Аренда личного автомобиля сотрудника в служебных целях
Содержание
- 1 Арендуем автомобиль сотрудника
- 2 Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях
- 3 Аренда личного автомобиля сотрудника в служебных целях
- 4 Передача сотруднику лизингового автомобиля
- 5 Как арендовать автомобиль у работника (договор)
- 6 Возможно ли выплачивать компенсацию работнику за использование не находящегося в его собственности легкового автомобиля для служебных поездок
- 7 Если на вас работает не только сотрудник, но и его личное авто — правила аренды
- 8 Важные нюансы аренды авто у сотрудника организации
Налоговое законодательство Российской Федерации не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).
В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (например, на ГСМ, запчасти, мойку) организация вправе включать в расходы на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в зависимости от назначения используемого транспорта 2 . Все перечисленные расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии соответствия критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ (т. е. расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены).
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
В соответствии с разъяснениями Росстата 4 на оборотной стороне формы № 3 «Путевой лист легкового автомобиля» указываются пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы организации, а также для начисления зарплаты водителю.
Нередко случается, что организация для обеспечения мобильности работников использует их личные легковые автомобили. Как правило, при этом с работниками заключаются договоры аренды транспортного средства без экипажа. Предположим, что таким образом решает проблему оперативности в работе некая организация, применяющая общий режим налогообложения. При этом в договорах аренды транспортного средства предусмотрены: сумма ежемесячной арендной платы (допустим, 3000 руб. в месяц), компенсация расходов на содержание автомобилей (горюче-смазочные материалы (ГСМ), ремонт, мойка, парковка, транспортный налог).
Рассмотрим, возможно ли учесть расходы по аренде и содержанию автомобилей при исчислении налога на прибыль, возникает ли необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов с сумм арендной платы и указанной компенсации, каков порядок списания ГСМ, как правильно оформить путевой лист, если конкретный маршрут поездки неизвестен.
Арендуем автомобиль сотрудника
- Данные об автомобиле. Уместно указывать марку, VIN, государственный номер, цвет кузова и комплектацию (например, прилагается прицеп, запасное колесо, тент и т.п.).
- Подтверждение права собственности арендодателя. Нужны данные свидетельства о регистрации транспортного средства, ПТС. Можно также указать сведения о страховом полисе ОСАГО.
- Реквизиты доверенности, на основании которой действует посредник.
- Период, на который передается авто.
- Сумма платы. Оговорите, что именно входит в состав оплаты, поскольку договор может заключаться как с условием предоставления услуг экипажа (водителя), так и без них. Также можно включать или не включать в оплату ремонт, ГСМ и прочие расходы.
Если к проведению работ привлекается сторонняя компания, стоит уточнить, нет ли ограничений насчет сервиса. Бывает, что при покупке нового автомобиля владелец обязуется использовать услуги авторизованного сервисного центра, благодаря чему получает дополнительные скидки и бесплатное обслуживание. Направляя машину в другую мастерскую, можно подвести арендодателя и лишить его определенных льгот и гарантии.
Что касается расходов при компенсации, тут существует два подхода. Первый – все затраты по обслуживанию от ГСМ до ремонта включены в компенсацию. Второй – компенсация лишь возмещает износ имущества, а вот текущие расходы полагается оплачивать (компенсировать) отдельно.
- Наименование и номер.
- Срок действия (в связи с изменениями с 1 марта 2023 года теперь это одна смена или один рейс, хотя единства во мнении нет, кажется, ни у пользователей, ни у законодателей).
- Данные владельца (в нашем случае – арендатора).
- Данные водителя (ФИО, медосмотр).
- Информация об автомобиле (регистрационный номер, тип авто, модель). Аналогичные данные и на прицеп, если есть.
- Показания одометра (пройденный километраж).
- Даты выезда/въезда на парковку.
- Сведения о предрейсовом ТО.
Если арендатор в результате проведенных улучшений не сможет использовать автомобиль в своих целях, то он может расторгнуть договор аренды. Например, арендодатель провел реконструкцию, в результате которой в качестве топлива стал использоваться газ. При этом у организации отсутствует возможность заправки в тех районах, где эксплуатируется авто ввиду отсутствия газовых заправочных станций.
- Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
- Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.
Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2023 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):
Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.
Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин. Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.
Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2023 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Например, работодатель взял в аренду автомобиль сотрудника. В договоре определен размер арендной платы, но работник данных выплат не получал и обратился в суд с требованием об их взыскании. Суд первой инстанции удовлетворил требования работника. Однако апелляционная инстанция отменила это решение. Рассматривая жалобу, суд установил, что между сторонами фактически сложились правоотношения по использованию личного имущества в служебных целях, компенсация за использование имущества истца (автомобиля) выплачена ему в полном объеме. Согласно расчетным листкам и справкам по форме 2-НДФЛ работнику ежемесячно выплачивались заработная плата и компенсация за использование автомобиля. Кроме того, выяснилось, что автомобиль на протяжении всего времени находился у работника, он единолично осуществлял пользование транспортным средством, то есть фактически автомобиль ответчику не передавался. В полисе ОСАГО значится только работник, сведения об иных сотрудниках организации в страховой полис не вносились. Значит, фактически автомобиль в аренду не передавался. Следовательно, и арендная плата взыскана быть не может (Апелляционное определение Омского областного суда от 14.02.2023 по делу № 33-107/2023).
Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.
«5.3. С 01.09.2023 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации 52ОХ 123456) – легковой автомобиль марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
Минфин в Письме от 24.11.2023 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
Использование автомобиля в служебных целях подтверждается путевыми листами. Путевые листы будут служить основанием для учёта расходов в целях налога на прибыль организации. Если расходы на ГСМ при использовании автомобиля в личных целях, не будут компенсированы сотрудниками, со стоимости использованного ГСМ необходимо будет уплатить НДФЛ.
Общие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (расходы на техосмотр, мойку и пр.), а также расходы на осуществление лизинговых платежей следует распределить между организацией и сотрудником пропорционально использованию автомобиля в служебных и личных целях.
Расходы, которые не связаны с использованием автомобиля в служебных целях, осуществляются за счёт сотрудника, или компенсируются сотрудником. В противном случае, компании придётся удержать с соответствующих сумм НДФЛ и уплатить страховые взносы.
При этом организации следует предусмотреть обязанность сотрудника компенсировать организации расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, применительно к использованию автомобиля в личных целях во избежание возникновения обязанности удержания НДФЛ и уплаты страховых взносов.
В приложении к учётной политике, или в самостоятельном документе необходимо закрепить методику распределения расходов, связанных с использованием автомобиля, и их учёта в целях налогообложения прибыли, поскольку в отношении автомобиля, который частично используется в личных целях, учесть все затраты, связанные с его содержанием, при расчёте налога на прибыль нельзя.
Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.
Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.
Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.
- Операции по предоставлению личного транспорта в аренду НДС не облагаются в силу положений статьи 143 НК РФ.
- Если компания-арендатор применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль, расходы, связанные с арендой можно учесть в составе расходов в сумме фактических затрат.
- Если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу согласно положениям ст. 346.16 НК РФ можно суммы арендной платы, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные на содержание транспорта.
- Если же компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть расходы на арендные и иные платежи, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта компания не сможет в целях налогообложения.
Однако необходимо иметь в виду, что при любой системе налогообложения фактические расходы согласно действующего законодательства должны быть обоснованы и документально подтверждены, а при УСН еще и оплачены. Специалисты Минфина РФ еще раз указали на обязательность документального подтверждения расходов в своем письме от 25.03.2023 г. № 03-03-06/1/20067.
При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.
Аренда личного автомобиля сотрудника в служебных целях
Операционная аренда — наиболее распространенный вариант среди государственных (муниципальных) учреждений. Объекты учета операционной аренды возникают, например, при передаче или получении в аренду помещений, транспортных средств и другого имущества на небольшой срок (от нескольких месяцев до нескольких лет), не сопоставимый с оставшимся сроком полезного использования имущества, а также при передаче или получении в аренду земельных участков (пп. 12, 16 СГС «Аренда»).
- аренда транспортного средства с экипажем, когда арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает услуги по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 632 — 641 ГК РФ);
- аренда транспортного средства без экипажа, когда арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 — 649 ГК РФ).
Доходы физического лица от сдачи имущества в аренду являются объектом обложения НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). Учреждение, которое выплачивает физическому лицу доход, признается налоговым агентом по НДФЛ и обязано исчислить, удержать у физического лица и перечислить в бюджет сумму налога (пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Страховые взносы на арендную плату не начисляются (п. 4 ст. 420 НК РФ, письмо Минфина России от 18.06.2023 № 03-15-07/41602).
