Главная / Жалобы / Является ли акт сверки первичным бухгалтерским документом

Является ли акт сверки первичным бухгалтерским документом

Содержание

1 Как составить акт сверки
2 Сверка с поставщиками и подрядчиками
3 Сверка расчетов с контрагентом
4 Порядок проверки первичных бухгалтерских документов
5 Акт сверки взаиморасчетов
6 Подтверждение дебиторки без акта сверки
7 Как сделать сверку с контрагентами и составить акт

К первичным учетным документам, свидетельствующим об имевшей место хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед учреждением, в частности, относятся счета, товарные накладные, акты приемки-передачи выполненных работ (оказанных услуг), платежные поручения и др.

Документами, подтверждающими наличие кредиторской или дебиторской задолженности, являются документы, соответствующие требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ, то есть первичные учетные документы, которыми оформляется каждый факт хозяйственной жизни (сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение, финансовый результат его деятельности или движение денежных средств).

Акт сверки расчетов не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как при его оформлении не изменяется финансовое состояние сторон хозяйствующих субъектов. Как отметили арбитры в Постановлении АС ВВО от 18.07.2023 N Ф01-2768/2023, составленный в одностороннем порядке акт сверки взаимных расчетов без первичных документов, подтверждающих поставку товара, не доказывает получение этого товара, следовательно, не подтверждает наличие задолженности в учете.

Акт сверки взаиморасчетов может быть составлен за месяц, квартал, год или даже за весь период работы. Строгих требований, как к его оформлению, так и периодичности нет. Единственное, что необходимо соблюдать при составлении этого документа — это разделение данных по договорам.

название документа, а также дата его составления;
название организации составителя и наименование контрагента, с которым подписывается акт;
указание должностных лиц, уполномоченных подписывать акты сверки их фамилии и инициалы, а также подписи.

Так, акт сверки может быть подписан между покупателем и поставщиком, плательщиком и Пенсионным Фондом, между двумя предприятиями одного холдинга и даже между двумя структурными подразделениями одного предприятия.
К причинам подписания акта сверки можно отнести следующее:

долгосрочное сотрудничество между двумя контрагентами;
возможность отсрочки оплаты за товар;
когда предприятие работает с широким ассортиментом товаров;
когда товары обладают очень высокой стоимостью;
инвентаризация состояния взаиморасчетов с контрагентами;
потребность в подтверждении дебиторской или кредиторской задолженности перед контролирующими органами или высшим руководством и т.д.

Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.

Напомним, что п. 339 Инструкции № 157н для учета задолженности неплатежеспособных дебиторов с момента принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о ее списании с балансового учета учреждения предназначен забалансовый счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Акт сверки расчетов не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как при его оформлении не изменяется финансовое состояние сторон хозяйствующих субъектов. Как отметили арбитры в Постановлении АС ВВО от 18.07.2023 № Ф01-2768/2023, составленный в одностороннем порядке акт сверки взаимных расчетов без первичных документов, подтверждающих поставку товара, не доказывает получение этого товара, следовательно, не подтверждает наличие задолженности в учете.

по расходам – относится на уменьшение финансового результата, в дебет счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» (п. 168.2 приложения 1 к Инструкции № 162н, п. 153 Инструкции № 174н, п. 181 Инструкции № 183н);
по доходам – относится на уменьшение финансового результата, в дебет счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (п. 120 Инструкции № 162н, п. 152 Инструкции № 174н, п. 180 Инструкции № 183н).

сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;
наименование дебитора (кредитора);
данные о сумме задолженности учреждения;
номер счета бухгалтерского учета;
общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе подтвержденную дебиторами (кредиторами), не подтвержденную дебиторами (кредиторами);
сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.

документы, свидетельствующие о невозможности взыскания задолженности (документы, подтверждающие банкротство (ликвидацию) дебитора, судебное решение, подтверждающее невозможность взыскания суммы задолженности, справка о смерти дебитора и др.);
приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании дебиторской задолженности.

