конференции Федерального казначейства по вопросам формирования годовой бюджетной (бухгалтерской) отчетности за 2023 год (https://disk.roskazna.ru/index.php/s/aeaJgrCnKeJW6bb) разъяснили, что перечисление денежных средств за электронные билеты должно учитываться как расчеты по выданным авансам на счете 206 00.

удостоверение права на получение определенного товара (услуги) на определенную сумму;
наличие номинала документа – суммы в денежном выражении, на которую можно приобрести товар (услугу);
предоставление товара (услуги) на всю номинальную стоимость денежного документа единовременно.

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Многие организации сталкиваются с необходимостью выдавать деньги сотрудникам на те или иные цели. Наличные могут понадобиться, если сотруднику поручили приобрести какие-либо товары или материалы. Или – когда его отправили в командировку. Между тем, правила выдачи денег под отчет и их контроля строго регламентированы. Несоблюдение этих правил может привести к излишним тратам организации, а также претензиям со стороны контролирующих ведомств.

чек ККТ;
слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник;
подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.

Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям (а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно), то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов. А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы.

На основании приказа руководителя (либо заявления работника) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. Документ составляют по унифицированной форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У

билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
страховые полисы на поездку;
документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
документы об оплате получения виз.

В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:

Законодательство не ограничивает размер сумм, которые может выдавать организация в подотчет, они могут быть весьма значительными, но учитывать в авансовом отчете необходимо и самые небольшие выданные суммы. При этом необходимо помнить о законодательно установленных нормах по наличным расчетам между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями — не более 100 тысяч рублей по одному договору. Если нужно закупить товары, материалы большими партиями, подотчетному лицу необходимо заранее позаботиться о согласовании с контрагентами заключение договоров на каждую партию, не превышающую указанный лимит расчетов наличными. На безналичные расчеты это ограничение не распространяется.

Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:

чек ККТ;
пассажирские билеты, посадочный талон;
товарные чеки/накладные;
квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.

В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.

Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как оформить документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия — проверять представленные бумаги и чеки построчно на предмет соответствия налоговому законодательству. В целом, для денег, выдаваемых авансом, действуют следующие правила:

Учет электронных проездных билетов в «1С: Бухгалтерии 8»

Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.

Как уже было сказано выше, маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности. Поэтому они при распечатке на бумаге соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но есть одно очень важное условие — сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой, т.е. должна быть обозначена конкретная сумма налога.

В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.

В этом случае следует обратиться к перевозчику или его представителю и взять справку, в которой содержится информация, необходимая для подтверждения полета (письмо Минфина России от 18.05.2023г. №03-03-06/2/28296). Иначе учесть расходы не получится.

Отразив электронный билет в авансовом отчете, мы плавно переходим к составлению бухгалтерских проводок. Для этого рассмотрим отдельно ситуации, когда билеты для сотрудника покупает сама организация, и когда их покупает работник предприятия. От этого зависит бухучет электронных билетов, а именно проводки.

Авансовый отчет: что можно принять к учету

Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.

наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
наименование фрахтовщика;
дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
стоимость пользования легковым такси;
фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

чек ККТ;
пассажирские билеты, посадочный талон;
товарные чеки/накладные;
квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.

Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

Как именно получить закрывающие документы, зависит от договоренности с контрагентом. Он может передать вам их лично, когда привезет товары или окажет услугу, отправить по почтовому адресу компании или электронно — через систему электронного документооборота.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

Авансовый отчет по командировке

Учет электронных билетов в 1С Бухгалтерия предприятия

Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».

С тех пор многое изменилось: в письме Минфина России от 26 апреля 2012 года № 03-03-04/1 заявлено, что «документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, с 1 января 2012 года может служить контрольный купон электронного проездного документа, полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети».

Однако ряд специалистов считает, что раз электронный билет не имеет бумажного вида, то и необходимость в использовании счета 50.3 отпадает. При этом данная операция расценивается как оплата услуги сторонней организации. Если Вы остановились на данном способе, рекомендуется к счету 76 открыть новый субсчет «Расчеты за электронные билеты». Выбранный метод стоит закрепить в учетной политике для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

наименование, номер из 6 знаков и серия;
название фирмы или Ф. И. О. ИП;
ИНН и местонахождение предприятия;
вид и стоимость услуги;
сумму оплаты;
дату операции и формирования документа;
должность, Ф. И. О. и личную подпись ответственного за документирование операции лица;
печать компании.

Найти терминал.
Поднести штрих-код к сканеру. Вы можете сделать это с распечатанного листа или с экрана устройства. Если сканер отказывается считывать информацию, введите 14-значный код вручную.
На экране появится детальная информация о заказе. Введите паспортные данные, перепроверьте и нажмите «Выбрать».
Билет будет готов через несколько секунд.

Исходя из вышеизложенного расходы по проезду к месту командировки автомобильным транспортом международного сообщения могут быть учтены в составе затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, при наличии электронного билета, распечатанного на бумажном носителе, в случае проезда к месту командировки железнодорожным транспортом — при наличии бланка заказа на бумажном носителе, распечатанного при оформлении электронного проездного документа с электронной регистрацией.

Пунктом 28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 марта 2013 г . № 185, с изменениями и дополнениями, установлено, что к отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагается также проездной документ (билет), в том числе билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении.

Пунктом 1 статьи 130 Налогового кодекса Республики Беларусь определено, что затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.

Электронному билету, приобретаемому при автомобильной перевозке в регулярном сообщении, также автоматически присваивается номер, по которому осуществляется учет его дальнейшего использования. В нем указываются фамилия и собственное имя пассажира. При оформлении электронного билета пассажиру по его требованию должен быть выдан билет на бумажном носителе (п. 471 Правил автомобильных перевозок пассажиров, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 июня 2008 г . № 972, с изменениями и дополнениями).

Согласно письму Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 11 мая 2023 г . № 10-40/3939 (о применении электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте) при оформлении билета на поезд с электронной регистрацией ему присваивается регистрационный номер, который является безусловным идентификатором стоимости и конкретных реквизитов поездки. Этот регистрационный номер в полной мере подтверждает факт оплаты билета. Приобретение билета с электронной регистрацией требует указания фамилии, имени и отчества пассажира, которые он обязан подтвердить удостоверением личности при посадке в вагон, т.е. электронная регистрация билета представляет гарантию его использования определенным лицом. В связи с этим представляется возможным подтверждать расходы на проезд на основании бланка заказа, самостоятельно распечатанного на бумажном носителе при оформлении электронного проездного документа с электронной регистрацией на сайте Белорусской железной дороги.

27 мая 2021 uristpolik 1210