Коэффициент амортизации находится в пределах 0,05-0,5. Он зависит от интенсивности эксплуатации автомобиля. Чем чаще автомобиль будет использоваться, тем выше коэффициент. Показатель 0,5 обычно применяют для такси. При эксплуатации со средней загруженностью используется показатель 0,2.
В рассматриваемой ситуации учреждению целесообразно определить размер арендной платы, исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля. Также при установлении размера арендных платежей рекомендуется руководствоваться ценами, сложившимися в регионе.
Передача сотруднику лизингового автомобиля
Расходы, которые не связаны с использованием автомобиля в служебных целях, осуществляются за счёт сотрудника, или компенсируются сотрудником. В противном случае, компании придётся удержать с соответствующих сумм НДФЛ и уплатить страховые взносы.
Организации целесообразно разработать Положение об использовании служебных автомобилей. В нем рекомендуется отразить следующие моменты: способ передачи сотруднику; закрепить методику распределения расходов на содержание и использование автомобиля в служебных и личных целях, а также распределить бремя оплаты этих расходов между организацией и сотрудником.
В частности, пропорция может быть установлена в результате анализа пробега автомобиля в служебных и личных целях за определенный период, или, исходя из времени использования автомобиля в служебных или личных целях. В результате установленной пропорции организация определяет долю расходов, которая приходится на личное использование автомобиля и не учитывается в целях налогообложения прибыли.
В приложении к учётной политике, или в самостоятельном документе необходимо закрепить методику распределения расходов, связанных с использованием автомобиля, и их учёта в целях налогообложения прибыли, поскольку в отношении автомобиля, который частично используется в личных целях, учесть все затраты, связанные с его содержанием, при расчёте налога на прибыль нельзя.
Следует также отметить, что в договоре лизинга не должно быть прописано исключительное условие использования передаваемого автомобиля только в производственных целях, а также не должен содержаться прямой запрет на использование автомобиля в личных целях.
Арендная плата также не признается объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах. Несмотря на то что договор аренды относится к гражданско-правовым договорам, непосредственно арендная плата — это не вознаграждение за выполненные работы, оказанные услуги или создание объектов интеллектуальной собственности. Она является ценой пользования имуществом .
В текущем месяце он 14 календарных дней находился в отпуске. На этот период с нанимателем был заключен договор аренды автомобиля, переданного по акту приема-передачи с оценочной стоимостью 10 000 руб. Сумма арендной платы составила 80 руб. Автомобилем пользовался работник с разъездным характером работы.
Напомним, что с 2023 года важное значение при включении компенсации за использование имущества в служебных целях и арендной платы за транспортное средство в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, имеет факт установления работнику разъездного характера работы и выплаты соответствующей компенсации.
Работник использует свой автомобиль как в личных, так и в служебных целях по месту основной работы. Разъездной характер работы данному сотруднику не установлен. По соглашению с нанимателем компенсация за износ транспортного средства определена в размере 150 руб. в месяц. Сумма перечисляется на карт-счет работника.
— в случае отсутствия у работника разъездного характера работы компенсация за износ личного автомобиля и арендная плата за него включаются в состав прочих затрат (с учетом норматива 1%). При этом не имеет значения, что пользоваться автомобилем фактически будет сотрудник с разъездным характером работы .
Как арендовать автомобиль у работника (договор)
Один из них — прописать в трудовом договоре или соглашении к нему сумму компенсации за пользование имуществом сотрудника (ст. 188 ТК РФ). Но есть нюанс — в налоговых целях расходы на выплату такой компенсации можно учесть только в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если ограничиться этой лимитированной суммой, работник не сумеет покрыть расходы даже на ГСМ, не говоря о других тратах (техобслуживание, ремонт, страховка и т. д.).
Верховный суд не возражает против такого подхода налоговиков (Определение ВС РФ от 30.10.2023 № 308-КГ17-15395). А нижестоящие суды эту позицию взяли на вооружение (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 17.06.2023 по делу № А32-37747/2023). Хотя ранее компаниям удавалось отбиться от «страховых» доначислений (см., к примеру, Постановление АС Западно-Сибирского округа от 06.02.2023 по делу № А27-15074/2023).