В соответствии с Федеральным стандартом № 256н для целей бухгалтерского учета, формирования и публичного раскрытия показателей бухгалтерской отчетности активом признается имущество, включая имущественные права (дебиторская задолженность), принадлежащее субъекту учета и (или) находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала (наличных и безналичных денежных средств) или экономических выгод.

Обозначенная процедура документально оформляется актами сверки расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату. Форма названного акта законодательно не утверждена, поэтому учреждение может разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве отдельного приложения к учетной политике организации.

Как отмечается в Письме Минфина РФ от 24.03.2023 № 02-07-10/17037, субъект учета в целях организации бухгалтерского учета, исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством РФ полномочий, формирует порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств в рамках своей учетной политики. Поэтому в каждом учреждении такой порядок свой. Отметим, что при его разработке можно использовать Методические указания по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Однако на сайте финансового ведомства размещен проект, в соответствии с которым нормы обозначенного документа не распространяются на государственные (муниципальные) учреждения. Изменения связаны с тем, что в силу п. 6 Инструкции № 157н данное контрольное мероприятие проводится в соответствии с порядком, утвержденным учетной политикой учреждения, разработанной с опорой на положения законодательства РФ.

В ходе инвентаризации в автономном учреждении выявлена дебиторская задолженность по счету 2 206 34 000 на сумму 16 500 руб., по которой обязательства ее исполнения были просрочены. Учреждением подан в суд иск с требованием о погашении задолженности дебитором. Комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов приняла решение о списании задолженности с баланса и об отражении ее за балансом.

Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Суды отказываются взыскивать с контрагента задолженность, которая отражена только в акте сверки и не подтверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 22.11.2023 по делу № А45-19208/2023, Московского округа от 17.07.2023 по делу № А40-8569/2023, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2023 по делу № А33-10710/2023). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолженность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что задолженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить данные учета и по результатам проверки списать задолженность.

В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.

Подготовке акта сверки взаиморасчетов часто не уделяется должного внимания. А зря — ведь именно правильно оформленный акт может сыграть решающую роль в суде. На что важно обратить внимание при проведении сверки взаиморасчетов и как правильно составить акт?

С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступали от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2023 № 25). Например, если от имени покупателя в накладной расписался сотрудник, у которого не было на это права, но акт сверки подписан тем лицом, у которого такие полномочия были, то товар будет считаться принятым надлежащим образом.

Акт сверки расчетов используется и для подтверждения долга. Если должник его признает, то срок исковой давности прерывается, и его течение начинается снова (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2023 № 43). А это значит, что продлевается период, в течение которого этот долг можно взыскать и нельзя списать. Если акт сверки подписан уже после того, как истек срок исковой давности по долгу, возникшему после 1 июня 2023 года, течение исковой давности начинается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2023 № 42-ФЗ).

Приведем примеры из арбитражной практики. В Постановлении АС ВВО от 18.07.2023 № Ф01-2768/2023 рассматривался спор о взыскании задолженности за проданный товар. Однако материалы дела не подтвердили возникновение такой задолженности. Товарные накладные ответчиком не подписаны (и, как следствие, не являются надлежаще оформленными); каких‑либо иных документов, свидетельствующих о поставке (перемещении) товара по указанным накладным, не представлено. Составленный в одностороннем порядке акт сверки взаимных расчетов без первичных документов, подтверждающих поставку товара, не доказывает получение этого товара.

Аналогичные выводы сделаны в Постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 № А19-11729/2012. Из акта инвентаризации расчетов с покупателями, справки о кредиторской задолженности, книг продаж, расшифровок дебиторской и кредиторской задолженности невозможно установить даты возникновения обязательств. Ссылки на счета-фактуры (являющиеся документами, необходимыми для налогового учета при исчислении НДС) в отсутствие первичных документов не подтверждают даты фактической реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

актом приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг, накладной на отгрузку материальных ценностей;
иными, в частности, платежными документами на перечисление аванса поставщику, не выполнившему своих обязательств, актом сверки задолженности.

