Главная / Штрафы / Какие локальные нормативные акты должны быть в организации 2023

Какие локальные нормативные акты должны быть в организации 2023

Содержание

1 Какие локальные документы должны быть в организации
2 Локальные нормативные акты в компании и новый закон об удаленке
3 Локальные нормативные акты работодателя: когда и кому они нужны
4 Локальный нормативный акт (ЛНА) – FAQ и образцы 2023

Какие локальные документы должны быть в организации

определяет выполнение федеральных законов в конкретной организации;
действует между работниками и работодателем компании;
применяется в отношении всех сотрудников;
не рассчитан на разовое применение — используется периодически;
улучшает положение сотрудников и расширяет базовый уровень гарантий по сравнению с действующими нормами;
принимается с учетом мнения представительных органов работников.

Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. ТК говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.

Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:

Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:

правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 – 190 ТК РФ;
по оплате труда и премированию — ст. 135 ТК РФ;
график отпусков — ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда №4414-6;
установление порядка обработки персональных данных ст. 86, п. 8, ст. 87 ТК РФ;
графики сменности, если они не являются приложением к коллективному договору — ст. 103 ТК РФ;
штатное расписание — письмо Роструда № ПГ/4653-6-1.

Статья 22 Трудового Кодекса требует, чтобы работники были ознакомлены под роспись с ЛНА, которые напрямую касаются их рабочей деятельности. Как правило, это происходит при трудоустройстве, но если человек уже трудится, и появился новый акт (например, об изменении окладов), надо снова пройти процедуру ознакомления.

Если появилась необходимость в локальном нормативном акте, руководитель, первым делом, определяет ответственных за его разработку. Например, правила внутреннего распорядка составляют кадровики. А положениями об оплате, премировании и других финансовых аспектах занимаются бухгалтеры.

Отдельный разговор — о приказах. Если они касаются отдельных работников, то не являются ЛНА, а если регулируют нормы трудового права, то являются. Например, приказ о премировании вахтера Петрова — это не локальный нормативный акт, а приказ в введении новых сеток премий — это ЛНА.

Но разработчиками дело не ограничивается — на этом этапе собирают мнения разных специалистов, включая юристов и экономистов. Иногда требуется вердикт сторонних специалистов. Например, представителей санэпид- или пожарного надзора. Так формируется проект документа.

Готовый и оформленный документ проходит согласование у представителей структурных подразделений, к которым он имеет отношение. Если у согласователей есть замечания, они передают их разработчику в письменной форме. Если замечаний нет — ставят свою визу в отведенном для этого поле.

Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;
к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;
в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.

Включайте в график все работников, которые у вас есть на тот момент. Новичков, оформленных на работу после утверждения графика, включать в него постфактум не нужно. Их отпуска войдут в график на следующий, 2023 год. А в 2023 году отпуск таким сотрудникам предоставляйте на основании заявлений.

Еще изменения затронули порядок предоставления дней для прохождения диспансеризации. Сейчас работники старше 40 лет могут брать оплачиваемый день ежегодно, а не раз в 3 года, как раньше. Кроме того, работодатель может потребовать подтвердить целевое использование этого дня соответствующей справкой, но данное требование обязательно надо прописать в ПВТР. Если не пропишете – запрашивать справку будет незаконно.

К сведению: значительные изменения планируется внести в гл. 49.1 ТК РФ, регулирующую дистанционный труд. Они будут приняты уже после 01.01.2023, но уже сейчас можно исключить из ПВТР положения о дистанционных работниках, дублирующие нормы ТК РФ, а после принятия изменений утвердить отдельное положение о дистанционной работе.

Изменения вносите в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался первоначально. Если локальные нормативные акты принимались с учетом мнения профсоюза, изменения могут быть внесены только при соблюдении порядка учета мнения этого органа (ст. 372 ТК РФ).

Указанный в нашей таблице перечень ЛНА не является окончательным и исчерпывающим. Каждый работодатель самостоятельно определяет необходимость разработки и принятия документированной процедуры по охране труда с учетом специфики своей деятельности, поставленных целей в политике по охране труда, с учетом опыта лучших работодателей, в том числе и международных.