Договор аренды автомобиля без экипажа является наиболее привлекательным для арендатора — арендные платежи законно полностью списываются в составе «прибыльных» расходов и не облагаются страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, Письмо Минфина от 18.06.2023 № 03-15-07/41602).
- Договор аренды автомобиля без экипажа — укажите в нем сумму арендной платы и иные условия арендных отношений.
- Договор оказания услуг по управлению транспортным средством — указанную в нем стоимость услуг нужно облагать страховыми взносами.
Использование личного транспорта сотрудников в интересах компании — ситуация распространенная. Она возникает, когда работодатель заинтересован в мобильности сотрудников, но не имеет возможности или желания предоставить им служебный транспорт для выполнения трудовых функций. Мы расскажем, как оформить с сотрудником договор аренды его автомобиля, какие при этом могут возникнуть риски и как их избежать.
Возможно ли выплачивать компенсацию работнику за использование не находящегося в его собственности легкового автомобиля для служебных поездок
Мы начисляли сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях. Месяц назад он переоформил свой личный автомобиль на другое лицо по дарственной. Продолжает пользоваться автомобилем. Доверенности на управление автомобилем от этого лица он не имеет, но имеет действующие страховки ОСАГО и КАСКО на свое имя.
В Письме Минфина России от 27.12.2010 N 03-03-06/1/812 отмечается, что «если работник, использующий автомобиль в интересах организации, управляет данным автомобилем по доверенности, то, по нашему мнению, расходы на вышеназванные компенсации также могут быть учтены организацией в составе расходов в соответствии с положениями пп. 11 п. 1 ст. 264 Кодекса».
Рекомендуется также удерживать НДФЛ при выплате работнику компенсации за использование автомобиля, собственником которого работник не является. Это следует из Писем ФНС России от 13.11.2023 N БС-3-11/8304@, Минфина России от 26.09.2023 N 03-04-06/62152. В них указано, что компенсации не облагаются налогом на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, только если имущество принадлежит работнику на праве собственности.
Постановлением N 1199 также установлены Правила выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации. Согласно п. 2 данных Правил указанная компенсация выплачивается сотрудникам, служебная деятельность которых носит разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями. Для получения данной компенсации сотруднику необходимо представить:
В соответствии с п. 4 ст. 3 Федерального закона от 19.07.2011 N 247-ФЗ «О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях, выплачивается денежная компенсация в порядке и размерах, которые определяются Правительством РФ. В настоящее время действует Постановление Правительства РФ от 30.12.2011 N 1199 «О выплате денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации». Пунктом 2 Постановления N 1199 установлены предельные размеры денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях:
Указанная компенсация выплачивается по месту службы сотрудника за истекший месяц одновременно с выплатой денежного довольствия за текущий месяц на основании приказа руководителя соответствующего органа (подразделения, организации), в котором указывается сумма денежной компенсации. Основанием является приказ руководителя соответствующего органа (подразделения, организации).
При заключении договора аренды стоит обратить внимание сотрудник является собственником автомобиля или управляет им по доверенности. Договор оформляйте на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник. Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника.
Нет. Налоговики могут признать данный договор фиктивным, так как нет экономического обоснования использования личного автомобиля в служебных целях (заполненных путевых листов нет, журнала регистрации поездок — нет,чеков на ГСМ — тоже нет). Налоговые инспектора признают данные выплаты компенсацией, а именно заплатить НДФЛ и страховые взносы со всей суммы, включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Заключаем Договор аренды транспортного средства. При заключении договора можно и нужно ориентироваться на средний уровень стоимости аренды в регионе. Установите в договоре аренды личного авто в служебных целях не фиксированную плату, а в привязке ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов.
Директор ООО «Ромашка» Иванов И.И. использует свой собственный автомобиль в служебных целях. Оформлен договор аренды без экипажа и каждый месяц директору выплачивается 20 тыс. рублей (уже за минусом НДФЛ 13%). Путевых листов-нет и Иванов И.И. отказывается их заполнять, чеки с заправки ГСМ не предоставляет, но и и не требует его возмещать. Сумму арендной платы бухгалтер списывает на прочие расходы, тем самым уменьшая налогооблагаемую базу. Правомерны ли действия бухгалтера?
Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на ОСН, так и компании на УСН. При расчете налога на прибыль при заключении договора аренды без экипажа учитываем всю сумму фактических затрат — бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка, ГСМ, ремонт и другие расходы.
