Акт передачи кадровых документов при увольнении кадровика
Акт приема-передачи кадровых документов — образец
Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника. Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.
- После перечисления в таблице всей передаваемой документации необходимо отразить все обнаруженные недостатки и особенности кадрового делопроизводства.
- Далее свои подписи ставят сотрудники, сдающие и принимающие документацию, а также все члены комиссии.
- Данные компании, где происходит передача кадровых бумаг.
- Дата, время и место совершения инвентаризации кадровых документов.
- Информация об утверждении акта руководством организации (дата утверждения, данные руководителя, подпись).
- Состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей ее членов.
- Данные о прочих присутствующих при передаче дел лицах (как правило, это сдающий и принимающий документы сотрудники в том случае, если они не включены в состав комиссии).
- Информация о том, кто передает и кто принимает документы, по состоянию на какую дату.
- Перечень передаваемой документации традиционно расписывается в таблице, содержащей такие графы:
- номер подпункта;
- наименования документов и дел;
- периоды или годы ведения документов/дел;
- количество документов;
- общее количество страниц;
- примечание.
Единой формы акта передачи кадровой документации законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие вправе самостоятельно разработать этот документ, руководствуясь собственной системой документооборота и удобством в использовании указанного акта. Между тем практикой кадрового делопроизводства выработан акт приема-передачи документации, оптимальный по форме и содержанию.
ВАЖНО: в связи с тем, что ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается отдельным приказом (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), передачу трудовых книжек, включая ранее не востребованные уволенными сотрудниками и чистые бланки, рекомендуется осуществлять отдельным актом приема-передачи.
При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.
Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.
Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.
Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.
Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.
От того, что написано в карточке Т-2, какие данные внесены, вклеена или не вклеена фотография, есть замазывания, затёртости или какие-то исправления, будет зависеть итог любой из проверок контрольных органов. Поэтому проверять карточки надо, но можно чуть менее тщательно, чем другие документы. Исключать их из аудита совсем ни в коем случае не следует.
Когда в компанию приходит проверка, важно быть готовым и знать, какие документы показать инспекторам, где могут быть нарушения и как защититься от штрафов. С экспертами Контур.Школы разберёмся, как самостоятельно провести аудит кадровых документов и подготовиться к приходу ГИТ.
Это приказы о приёме или увольнении, о назначении дисциплинарного взыскания, о привлечении к работе в выходные и праздники, о направлении в командировку. Они обязательны и должны быть. Остальные, например, на сверхурочную работу, о переводе на другую работу, о привлечении к дополнительным видам работ, на отпуск законом не установлены.
Бумажные трудовые книжки на работников, которые от них не отказались, проверяем на соблюдение правил, предусмотренных Постановлением Правительства № 225 и Инструкцией № 69 «О порядке ведения и заполнения трудовых книжек». Если же работники перешли с бумажных книжек на электронные, то риск нарушить правила оформления минимальный.
Это уведомления об изменении условий трудового договора, о прекращении срока действия трудового, о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком, об увольнении в связи с сокращением штата и пр. Их тоже следует делить на обязательные и необязательные. Необязательные можно вообще не оформлять, заменить на другой документ или ознакомить с ними сотрудников по электронной почте.
Кадровое делопроизводство с нуля
Если в учредительных документах говорится о том, что руководитель издает приказы и распоряжения, то в этом случае основные, наиболее важные и принципиальные решения оформляются приказами, а решения частного характера — распоряжениями. Поэтому в унифицированной форме «приказ (распоряжение)» нужно оставить только одно наименование, которое соответствует компетенции руководителя, закрепленной учредительными документами. В большинстве организаций таким документом будет приказ.
Как известно, срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет. В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в течение этого срока организации обязаны обеспечивать сохранность этих документов. Однако не все организации имеют соответствующие условия для их длительного хранения, учета и использования в соответствии с действующими нормативами. Документы, как правило, хранятся в рабочих комнатах, что нередко приводит к их утрате. Между тем эти документы содержат сведения социально-правового характера, являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников организации.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В необходимых случаях он может также дополняться такими элементами, как название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, и ссылка на копийность документов дела.
- название вида дела (журнал, книга, личное дело и т.п.) или разновидности документов (приказы, лицевые счета, акты и т.п.);
- название организации или структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела (автор документов);
- краткое содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела.
Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:
05 Фев 2022 uristpolik 127