В статье актуальный перечень документов, который должен быть в каждой организации, с учетом нормативных правовых актов по охране труда, вступивших в силу в 2023 году. Мы рассказали, как обеспечить хранение документов по ОТ, чтобы вашу организацию не оштрафовали на 130 тысяч рублей.

После окончания срока хранения документов их можно утилизировать. Утилизация проводится по приказу руководителя организации. Специально созданная комиссия определяет ценность документов. Если ценности нет, срок истек, то документ передают на уничтожение собственными силами или с привлечением специализированной организации.

Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ в части 1 статьи 3 указывает, что проверяющий должен во время проверки руководствоваться принципом презумпции добросовестности проверяемого.

Обязательно отслеживайте инструктивный материал Роструда для своих инспекторов. Интересно узнать, что новенького произойдет в порядке именно содержательной части проверки работодателей. Например, откройте Приказ Роструда от 21.03.2023 № 77 «Об утверждении Методических рекомендаций по проверке создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда». В этом документе Роструд учит проверяющих инспекторов, как им найти нарушение у работодателей и привлечь их к наказанию. Документ очень хорош тем, что не содержит излишних требований. Все это – положительные результаты регуляторной гильотины.

Локальные нормативные акты в компании и новый закон об удаленке

7. Режим рабочего времени, порядок выхода на рабочее место при временном переводе на дистанционку, порядок предоставления отпуска устанавливается трудовым договором, коллективным договором, локальными актами. Если эти документы не регулируют вопрос, то по усмотрению дистанционного сотрудника.

11. По охране труда с дистанционщиками проще. Работодатель должен ознакомить такого сотрудника с правилами работы с оборудованием и средствами, расследовать несчастные случаи, предоставлять обязательное страхование от несчастных случае и профзаболеваний. Остальные обязанности по охране труда тут могут не применяться.

12. Новые основания для увольнения — если сотрудник на удаленке не выходит на связь в течение двух дней без уважительных причин, а также если сотрудник переезжает в другую местность и в связи с этим не может выполнять обязанности дистанционно в нужном объеме.

4. Заключение и расторжение трудового договора, соглашений, договора о материальной ответственности подписывается УКЭП. Порядок подписи остальных документов определяется локальными актами или коллективным договором, равно как и сроки подтверждения получения электронных и иных документов.

13. Временная принудительная дистанционка возможна в случаях природной или техногенной катастрофы, аварии или несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии, а также в случаях, когда есть угроза жизни населению, или на основании решения органа власти. В этом случае трудовой договор не меняется, а дистанционка вводится на основании локального нормативного акта.

Составьте план обучения работников на следующий год. В плане определите перечень работников, подлежащих обучению, стоимость и место его проведения. В большинстве случаев обучение сейчас проходит и в новом году будет проходить дистанционно, выбор программ довольно большой, придется затратить время и на поиски наиболее качественных курсов.

Локальные нормативные акты работодателя: когда и кому они нужны

Примером может служить трудовой распорядок. В частности, в статье 91 ТК РФ указано, что стандартная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. Вместе с тем нормы Кодекса не регламентируют, во сколько должен начинается и какую длительность может иметь рабочий день. Подразумевается, что эти моменты и будут закреплены в локальных актах.

Внутренние нормативные акты принимаются всеми работодателями. Никаких поблажек в этом смысле для индивидуальных предпринимателей не предусмотрено — они точно так же, как и организации, имеют трудовые отношения с нанятым персоналом. Однако можно не составлять ЛНА микрокомпаниям, где работает не больше 15 человек, а объем дохода в год не превышает 120 млн рублей. При этом все обязательные положения должны быть прописаны в трудовом договоре. Также не составляют локальные акты физические лица, которые не зарегистрированы ИП, но привлекают наемных работников.

Пример. Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель ознакомил сотрудника при приеме на работу с его основными функциями. Это можно сделать разными способами:

указать функции непосредственно в трудовом договоре;

составить должностную инструкцию.