В процессе инвентаризации составляются акты сверки, в которые вносятся данные о состоянии расчетов. Отраженные в акте суммы сверяются с данными бухгалтерского учета. После этого оформляется акт инвентаризации по всем расчетам, в котором указываются выявленные расхождения и суммы просроченных кредиторской и дебиторской задолженностей. Однако названный документ не является основанием для внесения в учет соответствующих изменений, ведь окончательное решение по результатам инвентаризации принимает руководитель (п. 5.4 Методических указаний). А потому бухгалтер вправе внести соответствующие изменения в бухгалтерский учет только после того, как будет издан приказ руководителя по результатам инвентаризации.

Должнику могут быть направлены претензия, акт сверки расчетов и иные документы. Если после этого должник уплачивает долг полностью или частично, направляет письмо об отсрочке платежа или совершает иные действия, свидетельствующие о признании долга, то срок исковой давности прерывается, а затем начинается заново (ст. 203 ГК РФ). То же самое можно сказать о подписании нерадивым должником акта сверки. После его подписания срок исковой давности начинает течь заново, а время, прошедшее до указанного перерыва, в новый исковой срок не засчитывается.

Прямого ответа на этот вопрос нет в действующем законодательстве, тем не менее исходя из самой практики можно назвать сразу несколько причин, почему бухгалтеру не стоит пренебрегать указанным мероприятием. Предлагаем начать с сущности активов и обязательств, по которым проводится сверка с контрагентами, после чего перейти к самому мероприятию и его последствиям для бухгалтерского и налогового учета.

Как составить акт сверки

Чтобы избежать путаницы, разделите папку на две части. Акты сверок с поставщиками храните в первой, а с покупателями — во второй.
Акты сверок должны быть заверены обеими сторонами.
Составляйте акт в двух экземплярах: один останется у вас, а второй нужно отправить контрагенту.
Удобно, когда документы расположены в алфавитном порядке по наименованию контрагента. Можно использовать буквенные разделители.
Подшивайте акты сверок с одним контрагентом в хронологическом порядке.
Проверяйте реквизиты, которые отразили в акте сверки.

Прежде чем составлять годовую отчетность, нужно провести инвентаризацию всех активов и обязательств. Расчеты с контрагентами требуют детальной проверки: суммы дебиторской и кредиторской задолженностей на балансе должны быть равны. Дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская — к финансовым обязательствам.

наименование и номер документа,
наименования сторон сверки расчетов,
даты составления и подписания акта каждой из сторон,
период, за который проводится сверка,
реквизиты договора, по которому проводится сверка,
ссылки на первичные документы — накладные, акты приема-передачи выполненных работ или оказанных услуг, платежные поручения,
суммы операций в денежном выражении,
конечное сальдо,
подписи сторон и ФИО лиц, подписавших акт.

Место для печати — это дополнительный реквизит. Она есть не у всех компаний.

он не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу;
его использование никак не изменяет финансовое положение сторон.

Унифицированной формы и обязательных реквизитов акта сверки нет. Организация может сама разработать его форму и утвердить в учетной политике. Чтобы упростить процедуру сверки, можно включать свою форму в договоры с контрагентами.

Если вы все сделали правильно, неотраженный документ нужно добавить в акт сверки и подписать его с разногласиями. Если же есть проблемы именно на вашей стороне, сначала решите их. Потом уже или включайте документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или соглашайтесь с суммами покупателя.

Сверка с поставщиками и подрядчиками

Снова берем условия примера №3, но представим, что баланс не только успели подписать, но и передать участникам. В этой ситуации при существенной ошибке придется провести корректировку 31 декабря и исправленные отчеты передать тем, кто успел их получить, включая ФНС (пункт 8 части 2 ПБУ 22/2010). Несущественная отражается как в примере №3 – текущим годом через счет 91.