Если на вас работает не только сотрудник, но и его личное авто — правила аренды
Обратите внимание на документы и принадлежности: машина арендуется вместе с ее принадлежностями и относящимися к ней документами — если иное не предусмотрено договором (ст. 582 ГК). Это могут быть свидетельство о регистрации ТС, подтверждение гостехосмотра, страховка на транспортное средство, ключи от автомобиля и т.д.
- Использование авто работника для нужд нанимателя на основании ст. 106 ТК возможно только если работник управляет им при исполнении своих трудовых обязанностей
- Если управлять авто будет другой работник, то отношения сторон должны быть оформлены договором аренды или безвозмездного пользования
Фото с сайта cdn.autocentre.ua
- При использовании авто работника наниматель по ст. 106 ТК выплачивает ему компенсацию за износ (амортизацию) этого транспорта. Размер и порядок выплаты определяются по договоренности
- При заключении договора аренды работнику выплачивается арендная плата. При заключении договора безвозмездного пользования наниматель ничего не выплачивает работнику в связи с использованием автомобиля
Если сотрудник-арендодатель работает водителем и планирует использовать свою машину для выполнения рабочих обязанностей, то заключается договор аренды транспортного средства без экипажа. Хотя водитель выполняет распоряжения нанимателя в отношении технической и коммерческой эксплуатации авто, но управляет им не на основании договора аренды, а на основании трудового договора, в соответствии с которым управление автомобилем входит в его трудовые обязанности.
- При аренде ТС с экипажем расходы на текущий ремонт, техобслуживание и др. ложатся на сотрудника (ст. 605 ГК)
- Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией (топливо, платежи, связанные с эксплуатацией авто и др.), возлагаются на нанимателя. Но договором они могут быть возложены и на работника (ст. 607 ГК)
Важные нюансы аренды авто у сотрудника организации
- Компенсация за аренду. В этом случае сотрудник передвигается на своем транспортном средстве во время работы. Расходы при этом ежемесячно покрывает компания. В них входят не только топливо, но и ремонт автомобиля в случае износа. Оформление компенсационной модели происходит с помощью дополнительного соглашения, которое прилагается к трудовому договору.
- Полноценная аренда. Юридическое лицо имеет право арендовать транспортное средство у физического (о сделке между юридическими лицами читайте тут). Сделка регламентируется ст.623—649 Гражданского кодекса Российской Федерации. При этом организации есть возможность нанять автомобиль:
- С экипажем. В этом случае ответственность за состояние автомобиля и ремонтных мероприятий лежит на собственнике. При этом водителем будет выступать сам арендодатель.
- Без экипажа. Если организация отказывается от экипажа, ответственность за автомобиль переходит на нее.
Аренда транспортного средства без услуг по управлению и технической эксплуатации регулируются пар.3 ч.2 гл.34 ГК РФ. Существует перечень условий, которые считаются обязательными при заключении договора, а их несоблюдение — достаточная причина для признания сделки недействительной. Среди них:
Если же при соглашении было оговорено, что работник сначала пользуется собственными средствами, а организация возмещает их после, то в документации нужно будет указать, что сначала были приняты к учету затраты на использование транспортного средства (Дт — 10 «Материалы», Кт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Затем следует выдать работнику деньги из кассы (Дт — 71 «расчеты с подотчетными лицами», Кт — 50 «касса» [51 расчетные счета]).
Если юридическое лицо сделало выбор в пользу общей системы налогообложения, то учитывать арендную плату придется в составе расходов на последнее число отчетного периода. Прочие расходы, которые включают ГСМ, оплату парковки и проезд на платных дорогах, учитываются по датам документов, подтверждающих операции (чеки, квитанции). В случае с упрощенной системой расходы учитываются лишь после их произведения и оплаты.
- Номер документа, наименование и дата его выдачи.
- Срок рейса (не более одного месяца).
- Информация о собственнике.
- Информация о транспортном средстве.
- Поле для данных одометра (перед рейсом и после).
- Дата начала и окончания рейса.
- Подпись и Ф.И.О. работника, который использовал авто.
- Дата и время медицинского осмотра водителя.
- Информация о прохождении техосмотра.
20 Фев 2022 uristpolik 62
- Скачать бланк путевого листа для легкового автомобиля
- Скачать образец путевого листа для легкового автомобиля