Как ознакомить работника с актом? Этот вопрос законодательство не освещает. Работодатель может выбрать способ ознакомления на свое усмотрение. Например, направить локальный акт каждому работнику или завести специальный журнал, где сотрудники должны будут расписываться.

Очень часто возникает вопрос по поводу того или иного внутреннего нормативного акта — является ли он обязательным? Отметим, что точного списка ЛНА, которые должны быть у каждого работодателя, в законодательстве не содержится. Упоминания о положениях внутренних актов встречаются в той или иной статье Трудового кодекса. Однако в большинстве случаев работодателю дается несколько вариантов реализации обязательных требований. Поэтому точно сформировать какой-то базовый перечень обязательных ЛНА затруднительно.

Подписью сотрудника на листе, с составленным списком работающих лиц на предприятии. В этом варианте составляется список работников, с отображением:

Названия бланка, «Лист ознакомления».
Ф.И.О. работников.
Даты ознакомления.
Подписи каждого работающего лица.

Законом не предусмотрено строгих образцов по оформлению таких материалов. Однако, при разработке положений требуется соблюдать определенные правила. Например, работодатели обязаны придерживаться рекомендациям по принятию распорядительных актов. При их оформлении требуется отображать следующие сведения:

ЛНА это положение, создаваемое и утверждаемое внутри предприятия, для определения взаимных отношений между руководством предприятия и нанимаемым персоналом. Разработка ЛНА осуществляется для улучшения трудовых условий персонала, безопасности их деятельности, с наиболее качественным задействованием трудовых ресурсов.

Наименование предприятия.
Заголовок документа.
Место, номер и дата его принятия.
Резолюция об утверждении положения вышестоящим ведомством, если таковое требуется.
Дата, с которой акт начинает действовать.
Подпись директора и гл. бухгалтера.

Обязательные – содержание этих документов определяется ТК РФ. Сюда можно отнести:

Положение про обработку и защиту личных данных.
Акт, определяющий Положение о з/плате.
Правила внутриведомственного порядка на предприятии.
Инструкции по ОТ.
Положение, устанавливающее правила аттестации.

Необязательные – эти акты не имеют непосредственного отношения к ТК РФ, и начальник принимает их в пределах своих полномочий. Сюда относятся:

Положения о персонале.
Положения о мед. страховке.
Должностные инструкции и т. д.

В случаях, когда предприятие не может перевести на удаленную работу всех работников, необходимо установить перечень подразделений, должностей (профессий), способных осуществлять свою деятельность только на предприятии, и перечень подразделений, должностей (профессий), способных осуществлять свою деятельность удаленно, тем самым определите сведения для включения в условия трудового договора каждого из работников.

Это можно сделать, признав электронную подпись, формируемую системой электронного делопроизводства компании, или признав надлежащим подписанием документа отправку фотографии, сканобраза распоряжения (листа ознакомления с локальным актом и подобное), подписанного собственноручной подписью работника и иные принятые в компании способы информационного обмена сторон трудовых отношений.

Развитие цифровой среды в виде идентификации участников информационного взаимодействия, платформы идентификации, биометрической идентификации, облачной квалифицированной электронной подписи, цифровых профилей гражданина и юридического лица, которое предусмотрено национальной программой «Цифровая экономика Российской Федерации» (Распоряжение Правительства РФ от 21.02.2023 N 381-р «Об утверждении Концепции развития и функционирования в Российской Федерации системы налогового мониторинга») и эксперимент по использованию в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, уже сегодня обязывает работодателя превентивно закрепить в локальных актах хотя бы саму возможность электронного обмена сведениями между сторонами трудовых отношений, между работодателем и государственными структурами и органами, легализовав существующий обмен сведениями и подготовив будущий переход в цифровую среду.

Работодатель обязан освобождать работника на один рабочий день один раз в три года с сохранением места работы (должности) и среднего заработка для прохождения диспансеризации в порядке, предусмотренном законодательством в сфере охраны здоровья (ст. 185.1 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ).