Со сверками бывают совсем безрадостные встречи: во время восстановления учета (после ЧС, нерадивого коллеги или когда участники внезапно решили воскресить давно почивший в бозе бизнес). Тут только идти путем переговоров. Если есть ликвидированные контрагенты, которые не могут предоставить сверки, ориентироваться по принципу исключения – восстановить все, что можно, а оставшееся отнести на тех самых ликвидированных.

Регулярная сверка расчетов и инвентаризация позволяют контролировать правильность учета, движения денег и других материальных ценностей. Причем с клиентами, как правило, сверяются чаще. Но сегодня рассмотрим расчеты с поставщиками, они увлекательны и запутанны.

Учитывая, что объем продаж, оказанных услуг и выполненных работ за год приличный, проводить сверку начинают не в последние дни, а минимум за месяц до новогодних праздников. Это дает предварительную картину по состоянию расчетов и время для внесения корректировок. Самые распространенные ошибки связаны с отсутствием документов или неправильным внесением данных в базу (банальные опечатки, неверное применение счетов, аналитики).

Годовая инвентаризация проводится в отношении всех расчетов, выполняется сверка по всем имеющимся обязательствам, в т. ч. кредиторской задолженности, независимо от количества операций. Т.е. в этом случае даже единичная продажа должна быть проверена и задокументировано подтвержденное сальдо по ней.

Сверка расчетов с контрагентом

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, рекомендуется делать это регулярно. Сверка расчетов с контрагентом избавит Вас от ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

По правилам бухгалтерского учета все организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Среди имущества и обязательств выделяют такой вид как расчеты, инвентаризация которых так же проводиться в обязательном порядке. И самый удобный и быстрый способ инвентаризировать Ваши расчеты с контрагентами – это оформление актов сверок.

Акт сверки составляют в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон. Он может быть подписан в качестве уполномоченных лиц единоличным исполнительным органом организации (генеральным директором, директором, президентом и т.д.), либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Если контрагент не желает сверяться, все равно направьте ему составленный Вами акт. И сделайте оговорку о том, что при молчании контрагента в течение недели Вы будете считать, что он с долгом согласен. Проигнорировать такой акт Вашему партнеру будет сложно. А чтобы подобных проблем у Вас впредь не возникало, изначально в договор включайте условие о том, что сверку проводить обязательно. Также в договоре целесообразно предусмотреть детальный порядок этой процедуры

Судебная практика. Представленные продавцом акты сверок взаимных расчетов признаны судами недопустимыми доказательствами, поскольку они подписаны в одностороннем порядке и не подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (Определение ВАС РФ от 30.01.2013 N ВАС-48/13).

Порядок проверки первичных бухгалтерских документов

Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.

Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.

Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Документы свободной формы. Статья 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухучете» разрешает экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать бланки первички, если туда включены обязательные реквизиты: наименование документа, дата, суть операции и т.п.
Документы с регламентированной формой. Некоторые виды первички нужно заполнять, не отклоняясь от утвержденных бланков. К ним относятся, например, кассовые и банковские документы, а также счета-фактуры.

Направляется акт контрагенту простым или заказным письмом, иногда для сокращения сроков обработки документ может быть направлен адресату по электронной почте или факсимильным каналам связи. Контрагент проверяет полученный акт и предпринимает следующие действия:

Двусторонний акт сверки с контрагентом составляется в 2-х экземплярах, по 1 экземпляру для каждой стороны. Первый экземпляр документа бухгалтер регистрирует в журнале, после чего – подшивает в специальное дело для хранения и контроля расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками.

Компания «Иволга» на 01 марта 2023г. по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеет долг 200 000 руб. за проданную предприятию «Колокольчик» продукцию. Реализация товара произошла 30 декабря 2012г. Условия оплаты по договору – в течение 2-х месяцев с момента отгрузки покупателю. Акт сверки с данным контрагентом был подписан 01 октября 2013г. Когда именно главный бухгалтер «Иволги» вправе списать безнадежную дебиторскую задолженность на прочие расходы компании по причине истечения 3-летнего срока исковой давности?

Расхождения в данных возможны вследствие счетных ошибок бухгалтера, некорректного отражения данных первичных документов на счетах синтетического учета и т.д. Любые несоответствия, обнаруженные в учете одной или второй стороны сверки, требуют детального изучения и корректировки.

Проведение сверки осуществляется по Методическим указаниям, разработанным для инвентаризации обязательств и имущества (утверждены 13 июня 1995г. Приказом Министерства финансов РФ № 49, в редакции от 08 ноября 2010г.). Анализируется задолженность по следующим счетам синтетического учета:

Незаконная или экономически нецелесообразная операция. В этом случае компания отказывается от нее, изменения в бухучет не вносятся, а первичка изымается и уничтожается.
Арифметические неточности или ошибки в заполнении. Достаточно внести корректировку в сам первичный документ, заверив исправление подписью должностного лица. Этот порядок установлен пунктом 7 ст. 9 закона 402-ФЗ.

Не допускается внесение исправлений в документы, подтверждающие движение денежных средств. Необходимо выписывать новые. Также нельзя вносить исправления путем затирания или корректировки записей без заверения подписями.

Типовая. Первичные документы, чья форма и порядок заполнения строго регламентирована. К ним относятся документы строгой отчетности, на основе которых проводятся финансовые операции и начисляется НДС. Например, кассовый ордер, банковская платежка.
Свободная. Бумаги, форму которых разрабатывает сама компания для удобства ведения учета. В документах должны быть обязательные реквизиты: название, дата выписки, суть. Право разрабатывать собственные формы первички предоставлено статьей 9 закона 402-ФЗ.

Обработка первичных бухгалтерских документов и проверка правильности их составления начинается с момента выписки или приемки от контрагента. Делает это руководитель или иное ответственное лицо, которое заверяет его своей подписью или печатью. В дальнейшем он несет ответственность за достоверность внесенных сведений.

Соответствие установленной форме для регламентированных документов;
Соответствие внутренним требованиям для первички, форму которой разработало само предприятие.

Бухгалтер контролирует правильность цифр в каждой из граф. Суммы проверяются по документу отдельно и по группам документов, на основе которых формируются ведомости. В учетных приложениях предусмотрены специальные инструменты, облегчающие контроль первички.

Из-за многообразия форм бухгалтерской документации и отсутствия на большинстве из бумаг защиты от подделок возможны случаи подделки документов. О возможной фальсификации или недостоверных сведениях в документации обычно свидетельствуют такие внешние признаки:

Сделать дополнительную проводку, увеличив сумму (если она была указана меньше);
Сделать обратную проводку, если сумма меньше или операция отражена неправильно.

В некоторых случаях приходится корректировать отчетные документы, которые отправляются в государственные органы.

Акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов — документ, отражающий текущее состояние взаимных расчетов между хозяйствующими субъектами за определенный период времени. Согласно Письма Министерства Финансов Российской Федерации от 18.02.2005 года № 07-05-04/2 «действующим законодательством форма акта сверки расчетов хозяйствующих субъектов не предусмотрена, т.е. организация при необходимости может разрабатывать формы актов сверки расчетов самостоятельно». http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=54943;dst=0;ts=3EF2C4A751E1F14626D93D95A0002A9A;rnd=0.7689718711189926 Многие организации в своей деятельности не придают особой важности данному документу, однако необходимо понимать, что подписанный Акт сверки взаиморасчетов – это признание факта наличия либо отсутствия задолженности между сторонами.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). http://www.garant.ru/consult/account/466150/ При этом под фактом хозяйственной жизни понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). http://www.garant.ru/consult/account/466150/