5. Удаленная работа обязывает определить в локальных актах порядок учета труда (его количества и качества), порядок учета рабочего времени и иные особенности регулирования производительной деятельности работников компании, закрепив индивидуальные параметры в трудовом договоре.

с лицами, поступающими на работу к работодателям, которые являются некоммерческими организациями (за исключением государственных и муниципальных учреждений, государственных корпораций, публично-правовых компаний, государственных компаний, общественных объединений, являющихся политическими партиями, потребительских кооперативов) и численность работников которых не превышает 35 человек.

2. В новой редакции изложена глава 48.1 ТК РФ, регламентирующая особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, и у работодателей – некоммерческих организаций

Работодатели названных категорий вправе не принимать локальные акты в сфере труда, такие как внутренний распорядок, положение о зарплате, график смен и другие. При этом трудовые нормы из обязательных ЛНА должны содержаться в трудовых договорах сотрудников.

Ранее мы уже писали и обсуждали проект нового Трудового Кодекса РФ, а сегодня у нас более реальные новости — на официальном интернет-портале правовой информации опубликован Федеральный закон от 29.12.2023 № 477-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Данные изменения очень интересные для микроорганизаций.

Статья 309.1. Общие положенияУ работодателей – субъектов малого предпринимательства (включая работодателей – индивидуальных предпринимателей), которые в соответствии с федеральным законом отнесены к микропредприятиям (далее – работодатели – субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям), и у работодателей – некоммерческих организаций регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений осуществляется с учетом особенностей, установленных настоящей главой.Для целей настоящей главы под работодателями – некоммерческими организациями понимаются некоммерческие организации (за исключением государственных и муниципальных учреждений, государственных корпораций, публично-правовых компаний, государственных компаний, общественных объединений, являющихся политическими партиями, потребительских кооперативов, религиозных организаций), среднесписочная численность работников и величина дохода которых за предшествующий календарный год не превышают соответствующих предельных значений, которые устанавливаются Правительством Российской Федерации в целях распространения на такие некоммерческие организации установленных настоящей главой особенностей регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.В случае, если работодатель перестал быть субъектом малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и в сведения о нём в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства внесены соответствующие изменения, не позднее четырёх месяцев с даты внесения соответствующих изменений в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений у данного работодателя должно осуществляться в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, без учета особенностей, установленных настоящей главой.В случае, если работодатель – некоммерческая организация перестал соответствовать требованиям, установленным частью второй настоящей статьи, не позднее четырех месяцев с даты размещения информации о соответствующих изменениях в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах (в форме открытых данных на официальном сайте федерального органа исполнительной власти, уполномоченного по контролю и надзору в области налогов и сборов) регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений у данного работодателя — некоммерческой организации должно осуществляться в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, без учета особенностей, установленных настоящей главой.Статья 309.2. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений у работодателя – субъекта малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и у работодателя – некоммерческой организации локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, и трудовыми договорамиРаботодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со статьей 312.9 настоящего Кодекса. При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация должны включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Локальный нормативный акт (ЛНА) – FAQ и образцы 2023

В Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1 указывается, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, но непосредственно не связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним новичка при приеме на работу. Перед заключением трудового договора работники должны быть ознакомлены только с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью.В любом случае, независимо от того, относятся ли штатное расписание и график отпусков к локальным нормативным актам, они должны быть в каждой организации.

истечение срока действия;
отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;
вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например, положение о персональных данных работников;
положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР;
ЛНА, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днём;
локальный НПА, предусматривающий разделение рабочего дня на части.

Каждый разработанный ЛНА проходит процедуру согласования со специалистами других служб — бухгалтерией, отделом кадров, юридическим отделом, руководством компании и т.д. Свои корректировки и замечания работники излагаются на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

За нарушение установленных и принятых в компании локальных НПА, предусмотрена дисциплинарная ответственность: замечание, выговор и даже увольнение. Если нарушаются нормы непосредственно гражданского законодательства (например, Закон о персональных данных), работник так же может быть привлечен и к другим видам ответственности, помимо дисциплинарной.

02 Мар 2022 uristpolik 184