Акт сверки взаиморасчетов составляется в двух экземплярах. Согласно ч. 4 ст. 9 от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=122855
При этом сам акт сверки расчетов с контрагентами должен подписать руководитель или другое уполномоченное им лицо http://www.garant.ru/consult/account/466150/
Уполномоченным лицом будет признан работник, действия которого по подписанию акта входят в круг его должностных (служебных) обязанностей, или основываются на доверенности или вызваны обстоятельствами, в которых он действовал (п. 21постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 12.11.2001 N 15 и Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 15.11.2001 N 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности»). http://www.garant.ru/consult/account/466150/
Так, например, если в акте сверки взаиморасчетов стоит только подпись главного бухгалтера, то такой документ может быть признан недействительным, если это лицо не уполномочено руководителем на такие действия. В этом случае акт сверки рассматривается как технический документ бухгалтерского характера, он не является правоустанавливающим документом, порождающим права и обязанности сторон, а лишь подтверждает размер долга на определенную дату и не свидетельствует о признании ответчиком долга. http://www.garant.ru/consult/account/466150/

Сам по себе Акт сверки взаиморасчетов не является первичным документом, и его составление носит скорее вспомогательный, нежели обязательный характер в расчетах по договорам между контрагентами.
В любой компании, с той или иной периодичностью, возникает необходимость в сопоставлении бухгалтерских данных. Зачастую запросы на формирование Актов сверки взаиморасчетов отправляют сотрудники, непосредственно работающие с контрагентом.
Период деятельности, за который организации проводят сверки взаиморасчетов может быть различным – месяц, квартал, полугодие и т.д., и бывают случаи, когда мгновенно вспомнить «с кем работал» в определенный промежуток времени бывает довольно сложно. Один из минимальных по трудозатратам вариантов – вести журнал сделок. Принцип очень простой – создать список контрагентов, единожды сформировав тему и текст. Прошла хоть одна сделка в отчетном периоде –в колонке «наличие поставок» ставим условный знак («галочку»).

Подтверждение дебиторки без акта сверки

Так, согласно нормам Арбитражного процессуального кодекса РФ, каждое лицо, участвующее в деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается как на основание своих требований и возражений (п. 1 ст. 65 АПК РФ). Обстоятельства, имеющие значение для правильного рассмотрения дела, определяются арбитражным судом на основании требований и возражений лиц, участвующих в деле, в соответствии с подлежащими применению нормами материального права (п. 2 ст.65 АПК РФ).

Расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н).

Арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств (п. 6 ст. 71 АПК РФ). Результаты оценки доказательств суд отражает в судебном акте, содержащем мотивы принятия или отказа в принятии доказательств, представленных лицами, участвующими в деле, в обоснование своих требований и возражений (п. 7 ст. 71 АПК РФ).

По мнению Минфина РФ, документами, подтверждающими факт возникновения дебиторской задолженности, могут быть любые первичные документы о совершении хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед налогоплательщиком, включая накладные, акты приемки-сдачи работ (услуг), платежные документы и др. (например, письмо Минфина РФ от 08.04.2013 N 03-03-06/1/11347).

Арбитражный суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств (п. 1 ст. 71 АПК РФ). Арбитражный суд оценивает относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности (п.2 ст. 71 АПК РФ). Доказательство признается арбитражным судом достоверным, если в результате его проверки и исследования выясняется, что содержащиеся в нем сведения соответствуют действительности (п.3 ст. 71 АПК РФ).

Как сделать сверку с контрагентами и составить акт

В этой процедуре нет ничего сложного. Только ее отличает большой объем работы. Регулярность сверки расчетов зависит от вашего желания и возможностей. Но раз в год ─ в годовую инвентаризацию ─ она обязательна. Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов.

Во многих программах для ведения учета, в том числе и в 1С, учет расчетов с контрагентом организован на отдельных субсчетах ─ карточках. Поэтому, если все документы своевременно заведены в систему, выгрузить обороты по конкретной карточке не составляет труда. И вопрос: «Кто должен делать акт сверки» не вызывает много споров.

контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

Ошибки в расчетах можно исправить составлением бухгалтерской справки и отражением ее в учете. После того как сформируется задолженность, ее можно оплатить. В данном случае можно провести оплату задолженности по акту сверки, указав его в качестве основания в платежном поручении.

Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.

02 Мар 2022 uristpolik 148